Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung? Und wie können Ihre Teams die Technologie nutzen?

Der Markt für Robotic Process Automation (RPA)-Technologie wird bis 2030 stetig wachsen .

Diese atemberaubende Wachstumsprognose ist nicht schwer zu glauben: Die RPA-Technologie kommt Unternehmen aller Branchen, Mitarbeitern aller Funktionen und Kunden aller Formen und Größen zugute. Darüber hinaus kann es in Ihrem gesamten Tech-Stack verwendet werden, von Ihren alten On-Premise-Systemen bis hin zu Ihren modernen, Cloud-basierten Anwendungen.

Damit Sie besser verstehen, warum RPA-Software immer beliebter wird und wie Ihr Unternehmen sie nutzen kann, behandeln wir alles, was Sie über die Software wissen müssen. 

Wir beginnen damit, zu definieren, was es ist.

Was ist RPA?

RPA oder Robotic Process Automation ist eine Art von Software, mit der Sie Software-Roboter oder Bots verwenden können, um Aufgaben auf UI-Ebene in Ihren Anwendungen und Systemen zu erledigen. Diese Aufgaben umfassen das Kopieren und Einfügen von Daten, das Validieren von Daten und das Teilen von Dokumenten über verschiedene Kanäle. 

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Wofür wird RPA verwendet? 

Es ist zwar schwierig, eine umfassende Liste der Back-Office- und Front-Office-Aufgaben bereitzustellen, die Bots erledigen können, aber wir geben Ihnen einen Eindruck von ihrer Vielseitigkeit, indem wir beliebte Anwendungsfälle für einige Funktionen behandeln.

Humanressourcen

• Überprüfen Sie die Fortsetzungen anhand vordefinierter Regeln und lassen Sie die Bots dann den nächsten Schritt für jeden Kandidaten ausführen. Kandidaten, die bestehen, können eine E-Mail bezüglich der Planung ihres ersten Vorstellungsgesprächs erhalten, während diejenigen, die es nicht geschafft haben, per E-Mail benachrichtigt werden, dass sie es nicht in die nächste Runde geschafft haben.

• Wenn Mitarbeiter ihre Stundenzettel einreichen, können Bots die Einreichungen validieren und sie per E-Mail an die entsprechenden Manager senden, damit sie schnell überprüft und genehmigt werden können.

• Sobald ein Kandidat bereit ist, ein Angebotsschreiben zu erhalten, können Bots Ihre Angebotsschreibenvorlage mit den Daten aus den relevanten Feldern in Ihrem ATS ausfüllen. Sobald das Angebotsschreiben ausgefüllt ist, sendet der Bot es per E-Mail an den Kandidaten.

Sales & Marketing

• Basierend auf Informationen, die bereits im Internet vorhanden sind, können Bots Ihren Vertriebsmitarbeitern helfen, Kontoinformationen (E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Berufsbezeichnungen usw.) zu finden, und sie können diese Informationen dann zum jeweiligen CRM-Profil des Interessenten hinzufügen.

• Die Bots können Wettbewerbsanalysen durchführen (über Informationen, die auf Websites gefunden werden) und dann ihre Ergebnisse in einer bestimmten Kadenz melden. Diese Ergebnisse können alles Mögliche umfassen, von Preisänderungen eines Mitbewerbers bis hin zu nuancierten Änderungen in seiner Botschaft. 

• Verwenden Sie Bots, um Ausschreibungs- und Gebotsseiten zu crawlen, damit sie mithilfe vordefinierter Filter lukrative Gelegenheiten identifizieren und den richtigen Stakeholdern zur Verfügung stellen können.

Finanzen

• Nutzen Sie Bots, um Schlüsselfelder aus Rechnungen zu extrahieren, sie zu validieren und sie dann Ihrem ERP-System hinzuzufügen. 

• Lassen Sie Ihren Bot Daten aus mehreren Quellen aggregieren, laden Sie sie in einen bestimmten Finanzbericht hoch (z. B. einen Gewinn- und Verlustbericht), validieren Sie die Daten und teilen Sie den Bericht dann mit den relevanten Stakeholdern.

• Der Bot kann grundlegende Abstimmungsaktivitäten durchführen und die entsprechenden Beteiligten auf alle Transaktionen aufmerksam machen, die zweifelhaft erscheinen.

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Wann Sie RPA einsetzen sollten

Obwohl die oben genannten Anwendungsfälle nützliche Anwendungen der RPA-Technologie sind, gibt es wahrscheinlich andere Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen sie nutzen kann. 

Um die am besten geeigneten Anwendungsfälle zu identifizieren, können Sie sich an den folgenden Kriterien orientieren:

• Die Aufgabe ist repetitiv und erfordert ein hohes Arbeitsvolumen. Ihr Team muss die Aktivität möglicherweise in einem wöchentlichen, täglichen oder sogar stündlichen Rhythmus durchführen. Außerdem muss Ihr Team umfangreiche manuelle Arbeiten (z. B. Dateneingabe) durchführen.

• Die Aufgabe kann zu jeder Stunde erledigt werden.  Dazu gehören Wochenenden und Übernachtungen.

• Es gibt erhebliche nachteilige Ergebnisse, wenn die Aufgabe schlecht ausgeführt wird. Diese Risiken können sowohl finanzieller (z. B. Versand einer falschen Rechnung) als auch rechtlicher Natur sein (z. B. Zugriff von Offshore-Mitarbeitern auf Kundendaten).

• Die Erledigung der Aufgabe hält die Mitarbeiter von höherwertigen Arbeiten ab. Für Mitarbeiter in technischen Funktionen, wie z. B. Ingenieurwesen, sind die Opportunitätskosten besonders hoch.

• Die Aufgabe ist stark standardisiert. Mit anderen Worten, es ist einfach, einen Bot für die Ausführung der Aufgabe zu trainieren. 

• Es gibt wenig bis gar keine Änderungen daran, wie die Aufgabe im Laufe der Zeit ausgeführt wird. Darüber hinaus sollte diese Konsistenz noch einen Schritt weiter gehen und die Benutzeroberflächen der Apps umfassen.

• Die Aufgabe erfordert die Übertragung von Daten. Wir gehen auch davon aus, dass das übertragene Datenvolumen relativ gering ist.

Was sind die Vorteile von RPA?

Aufgrund ihrer Vielseitigkeit bieten RPA-Lösungen eine Vielzahl von Vorteilen. Hier sind einige hochrangige, die es wert sind, hervorgehoben zu werden:

1. Bietet Kosteneinsparungen 

Durch den Einsatz von Bots zur Ausführung sich wiederholender Aufgaben kann Ihr Unternehmen erhebliche Arbeitsstunden einsparen und sogar die Einstellung von Mitarbeitern reduzieren. Dies wird vielleicht am besten durch einen Datenpunkt veranschaulicht, den Gartner, das Technologieforschungs- und Beratungsunternehmen, aufgedeckt hat: Die Automatisierungstechnologie kann Finanzteams satte 25.000 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen.

2. Verhindert kostspielige Fehler

Die Durchführung manuell intensiver Aufgaben ist nicht nur unangenehm, sondern macht die Mitarbeiter auch anfällig für Fehler . Und obwohl die Folgen dieser Fehler sehr unterschiedlich sein können, bergen viele erhebliche Risiken. 

Nehmen Sie den Prozess, ein Bewerbungsschreiben für einen Kandidaten zusammenzustellen: Wenn ein Mitarbeiter die Felder manuell ausfüllt, kann es sein, dass er das falsche Gehalt oder die falsche Berufsbezeichnung eingibt. Und wenn doch, riskiert Ihr Unternehmen, den Einstellungsprozess in die Länge zu ziehen und den Kandidaten an einen konkurrierenden Arbeitgeber zu verlieren.

Bots können solche Fehler vermeiden, da sie menschliche Aufgaben mit 100-prozentiger Genauigkeit nachahmen können.

3. Erhöht die Produktivität

Da Bots 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche im Einsatz sein können, können sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums mehr Aufgaben erledigen als ein Mitarbeiter – sei es das Kopieren und Einfügen von Informationen, das Durchführen von Berechnungen oder das Teilen von Daten.

4. Verbessert das Kundenerlebnis

Ihre Kundenbetreuer sind möglicherweise mit manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben belastet, die sie von dem ablenken, was am wichtigsten ist: der Unterstützung von Kunden. 

Durch den Einsatz von RPA-Bots zur Bewältigung der alltäglichen und mühsamen täglichen Aktivitäten sind Ihre Support-Mitarbeiter besser in der Lage, schneller, durchdachter und sogar proaktiv auf Kunden zu reagieren – alles andere als sicherzustellen, dass Kunden mehr Wert aus Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung ziehen.

5. Fördert eine höhere Mitarbeiterbindung

Im Jahr 2021 hat etwa jeder vierte Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber freiwillig verlassen. Und obwohl die Gründe sehr unterschiedlich waren, fanden Untersuchungen von McKinsey heraus, dass Mitarbeiter sich nicht wertgeschätzt fühlten, eine der Hauptursachen waren. 

Mit RPA-Bots, die es Mitarbeitern ermöglichen, sich auf durchdachte, geschäftskritische Aufgaben zu konzentrieren, wird den Mitarbeitern (wenn auch implizit) gesagt, dass ihre Zeit, ihr Fachwissen und ihre Erfahrung hoch geschätzt werden.

Wie Unternehmensautomatisierung RPA ergänzt

Trotz dieser Vorteile erfüllt die RPA-Technologie die Automatisierungsanforderungen Ihres Unternehmens nicht vollständig. 

Die meisten Ihrer Workflows funktionieren team-, anwendungs- und datenübergreifend. Angesichts dieser Unterscheidung von grundlegenden Aufgaben sollte die Plattform, die Sie für die Automatisierung von Workflows verwenden wollen, separate Anforderungen erfüllen. Diese schließen ein:

• API-Konnektivität über Anwendungen und Datenbanken hinweg als Grundlage für jede Automatisierung 
• Anpassbare Chatbots, mit denen Mitarbeiter von ihrer geschäftlichen Kommunikationsplattform (z. B. Slack ) aus auf Aktionen und Daten in ihren Apps zugreifen können
• Die Fähigkeit, auf bestimmte Geschäftsereignisse zu „horchen“, bei deren Auftreten die entsprechenden Aktionen ausgelöst werden 
• Zentralisierte Governance für die IT, die es ihr ermöglicht, jede Integration und Automatisierung zu überwachen

Eine Enterprise Automation Platform erfüllt nicht nur diese Anforderungen, sondern nutzt auch die einzigartigen Vorteile der RPA-Technologie. 

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie dies funktionieren kann, lassen Sie uns aufschlüsseln, wie Sie eine Enterprise Automation Platform wie Workato und ein RPA-Tool wie UiPath verwenden können, um die Auftragsabwicklung zu automatisieren :

1. Sobald eine unterzeichnete Bestellung bei einem E-Mail-Dienstleister wie Gmail eintrifft, löst Workato den Workflow aus.

2. Workato lädt die signierte Bestellung herunter und identifiziert anhand der E-Mail-Adresse des Absenders die zugehörigen Seiten des Absenders in einem CRM wie Salesforce .

3. Der RPA-Bot sucht und ruft den Standard Industrial Classification (SIC)-Code des Kontos ab, den er verwendet, um das Salesforce-Konto anzureichern. 

4. RPA- und OCR-Technologie arbeiten zusammen, um die Bestellung zu parsen, und dann fügt ein Bot die entsprechenden Produkte oder Dienstleistungen zur Opportunity hinzu. In der Zwischenzeit lädt Workato die Bestellung in die Salesforce-Opportunity hoch.

5. Der anpassbare Chatbot von Workato, Workbot, benachrichtigt den zuständigen Vertriebsmitarbeiter über die Bestellung über eine Geschäftskommunikationsplattform wie Slack. Innerhalb der Nachricht hat der Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit, die Bestellung entweder zu genehmigen oder abzulehnen. 

6. Unter der Annahme, dass der Vertriebsmitarbeiter die Bestellung genehmigt, ändert der Chatbot die Salesforce-Opportunity in „Geschlossen-gewonnen“ und sendet dem Kunden eine E-Mail mit der Bestätigung, dass die Bestellung erfolgreich verarbeitet wurde. 

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse End-to-End mit Workato

Workato, der führende Anbieter von Unternehmensautomatisierung, bietet Folgendes und noch viel mehr:

• Eine Low-Code-UX zur Integration Ihrer Apps und zur Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe 
• Zehntausende Automatisierungsvorlagen („Rezepte“) und Hunderte vorgefertigte Konnektoren, die unverändert verwendet oder nach Bedarf angepasst werden können
• Workbot, ein anpassbarer Chatbot, der es Mitarbeitern ermöglicht, auf Aktionen und Echtzeitdaten in ihren Apps zuzugreifen, ohne ihre geschäftliche Kommunikationsplattform zu verlassen
• Recipe IQ, eine auf maschinellem Lernen basierende Lösung, die Benutzer beim Aufbau intelligenter Automatisierungen unterstützt