ワークフロー自動化は、人間の生産性を増幅させます。
コンピュータの卓越した処理能力とストレージ能力を活用することで、人間は自らの能力を拡張し、生産性を高めることができます。「West, Darrel M. The Future of Work (pp. 19-20). Brookings Institution Press. Kindle Edition.」
自動化をめぐるポップカルチャー的な議論は、トヨタの人型ロボット「T-HR3」や、人間の腕の生体力学を模倣する産業用ロボットアームのような、擬人化されたロボティクスに焦点が当たりがちです。
こうしたロボットは人間に似せて作られており、人間と同じ一連の機械的動作でタスクをこなします。
しかし、情報を扱う業務の自動化は、人体の生体力学を模倣することによってではなく、データベースとアプリケーション間の情報の流れをワークフロー自動化ツールによって動かすことによって実現されます。ワークフロー自動化は、現代の企業活動を支える基盤となっています。
ワークフロー自動化とは何か
ワークフロー自動化は、API コネクタを使って企業が業務を遂行するために利用する多数の SaaS アプリケーションやマイクロサービスを接続し、「トリガーイベント」によって自動化が次のステップへと進むきっかけを与えることで、ビジネスプロセス全体にわたる情報の流れを自動的に動かす仕組みです。
人間の担当者が、たとえば IT リクエストの承認や応募者の採用判断など、ワークフローの一部のステップに関わる場合もあれば、人の介在なしに自動化がワークフロー全体を完了させる場合もあります。
ワークフロー自動化は、特定のビジネスプロセスの固有のニーズに合わせて設計・調整することができます。従業員オンボーディングのような人事自動化、リアルタイムレポーティングのような財務自動化、リードのエンリッチメントやルーティングのようなマーケティング・営業自動化など、幅広い用途に活用できます。
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エンタープライズ規模のワークフロー自動化は、複数の SaaS やオンプレミスのアプリケーション、データベース、マイクロサービスにまたがる情報の流れをオーケストレーションします。
なぜ今、ワークフロー自動化が重要なのか
現代の組織は、幅広い機能を実行・支援するために、かなりの数のアプリケーションで構成された技術スタックを保有しています。Salesforce（営業向け）、Workday（人事向け）、Zendesk（サポート向け）といった専門特化型のアプリケーションは、個々の事業部門内での業務遂行を支えています。
技術スタックを構成する各アプリケーションは、特定のビジネス課題に対するポイントソリューションとして、あるいは特定の事業部門のハブとして機能します。こうしたアプリケーションは価値があり、業界標準でもありますが、結果としてデータサイロを生み出してしまいます。事業部門のユーザーは日々自分たちのアプリケーション群の中だけで業務を行っており、全社的な透明性はほとんどありません。
さらに、多くのビジネスプロセスは部門を問わず複数のアプリケーションにまたがっているため、ワークフロー自動化がなければ、プロセス全体を完了させるために手作業が必要になります。手作業によるデータ入力はミスが起こりやすく非効率であり、「ガベージイン・ガベージアウト（質の低い入力からは質の低い出力しか生まれない）」という言葉が生まれた所以です。
こうした専門特化型のツールを統合し、連携してプロセスを完了できるようオーケストレーションできれば、エンタープライズ自動化が持つ本来の可能性を実現できます。
エンタープライズ規模のワークフロー自動化は、複数の SaaS やオンプレミスのアプリケーション、データベース、マイクロサービスにまたがる情報の流れをオーケストレーションします。
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インテグレーションはワークフロー自動化への第一歩
インテグレーションは、企業の技術スタックという「体」をひとつにまとめる筋膜のようなものです。それは、バラバラな部分をつなぎ合わせる結合組織にあたります。
自動化は、動きとプロセスのオーケストレーションであり、心臓に鼓動を続けるよう、また手足に統一された動きをするよう指示する神経系のようなものです。ワークフロー自動化を生み出すには、インテグレーションという基盤が必要です。
まだエンタープライズ・アプリケーション・インテグレーションに投資していない若い企業や急成長中の企業にとって、インテグレーションの欠如は、自社の「人の力」と「技術スタックの力」の両方を最大限に発揮する上で大きな障壁となりかねません。
企業がワークフロー自動化を実現するためにアプリケーションを統合する選択肢は複数存在します。しかし、その多くのツールは時代遅れです。エンタープライズ規模でアプリケーション統合とビジネスプロセス自動化の両方を実行できるツールを見つけることが重要です。
まだエンタープライズ・アプリケーション・インテグレーションに投資していない企業にとって、インテグレーションの欠如は、自社の人の力と技術スタックの力の両方を最大限に発揮する上で大きな障壁となりかねません。
どのようなワークフロー自動化ツールがあるのか
ワークフロー自動化にはこれまで多くの種類が存在してきており、現在も市場には数多くのワークフロー自動化ツールの選択肢があります。
1. タスク自動化
タスク自動化ツール、いわゆる「iSaaS」ツール（integration Software as a Service）は、従来型の iPaaS やエンタープライズ自動化と比べてセキュリティやガバナンスの面では劣りますが、個人が日々の小さなタスクをアプリケーション間で自動化するために利用することができます。
2. 従来型の iPaaS
従来型の iPaaS ツールは高い技術的専門性を必要とし、組織の IT 部門によって運用されます。従来型の iPaaS ツールは、現代のクラウドベースのエンタープライズ自動化のようにリアルタイムで動作するのではなく、オンプレミス展開やスケジュール化されたバッチ処理を採用していることが多い傾向にあります。
3. SaaS アプリケーション内蔵のプロセスビルダー
Slack や Salesforce のような主要なハブ型 SaaS アプリケーションの一部には、内蔵のプロセスビルダーが搭載されています。Workday Journeys、ServiceNow Flow、Slack Workflow Builder、Salesforce Process Builder といったこうした内蔵ツールは、ユーザーがアプリケーション内で一連のタスクをつなぎ合わせることを可能にし、外部のデータソースから情報を取り込むことさえできます。
しかし、あるところまで来ると、そのアプリケーション内に機能が集中しているため、ユーザーはプラットフォームの限界を感じるようになります。こうしたツールは、全社的な自動化よりも、個人のタスク自動化に適しています。
4. RPA
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、手作業でのデータ入力のようなタスクを対象とした、UI ベースの自動化です。しかし、RPA は UI の変更にうまく対応できません。今日企業が利用している SaaS アプリケーションにとっては、RPA よりも API ベースの自動化の方が適しています。
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エンタープライズ自動化は API 接続を活用して複数のアプリケーションを統合し、企業全体にわたってワークフロー自動化をスケールさせます。
5. エンタープライズ自動化
エンタープライズ自動化は API 接続を活用して複数のアプリケーションを統合し、企業全体にわたってワークフロー自動化をスケールさせます。エンタープライズ自動化は、エンタープライズ・アプリケーション・インテグレーションとビジネスプロセス自動化の両方を、エンタープライズ規模で提供できるという点で独自の存在です。
ワークフロー自動化の ROI として何を期待できるか
ワークフロー自動化の ROI を評価する良い方法のひとつは、現在の業務にかかっている年間コストと、自動化にかかるコストを比較することです。
インテグレーションプラットフォーム（iPaaS）やエンタープライズ自動化ツールは、一般的に年間契約のサブスクリプション形式で提供されています。
ワークフロー自動化がもたらすメリットは、事業運営や企業文化にまで多面的な形で波及し、単純に数値化しきれない側面もあります。
自動化によって得られる ROI には、以下のようなものが含まれます。
- 業務効率の向上
- データサイロの削減または解消
- 顧客体験・従業員体験の向上
- 定期的な（日次・週次の）データ同期ではなく、ビジネスプロセスをリアルタイムで運用できること
- データ精度の向上
- 人的リソースを、戦略や イノベーションといった中核的な事業機能へ再配分できること
ワークフロー自動化によって実際にどのような ROI が得られるのか、より具体的なイメージをつかんでいただくために、実際の企業における活用事例を見ていきましょう。
エンタープライズ自動化を活用したワークフロー自動化の事例
ワークフロー自動化がなければ、Fintelligent は毎週手作業で CSV からのバッチインポートを設定する必要があったでしょう。
Fintelligent
Fintelligent は、企業向けにアウトソース型の財務・経理サービスを提供する企業です。たとえば、消費財を販売している企業や、成長期に入った小規模な e コマース事業を営んでいる場合、Fintelligent はその事業の「バーチャル CFO」として成長を支援します。
Fintelligent はワークフロー自動化を活用して財務レポーティングを迅速化しています。ワークフロー自動化がなければ、Fintelligent は毎週手作業で CSV からのバッチインポートを設定していたでしょう。現在では、販売・請求データのリポジトリである BrickFTP から Intacct へと、データを自動的にインポートしています。
エンタープライズ自動化プラットフォームを活用したワークフロー自動化による ROI は次の通りです。
- ワークフロー自動化により、週あたり6〜7時間（月間28時間）を削減
- 従業員がより付加価値の高い業務に集中できるようになった
- 顧客に対して、週次ではなくリアルタイムの財務インサイトを提供できるようになった
- 人的ミスの削減
Nutanix
Nutanix は、ハイパーコンバージド・インフラストラクチャ市場をリードするエンタープライズ・クラウドコンピューティング・ソフトウェア企業です。
Nutanix はワークフロー自動化を活用し、従業員がさまざまなアプリケーションにログインしてログアウトを繰り返す代わりに、業務プロセスを Slack に集約しました。これは ServiceNow のチケットトリアージと VM プロビジョニングに活用されています。
現在、従業員は Slack のインターフェースを通じて VM プロビジョニングを行っています。新しい VM プロビジョニングプロセスでは、エンジニアが Slack 上で VM をリクエストします。その後、ワークフロー自動化が VM をリクエストするための新しい ServiceNow チケットを作成し、そのエンジニアの VM 利用状況を評価します。
標準的なリクエストであれば、自動的に承認され、Slack を通じて回答が返されます。この自動化はまた、どのクラスターから VM をプロビジョニングするのが最適かを判断することで、VM プロビジョニングを最適化しています。
手動レビューが必要なリクエストの場合は、レビュー担当者が Slack 上でそれを処理します。さらに、従業員は新しい ServiceNow チケットについて Slack 通知を受け取ることができ、チケットも Slack 上で割り当てることができます。
エンタープライズ自動化プラットフォームを活用したワークフロー自動化による ROI は次の通りです。
- VM をより迅速にプロビジョニングすることで、価値実現までの時間を短縮
- VM のリクエスト者は、10分以内に新しい VM を取得可能に
- VM 承認者にとって、週あたり6時間の削減
- ServiceNow チケットの割り当て率を100%に到達
- チケットの割り当て速度が2倍に向上
顧客データを活用した自動マーケティングキャンペーン
オーストラリアのフルーツブーケ・ギフト会社である Edible Blooms は、Hoosh Marketing のコンサルタントと協力し、Marketo と Magento を活用した自動マーケティングシステムを構築しました。
同社の顧客の多くは、誕生日や記念日といったイベントのために食用ブーケを贈っており、これらのイベントは毎年同じ暦日に発生します。
そこで Hoosh は、エンタープライズ自動化プラットフォームを活用してこのプロセスを自動化しました。毎日、この自動化は Magento 内の顧客データをスキャンし、1年と10日前、すなわち375日前に購入を行った顧客を検索します。
その後、自動化はそれらの顧客を新しい Marketo キャンペーンに追加し、メールを送信します。さらに8日後には、フォローアップとして追加のメールを送信します。Edible Blooms は、ワークフロー自動化への投資によって20%の ROI を実現しています。
「シンプルでありながら、実に見事な仕組みです」と、Hoosh Marketing の創業者である Fab Capodicasa 氏はこの自動化ソリューションについて語っています。
自社でエンタープライズ自動化を導入する方法
Workato は、アプリケーションを統合し、貴社でワークフロー自動化を実現するために活用できるエンタープライズ自動化プラットフォームです。
Workato は Nutanix、Edible Blooms、Fintelligent をはじめとする多くの企業に導入されています。貴社でのワークフロー自動化の導入について詳しく知りたい方は、ぜひ弊社チームにお問い合わせください。
