Geschäftskritische Prozesse sind oft darauf angewiesen, große Datenmengen zu verschieben. Sogar Dinge, die Kunden für selbstverständlich halten – wie zum Beispiel ein pünktlich erscheinendes Paket – erfordern eine massive Orchestrierung von Daten über komplexe (IT-)Systeme hinweg.
Das schnelle (und punktgenaue) Verschieben dieser Daten ist entscheidend, um Snafus zu vermeiden und den Aufwand niedrig zu halten. Aber obwohl es wichtig ist, kann es auch teuer und zeitaufwändig sein. Benutzerdefinierte Integrationen können teuer in der Erstellung und noch teurer in der Wartung sein – insbesondere, wenn Sie sich darauf verlassen, dass externe Firmen dies für Sie tun.
In letzter Zeit hat sich die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) als Alternative zu maßgeschneiderten Workflows herauskristallisiert. RPA kann jedoch nicht unbedingt alle Schritte in diesen komplexen Geschäftsprozessen abbilden, sodass Unternehmen immer noch auf andere Plattformen zurückgreifen müssen.
Dadurch bleibt ihnen ein Sammelsurium von Integrations- und Automatisierungstools, von denen jedes nur für einen Teil des Prozesses gut ist, und es gibt keine Möglichkeit, sie miteinander zu verbinden.
Intelligente Automatisierung bietet einen neuen Ansatz. Indem Sie neben neueren Technologien wie RPA sowohl traditionelle Integration als auch Automatisierung nutzen können, kann es das Beste aus beiden Welten verbinden. So nutzt ein führendes Logistikunternehmen die intelligente Automatisierungsplattform von Workato in Verbindung mit RPA, um wichtige Daten schnell zu verschieben, zu deduplizieren und zu synchronisieren.
WER? Ein führendes Logistikunternehmen, das Lieferdienste für große Einzelhändler wie Macy’s, Ikea und The Home Depot anbietet.
Was machen sie mit Workato? Abrufen aktueller Sendungsinformationen von Händlerportalen, Übertragen der Daten in ihr Logistikmanagementsystem und Überwachen des Prozesses auf Fehler.
Die Herausforderung: Das Unternehmen benötigte eine leistungsstarke Möglichkeit, diese Sendungsinformationen zu erfassen, die weniger kosten würde als die kundenspezifische Codierung und Pflege von Integrationen.
Die Lösung: Das Unternehmen nutzt Workato zusammen mit einem RPA-Tool, um Daten aus Händlerportalen abzurufen, an einen zentralen Ort zu verschieben und den gesamten Prozess auf Fehler oder Probleme zu überwachen.
Die Ergebnisse:
- Reduzieren Sie die Zeit, die zum Erstellen benutzerdefinierter Integrationen benötigt wird, von über 450 Stunden auf durchschnittlich ~4 Stunden
- Haben Sie immer aktuelle Sendungsinformationen von den Einzelhändlern, für die sie liefern
- Können ihr RPA-Tool optimal nutzen, indem sie es mit den intelligenten Automatisierungsfunktionen von Workato ergänzen
- Kann automatisch Probleme überwachen und melden, wie z. B. ein heruntergefahrenes Portal, die sie daran hindern könnten, Pakete rechtzeitig zu liefern
- Kann sich auf Aktionen konzentrieren, die eine menschliche Berührung erfordern, anstatt Probleme zu beheben
Von über 450 Stunden auf 4: Abrufen von Versandinformationen aus Händlerportalen mit RPA
Als führender Logistikanbieter muss das Unternehmen täglich Sendungsinformationen von seinen Kunden abrufen – großen Einzelhändlern wie Macy’s, Ikea und The Home Depot. Da die Einzelhändler diese Informationen über spezielle Portale und in verschiedenen Formaten zur Verfügung stellen, ist es schwierig, sie manuell zu sammeln.
Zunächst versuchte das Unternehmen, die Daten mithilfe von kundenspezifischen Automatisierungen zu sammeln, zu prüfen und in sein internes Logistikmanagementsystem zu verschieben. Diese benutzerdefinierten Konnektoren erwiesen sich jedoch als teuer und zeitaufwändig in der Erstellung und Wartung, insbesondere wenn Sicherheitsmaßnahmen wie OAuth 2.0 berücksichtigt werden. Es dauerte mehr als 450 Stunden, nur einen Connector zu bauen!
Auf der anderen Seite sind RPA-Tools eine günstigere Alternative und können problemlos Daten von den Portalen der Händler sammeln. Aber sie können die anderen Schritte im Prozess nicht ausführen – wie das Deduplizieren der Daten und das Melden von Fehlern.
Als Lösung entschied sich das Logistikunternehmen für Workato. Mithilfe eines Skripts, das auf einem RPA-Tool aufbaut, sammelt Workato täglich Daten von den Händlerportalen. Anschließend werden die Daten von der intelligenten Automatisierungsplattform dedupliziert und geprüft.
Da Workato problemlos mit OAuth 2.0 arbeiten kann, ist es auch viel einfacher, sichere Integrationen zu erstellen. Im Vergleich zu den rund 450 Stunden, die früher dafür benötigt wurden, ist dieser Ansatz viel schneller; Das Unternehmen hat die anfängliche Integration in nur 4 Stunden erstellt!
Identifizieren fehlender Sendungsinformationen und automatische Kontaktaufnahme mit dem Händler
Sendungsinformationen ändern sich sehr schnell, und selbst ein kleiner Fehler kann das Logistikunternehmen daran hindern, rechtzeitig zu liefern. Wenn wichtige Informationen in einer Sendung fehlen – wie z. B. eine Rechnungsnummer oder Bestellnummer – muss das Logistikunternehmen den Einzelhändler so schnell wie möglich wegen des Fehlers kontaktieren. Ohne Automatisierung ist dies in Echtzeit nicht möglich.
Als Lösung nutzt das Unternehmen Workato, um Einzelhändler über fehlende Informationen zu informieren. Workato generiert automatisch eine E-Mail an den richtigen Händler, der den Fehler dann über einen Button in der E-Mail beheben kann. Sobald sie antworten, verschiebt Workato die korrigierten Daten nahtlos in das Logistikmanagementsystem zur Verarbeitung.
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Einsparungen in Millionenhöhe durch nahtlose Eskalation schwerwiegender Fehler an Einzelhändler
Manchmal verfügt das Portal eines Einzelhändlers nicht über aktuelle Informationen. Häufig liegt dies an einem Fehler auf Seiten des Einzelhändlers – beispielsweise wenn ein Portal unerwartet nicht verfügbar ist oder eine Integration auf seiner Seite fehlgeschlagen ist. Dies führt dazu, dass das Logistikunternehmen für diesen Tag überhaupt keine Sendungsinformationen erhält.
Wenn das Logistikunternehmen keine Sendungen erhält, gehen keine Sendungen hinaus. Dies ist ein großes Problem für das Logistikunternehmen; Wenn sich Lieferungen verzögern, trägt das Unternehmen die volle Verantwortung für die Kosten, die Millionen von Dollar übersteigen können.
Als dies bei einem großen Kunden passierte, wollte der Einzelhändler wissen, warum sich das Logistikunternehmen nicht an ihn gewandt hat, um ihn darüber zu informieren, obwohl der Fehler auf seiner Seite lag. Da das Logistikunternehmen auf starke Beziehungen zu seinen Einzelhandelskunden angewiesen ist, musste es eine schnelle und effektive Lösung finden, die die Einzelhändler automatisch benachrichtigt, wenn sie an diesem Tag keine Bestellungen erhalten.
Das Logistikunternehmen erstellte mit Workato einen „Herzschlag-Check“. Workato prüft per Skript, ob Daten von den Händlerportalen über den On-Premise Agent (OPA) eintreffen. Wenn keine Daten fließen, benachrichtigt Workato automatisch sowohl den Einzelhändler als auch das interne Überwachungsteam des Unternehmens, damit sie das Problem so schnell wie möglich lösen können.
Die Verwendung von Workato zur Lösung dieses Problems war ein großer Gewinn. Das Logistikunternehmen konnte diese Lösung in nur einer Woche bereitstellen! Jetzt kann das Logistikunternehmen Probleme schnell eskalieren, die die Lieferung von Waren verzögern könnten, wodurch es Millionen von Dollar spart und seine Beziehungen zu seinen Einzelhandelskunden stärkt.
