모든 비즈니스에는 크고 작은 결재와 승인 절차가 있습니다. 번거롭게 느껴질 수 있지만, 예산을 관리하고 서비스 품질을 보장하기 위해 꼭 필요한 과정입니다.
대표적인 예가 승인 업무입니다. 직원이나 고객이 비용 환급, 휴가 신청과 같은 요청을 하면, 해당 요청은 조직의 승인 체계를 거쳐 공식적으로 승인되어야 합니다.
문제는 요청이 많아질수록 신속하게 검토하고 처리하기가 어려워집니다. 일반적으로 승인 업무를 처리하려면 여러 앱을 오가야 합니다. 이를 컨텍스트 스위칭(context switching)이라고 하는데, 한 번 업무 흐름이 끊기면 이후 몇 시간 동안 생산성이 떨어질 수 있습니다.
하지만 워카토와 슬랙(Slack)을 함께 활용하면 이 과정이 훨씬 간단해집니다.
작은 변화처럼 보일 수 있지만, 팀과 부서를 막론하고 모든 직원의 승인 업무를 훨씬 간편하게 만들어줍니다. 이제 슬랙 승인 워크플로우가 업무에 어떤 변화를 가져올 수 있는지 살펴보겠습니다.
1. 휴가 신청부터 경비 처리까지 직원 경험을 개선합니다
휴가 신청, 비용 환급, 추가 교육 요청처럼 직원들이 자주 제출하는 요청에는 승인 절차가 필요한 경우가 많습니다. 이러한 승인 프로세스를 슬랙 안으로 가져오면 요청을 받고 처리하는 과정이 훨씬 간단해집니다.
슬랙용 워크봇(Workbot for Slack)을 활용하면 요청 알림이 적절한 채널이나 담당자에게 전달되도록 설정할 수 있습니다. 승인자는 슬랙 안에서 바로 “승인” 또는 “거절”을 선택할 수 있고, 그 응답은 관련 앱에 자동으로 기록됩니다.
슬랙 승인은 승인자에게만 편리한 것이 아닙니다. 요청자에게도 훨씬 간편합니다. 드롭다운 메뉴와 버튼 같은 기능을 활용하면 직원들은 채팅 앱을 벗어나지 않고도 간단하게 요청을 제출할 수 있습니다.
요청 내용은 익스펜시파이(Expensify)나 워크데이(Workday) 같은 관련 앱에 기록되고, 동시에 적절한 승인자에게 DM이나 전용 채널을 통해 즉시 알림이 전달됩니다.
2. 영업팀이 더 빠르게 더 많은 딜을 성사시킬 수 있습니다
영업 딜을 마무리하는 과정에서는 가격 조정 요청이 자주 발생합니다. 이러한 요청은 빠르게 처리되어야 합니다. 승인 속도에 따라 신규 고객을 확보할 수도 있고, 반대로 영업 기회를 놓칠 수도 있기 때문입니다. 이런 승인 절차를 슬랙 안으로 가져오면 프로세스를 훨씬 더 효율적으로 운영할 수 있습니다.
예를 들어 한 엔터프라이즈 협업 툴 기업은 워카토와 워크봇을 활용해 슬랙 안에서 가격 조정 요청을 안전하게 승인하고 있습니다.
이 기업에서는 여러 관리자가 모든 가격 조정 요청을 승인해야 했습니다. 하지만 세일즈포스(Salesforce)에 로그인하거나 이메일함에 승인 요청 알림이 쌓이는 방식은 피하고 싶었습니다.
이제 영업 담당자는 슬랙에서 세일즈포스에 특정 딜 조건을 요청할 수 있습니다. 워크봇은 해당 딜 조건을 올바른 세일즈포스 계정에 입력하고 가격 조정 요청을 트리거합니다. 요청은 특정 슬랙 채널로 전달되고, 매니저가 “승인” 또는 “반려”를 클릭하면 처리가 완료됩니다.
3. 고객에게 더 개인화된 서비스를 제공할 수 있습니다
고객이 가입한 플랜에 따라 제공되는 지원 범위가 달라지는 경우, 고객이 자신의 플랜에 포함되지 않은 추가 지원을 요청하는 일도 종종 발생합니다. 이러한 요청은 빠르게 처리하는 것이 중요합니다. 평균 해결 시간(MTTR)이나 고객 이탈률 같은 KPI에 영향을 줄 수 있기 때문입니다.
슬랙 승인 워크플로우를 활용하면 지원 담당자는 서비스나우 (ServiceNow)나 젠데스크 (Zendesk) 같은 티켓 관리 앱에서 추가 지원 승인 요청을 보낼 수 있습니다. 그러면 승인 메시지가 적절한 슬랙 채널에 게시되고, 지원 매니저가 검토합니다. 매니저가 요청을 승인하면 해당 내용은 지원 앱에 자동으로 반영됩니다. 지원 담당자는 서비스 앱을 벗어날 필요가 없고, 매니저 역시 슬랙을 벗어나지 않고 승인 업무를 처리할 수 있습니다.
4. 요청자와 IT팀 모두의 승인 요청 처리를 더 빠르게 만듭니다
IT팀의 가장 중요한 역할 중 하나는 직원에게 필요한 앱과 프로그램 접근 권한을 제공하는 것, 즉 프로비저닝과 적절한 하드웨어를 지급하는 것입니다.
많은 IT팀은 이러한 업무 부담을 줄이기 위해 서비스나우 같은 헬프데스크 앱을 사용합니다. 하지만 직원들의 일상 업무는 주로 슬랙 같은 다른 앱에서 이루어지기 때문에, 서비스 요청을 제출할 때마다 매니저와 직원이 서비스나우에 로그인해야 하는 과정은 번거로울 수 있습니다.
워크봇을 활용하면 채팅 앱을 벗어나지 않고도 IT 서비스 요청을 자동으로 제출하고 승인할 수 있습니다.
직원은 슬랙에서 간단한 명령어로 서비스 요청을 시작할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴를 통해 필요한 항목이나 접근 권한이 필요한 앱을 선택하고, 권한 요청의 경우 필요한 접근 수준도 함께 지정할 수 있습니다.
직원이 슬랙에서 요청을 제출하면 워크봇이 서비스나우에 해당 요청을 자동으로 생성합니다.
5. CRM과 ERP를 연결해 주문 처리 과정을 단순화합니다
고객 만족은 언제나 중요합니다. 고객이 원하는 제품을 제때, 정확하게 받을 수 있어야 하며, 내부 처리 과정은 최대한 간단해야 합니다. 하지만 맞춤형 제품이나 맞춤 가격을 자주 제공하는 비즈니스라면, 판매부터 상품 전달까지 여러 담당자가 관여하는 경우가 많습니다.
세일즈포스 같은 CRM, 넷스위트(NetSuite) 같은 ERP, 그리고 슬랙을 연결한 자동 승인 워크플로우를 활용하면 이 과정에서 필요한 수작업을 줄일 수 있습니다.
세일즈포스에서 영업 기회가 Closed Won으로 표시되면, 워카토가 자동으로 넷스위트에 대기 주문으로 입력합니다. 이후 담당자에게 슬랙으로 승인 메시지가 전달되고, 승인 결과는 넷스위트에 자동 반영되어 주문 처리가 시작됩니다.
6. 계약 승인 과정도 더 빠르고 간편해집니다
슬랙과 워카토를 활용하면 맞춤형 계약 승인도 자동화할 수 있습니다. 일반적으로 이러한 계약 승인에는 잠재 고객, 영업 담당자, 상위 관리자 간의 지속적인 커뮤니케이션이 필요합니다.
하지만 워크봇을 사용하면 영업 담당자가 슬랙에서 바로 세일즈포스의 특정 딜 조건에 대한 승인을 요청할 수 있습니다. Workbot은 해당 딜 조건을 올바른 세일즈포스 계정에 입력하고 가격 조정 요청을 트리거합니다. 이후 요청은 지정된 슬랙 채널로 전달되며, 관리자는 슬랙에서 “승인” 또는 “거절”을 클릭하기만 하면 됩니다.
7. 워크봇으로 모든 승인을 안전하게 처리할 수 있습니다
봇은 승인 업무에 매우 유용하지만, 새로운 기술이 등장할 때는 항상 보안에 대한 우려가 따릅니다. 권한이 있는 직원만 요청을 승인하거나 반려할 수 있어야 하기 때문입니다.
워크봇은 VUA(Verified User Access)라는 특허 기술을 사용해 액션을 취하는 사람이 해당 권한을 가진 사람인지 확인합니다. 권한이 없는 사람이 슬랙에서 민감한 작업을 수행하는 것을 원천 차단합니다.
워크봇은 VUA를 제공하는 유일한 Slackbot이기 때문에, 보안을 중요하게 생각한다면 가장 확실한 선택이 될 수 있습니다.
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