재무팀은 늦은 시간까지 업무를 이어가는 경우가 많습니다.
하지만 재무팀의 시간을 많이 쓰는 업무를 보면, 대부분 반복적인 수작업입니다. 전표를 총계정원장(GL)에 반영하거나, 발송 전 인보이스를 검토하거나, 여러 거래처에 지급해야 할 대금을 확인하는 업무가 대표적입니다.
재무 자동화를 도입하면 이런 반복 업무를 줄이고 재무팀의 부담을 크게 낮출 수 있습니다. 그만큼 재무팀은 분석, 계획 수립, 의사결정 지원 등 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.
이번 글에서는 재무 자동화가 무엇인지, 왜 필요한지, 실제 업무에 어떻게 적용할 수 있는지 차례대로 살펴보겠습니다.
목차
- 재무 자동화란?
- 재무 자동화가 중요한 이유
- 재무 자동화 도입 방법
- 재무 자동화가 가져올 변화
재무 자동화란?
과거 재무 자동화는 주로 RPA(로보틱 프로세스 자동화)를 의미했습니다. RPA는 사람이 수행하던 특정 업무를 소프트웨어 봇이 대신 처리하는 자동화 기술입니다.
하지만 엔터프라이즈 자동화(EA)가 확산되면서 재무 자동화의 범위도 넓어졌습니다. 이제는 업무 시스템에서 특정 상황이 발생했을 때 필요한 작업을 실시간으로 자동 실행하는 방식까지 재무 자동화에 포함됩니다. 예를 들어 구매 요청이 들어오면 승인자에게 자동으로 전달되고, 인보이스가 준비되면 고객에게 자동으로 발송됩니다.
이런 방식은 기업 규모가 커져도 유연하게 확장할 수 있고, 개발자가 아닌 현업 담당자도 비교적 쉽게 활용할 수 있습니다.
대표적인 사례로, 세계 1위 노코드 애플리케이션 개발 플랫폼 Quickbase의 월말 결산 자동화를 소개합니다.
Quickbase는 기존에 사용하던 구매-지급(Procure-to-Pay) 앱과 ERP 시스템인 NetSuite를 연결했습니다. 이를 통해 매입채무 내역을 별도로 관리하는 보조원장(AP Subledger)을 자동화했습니다.
이후 Quickbase는 엔터프라이즈 자동화 플랫폼인 워카토에서 워크플로우를 구축했습니다. 이 워크플로우를 통해 Quickbase 앱에서 생성된 청구서는 NetSuite에 자동으로 등록됩니다. 이후 매입채무에 반영되고, 대금이 지급될 때까지 관리됩니다.
회계팀은 매달 매입채무를 수작업으로 입력하는 업무를 없앴고, 매월 이틀에 해당하는 업무 시간을 절약했습니다.
재무 자동화가 중요한 이유
재무 자동화가 필요한 이유는 명확합니다.
1. 반복 업무를 줄여 업무 시간을 크게 단축합니다
앞서 본 Quickbase 사례만 봐도 시간 절감 효과를 확인할 수 있습니다. 하지만 이는 재무 자동화가 제공하는 이점의 일부에 불과합니다. 재무 자동화는 인보이스 생성, 인보이스 처리 현황 안내, 승인 요청 및 수집 등 다양한 반복 업무를 자동화해 재무팀의 업무 시간을 크게 줄여줍니다.
2. 더 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다
반복 업무에 쓰는 시간이 줄어들면, 재무팀은 보다 가치 있고 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다.
| 직무 | 절약한 시간을 활용하는 방법 |
|---|---|
| 재무 분석가 (Financial Analyst) | 데이터를 더 깊이 분석해 정확한 인사이트를 도출합니다. |
| 내부 감사 담당자 (Internal Auditor) | 더 효율적인 재무 프로세스를 기획하고, 컴플라이언스 준수를 강화합니다. |
| 구매 관리자 (Procurement Manager) | 더 다양한 공급업체를 비교해 거래마다 더 나은 결정을 내립니다. |
3. 비용으로 이어질 수 있는 실수를 줄여줍니다
사소한 실수라도 경영진, 감사인, 거래처, 고객과의 신뢰에 영향을 줄 수 있으며, 예상치 못한 비용으로 이어질 수도 있습니다. 재무 자동화는 오류가 발생하기 쉬운 수작업을 줄여 이러한 리스크를 효과적으로 낮춰줍니다.
4. 재무팀과 IT팀의 협업을 강화합니다
재무팀은 IT팀에 어떤 시스템을 연동해야 하는지, 그리고 시스템 간 데이터를 어떻게 연동할지를 공유할 수 있습니다. 이러한 요구사항만으로도 IT팀은 필요한 연동과 자동화 구축을 시작할 수 있습니다. 여기에 IT팀의 경험이 더해지면, 재무팀이 미처 생각하지 못한 자동화 기회를 찾거나 더 효율적인 방식으로 프로세스를 개선할 수 있습니다.
재무 자동화 도입 방법
이제 재무 자동화를 실제로 도입하는 방법을 살펴보겠습니다.
1. 자동화할 업무를 우선순위에 따라 선정합니다
대부분의 재무 업무는 자동화할 수 있습니다. 다만 처음부터 모든 업무를 자동화할 필요는 없습니다. 먼저 어디서부터 시작할지 정하는 것이 중요합니다.
먼저 재무팀이 가장 많은 시간을 들이고 있는 수작업을 파악한 뒤, 자동화 우선순위를 정해보세요.
많은 기업은 매입채무 및 구매 프로세스(Accounts Payable & Procurement), 견적-수금(Quote-to-Cash), 재무 보고(Financial Reporting) 업무부터 자동화를 시작합니다.
2. 현재 프로세스를 점검하고, 필요하다면 먼저 개선합니다
Connor Group의 리드 파트너인 Jason Pikoos는 다음과 같이 설명합니다.
“잘못된 프로세스를 자동화한다고 해서 좋은 프로세스가 되는 것은 아닙니다. 보기 좋은 인터페이스만 갖춘 잘못된 프로세스일 뿐입니다. 많은 기업이 프로세스 문제를 기술 문제로 생각하지만, 실제 원인은 대부분 프로세스 자체에 있습니다.”
따라서 자동화를 시작하기 전에 먼저 프로세스 전반을 점검해야 합니다. 어떤 시스템을 쓰고 있는지, 누가 어떤 업무를 맡고 있는지, 어디에서 병목이 생기는지 확인해 보세요. 이때 관련 담당자를 함께 참여시키면 놓치기 쉬운 문제도 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 자동화 구축 후 변경 요청이 반복되는 것도 줄일 수 있습니다.
팀과 함께 가장 적합한 프로세스를 정리했다면, 이제 엔터프라이즈 자동화(EA) 플랫폼에서 워크플로우를 구축하면 됩니다.
3. 필요한 애플리케이션을 확인하고 연결합니다
대부분의 재무 프로세스는 재무팀 안팎의 여러 애플리케이션을 함께 사용합니다.
예를 들어 견적-수금(Quote-to-Cash) 프로세스에서는 CRM, 인보이스 발행 시스템, 결제 관리 솔루션은 물론, NetSuite나 Workday 같은 재무 시스템까지 함께 활용하는 경우가 많습니다.
자동화를 시작하기 전에 어떤 애플리케이션을 연동해야 하는지 먼저 정리해 보세요.
4. IT팀과 함께 EA 플랫폼에서 워크플로우를 구축합니다
이 단계에서는 EA 플랫폼이 감지할 비즈니스 이벤트(트리거) 를 정의하고, 각 이벤트가 발생했을 때 자동으로 실행할 작업(액션) 을 설계합니다.
즉, 어떤 상황에서 자동화가 시작되고, 이후 어떤 작업이 순차적으로 실행될지 워크플로우로 구현하는 과정입니다.
재무 자동화가 업무 방식에 가져올 변화
재무 자동화는 재무팀의 업무 방식을 근본적으로 바꾸고 있습니다. 앞으로는 재무팀의 역할도 더 크게 달라질 것입니다.
1. 재무 조직의 역할과 필요한 역량이 달라집니다
반복적인 관리 업무가 자동화되면, 급여 처리나 회계 입력처럼 단순 반복 업무 중심의 역할은 줄어들 수 있습니다. 반면 여러 시스템의 데이터를 손쉽게 활용할 수 있게 되면서, 대규모 데이터를 분석하고 의미 있는 인사이트를 도출할 수 있는 재무 분석가(Financial Analyst) 와 데이터 사이언티스트(Data Scientist) 의 중요성은 더욱 커질 것입니다.
2. 재무팀과 다른 부서 간 협업이 더욱 활발해집니다
재무팀은 이제 매출 데이터부터 직원 유지율까지 다양한 데이터를 통합적으로 활용할 수 있습니다. 이를 바탕으로 다른 부서의 의사결정을 지원하는 전략적 파트너 역할도 수행하게 됩니다. 예를 들어 영업팀에는 고객 생애가치(LTV)가 높은 고객의 특징을 분석해 공유할 수 있으며, HR팀과는 직원의 동기부여와 장기 근속을 높일 수 있는 보상 체계를 함께 설계할 수 있습니다.
3. 고객의 기대 수준은 계속 높아질 것입니다
고객은 만족스럽지 않은 경험을 쉽게 용납하지 않습니다. PwC 조사에 따르면, 고객의 약 3분의 1은 단 한 번의 부정적인 경험만으로도 좋아하던 브랜드를 떠날 수 있습니다. 기업들이 점점 더 다양한 기술을 도입하고 경쟁이 치열해질수록 고객의 기대 수준도 계속 높아질 것입니다. 따라서 재무 자동화는 물론 마케팅 자동화, IT 자동화 등 핵심 업무 전반의 자동화를 함께 추진하는 것이 더욱 중요해지고 있습니다.
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