Wie die Barfußschuhmarke mit Workato ihr komplettes E-Commerce-Setup transformierte und operative Exzellenz erreicht.
Über Groundies: Barfußschuhe aus dem Schwarzwald, getragen in über 150 Ländern
- Gegründet 2019 im Schwarzwald mit dem Anspruch, die Regeln der Schuhindustrie neu zu schreiben. Was als Idee begann, ist heute eine wachsende Bewegung für Schuhe ohne unnötige Dämpfung – kompromisslos im Design und reduziert auf das Wesentliche.
- Heute wird Groundies in über 150 Ländern getragen und treibt diese Bewegung international weiter voran.
- Die Mission: Schluss mit Kompromissen zwischen Ästhetik und Funktion und eine neue Selbstverständlichkeit dafür schaffen, wie sich gute Schuhe anfühlen.
- Als wachsendes D2C-Unternehmen mit internationalem Anspruch ist eine skalierbare Technologie- und E-Commerce-Infrastruktur entscheidend, um Wachstum effizient zu steuern und die Marke weltweit konsistent erlebbar zu machen.
| Branche | Hauptsitz | # Mitarbeitende |
| E-Commerce (D2C) | Freiburg im Breisgau, Deutschland | ~ 40 |
Die Herausforderung: Keine API, keine Datenbank, keine Integrationsmöglichkeiten
Vor der Transformation stand Groundies vor gravierenden technischen Einschränkungen, die das Wachstum des Unternehmens unmittelbar gefährdeten. Das bestehende ERP-System verfügte über keine API-Schnittstellen, keine nutzbare Datenbank und lieferte keine zuverlässigen Daten. Um überhaupt eine Grundlage für datenbasierte Entscheidungen zu schaffen, musste das Team um Director Data and Technology Carolin Kampik relevante Daten aus mehreren Excel-Quellen und einem limitierten Nightly-Export des ERP-Systems manuell zusammenführen und daraus mit Hilfe von Buckets eine semi-automatisierte, konsolidierte Datenbankstruktur aufbauen. Allein das initiale Setup dauerte rund 2 Monate, und die laufende Pflege beanspruchte etwa einen FTE-Tag pro Quartal.
Integrationsmöglichkeiten waren praktisch nicht vorhanden, und selbst kleinste Anpassungen, etwa das Anlegen eines zusätzlichen Feldes, erforderten durchgängigen manuellen Aufwand von der Shop- bis zur ERP-Ebene, dauerten mehrere Stunden oder waren nur mit externer Unterstützung umsetzbar. In dringenden Fällen verlängerten externe Eingriffe die Reaktionszeiten erheblich, und jede Änderung barg stets das Risiko, das laufende System zu destabilisieren. Hinzu kamen monatliche Betriebskosten im unteren fünfstelligen Bereich für ein System, das den Anforderungen längst nicht mehr gerecht wurde.
Die Wartung des ERP-Systems war wirtschaftlich nicht mehr tragbar, und es fehlte die Möglichkeit, selbst grundlegende Funktionen wie Multivarianten im bestehenden Shop-System einzusetzen. Groundies stand damit vor einer weitreichenden Entscheidung: den gesamten Tech-Stack ins 21. Jahrhundert zu bringen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und eine zeitgemäße Customer Journey ermöglichen zu können.
Die Lösung: Warum sich Groundies für Workato entschied statt für eine siebenstellige Dynamics-Investition
Groundies-CEO Philipp Raum kannte Alexander Luke Roddis, CTO bei TEVEO und fayn GmbH, aus seinem Netzwerk und brachte ihn mit dem Groundies-Team zusammen. Roddis hatte dort bereits mit Workato eine leistungsfähige Tech-Infrastruktur aufgebaut und zuvor genau dieselbe ERP-Landschaft betreut, mit der auch Groundies arbeitete. Seine Erfahrung ließ sich 1:1 auf das Groundies-Projekt übertragen. Den Kontakt zum Shopify Plus Partner Niccos stellte Jannik Semmelhaack her, CEO von VOIDS (voids.ai). Dem Groundies-Team war klar, dass das historisch gewachsene, technisch komplexe Setup einen Shopify-Partner mit starker Tech-Expertise erforderte, und mit Niccos fanden sie genau diesen Partner.
Die Entscheidung für Workato fiel insbesondere aufgrund der Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Sowohl technische als auch nicht-technische Teammitglieder konnten sich schnell einarbeiten und komplexe Prozesse auf nachvollziehbare Weise abbilden. Bei einer umfassenden Transformation ist es unerlässlich, alle Stakeholder abzuholen, und genau das ermöglichte Workato auf unkomplizierte Art.
Die Implementierung: Komplette ERP-Ablösung in 8 Monaten statt mehreren Jahren
Das gesamte Transformationsprojekt wurde innerhalb von 8 Monaten umgesetzt, wobei das Groundies-Team nach rund 5 Monaten bereits erste Systeme produktiv nutzte und die verbleibende Zeit für ausführliche Tests vor dem finalen Go-live am 15. Februar 2026 einsetzte. Zum Vergleich: Die Ablösung eines ERP-Systems dauert je nach Unternehmensgröße häufig mehrere Jahre. Carolin Kampik beschreibt das Projekt als das entspannteste Transformationsvorhaben, das sie je begleitet hat, denn durch die Erfahrung von Alexander Roddis und dem Niccos-Team konnten typische Anfängerfehler von Beginn an vermieden werden.
Die Shopify-Implementierung lief parallel zur Workato-Integration, und beide Projekte waren eng miteinander verzahnt. Die Niccos GmbH verantwortete die komplette Shopify-Anbindung, von der Produktdaten-Migration bis zur technischen Verbindung zwischen Shopify und Workato, während Roddis als Mentor und Systemarchitekt die ersten Workato-Recipes mitentwickelte. Die Zusammenarbeit zwischen Groundies, Niccos und Roddis war durchgehend hervorragend: kurze Kommunikationswege, hohe Verlässlichkeit und ein gemeinsames Zielverständnis machten die enge Abstimmung zu einem echten Erfolgsfaktor. Ohne die Anbindung des Lagerverwaltungssystems über Workato hätte Groundies den Shopify-Launch nicht realisieren können, da Workato die gesamte operative Logistik steuert. Zum Vergleich: Eine vergleichbare Lageranbindung ohne Workato dauerte in einem ähnlichen Projekt anderthalb Jahre.
Use Cases: Das gesamte E-Commerce-Setup läuft über Workato
Das gesamte E-Commerce-Setup von Groundies läuft heute über Workato. Im Kern umfasst die Integration mehrere zentrale Bereiche: Die Anbindung externer Logistikdienstleister und des Lagerverwaltungssystems (LVS) bildet die Grundlage für den operativen Betrieb, da sämtliche Warenbestände, Versanddaten und Retourenflüsse über Workato gesteuert werden. In Kombination mit Shopify verwaltet die Plattform das gesamte Produktportfolio und alle Bestellprozesse. Darüber hinaus hat Groundies verschiedene Analytics-Prozesse in Verbindung mit dbt aufgesetzt, um datengetriebene Entscheidungen im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.
Auch das Retourenmanagement wurde über die Integration mit 8returns angebunden, sodass Umtauschprozesse weitgehend automatisiert ablaufen. Darüber hinaus plant das Team, interne Prozesse wie HR On- und Offboarding, den IT-Einkauf sowie den klassischen IT-Support schrittweise über Workato zu automatisieren. Langfristig soll auch Zendesk integriert werden, um Kundenanfragen mithilfe von AI Agents zu automatisieren, die über Workato auf alle angebundenen SaaS-Tools zugreifen und damit erheblich mehr Kontext bieten als isolierte KI-Lösungen einzelner Anwendungen.
Ergebnisse und Impact:+ 99 % Recipe Uptime, ~1 FTE eingespart, erhebliche Kostensenkung
Die Transformation hat Groundies auf mehreren Ebenen messbaren Mehrwert gebracht:
Neben Workato fungiert Shopify als zweites Kernsystem, und gemeinsam bilden beide Plattformen das technologische Rückgrat des Unternehmens. Heute profitiert die gesamte Organisation von der Automatisierung, ob Finance, E-Commerce, CRM oder Marketing, auch wenn viele Mitarbeitende gar nicht bewusst wahrnehmen, welche Prozesse im Hintergrund über Workato laufen. Genau das beschreibt Carolin Kampik als eine der größten Stärken der Plattform: Sie arbeitet zuverlässig und unsichtbar, während sich die Teams auf markenbezogene und strategische Aufgaben konzentrieren können. Aktuell investiert ein Full-Stack-Entwickler rund 50 Prozent der Arbeitszeit in die Optimierung und Weiterentwicklung der Workato-Recipes, was die wachsende strategische Bedeutung der Plattform unterstreicht.
Lessons Learned: Erst planen, dann bauen – und von Anfang an auf saubere Daten setzen
Aus der Erfahrung des Projekts leitet das Groundies-Team klare Empfehlungen für andere Unternehmen ab, die eine ähnliche Transformation planen. An erster Stelle steht die Empfehlung, sich vor dem Start intensiv mit den Prozessverantwortlichen zusammenzusetzen und ein klassisches Pflichten- und Lastenheft zu erstellen, anstatt direkt mit der Umsetzung loszulegen. Der Fokus sollte zunächst auf den wichtigsten 80 Prozent liegen, einem soliden Proof of Concept, der iterativ weiterentwickelt und perfektioniert wird, was nicht nur Entwicklungszeit spart, sondern auch frühzeitig potenzielle Fehler in den Workflows sichtbar macht. Ebenso wichtig ist es, die Gesamtarchitektur nicht zu überstürzen, sondern zuerst ein klares Gesamtkonzept aufzustellen, das als Leitplanke für alle weiteren Schritte dient. Darüber hinaus empfiehlt das Team, von Anfang an eine saubere Dev-Staging-Prod-Umgebung einzurichten und sicherzustellen, dass die Datenqualität von Beginn an stimmt. Auch der Umgang mit der Token-Nutzung sollte frühzeitig bedacht werden, da sich durch eine durchdachte Planung der Recipes signifikante Optimierungen erzielen lassen. Zusätzlich hebt das Team den Wert des Workato Help Centers und des direkten Slack-Supports hervor, die bei Fragen schnell und zuverlässig weiterhelfen.
Ausblick: AI Agents und ein vollständig datengetriebenes Unternehmen als nächstes Ziel
Für die Zukunft verfolgt Groundies einen konsequenten Data-Driven-Ansatz, bei dem sämtliche Prozesse im gesamten Unternehmen digital abgebildet und messbar gemacht werden sollen. Das Ziel ist eine Organisation, die hypothesengetrieben arbeitet, klare Definitionen von Erfolg und Misserfolg formuliert und Entscheidungen systematisch auf Datenbasis trifft. Im nächsten Schritt plant das Team, Workato AI Agents einzusetzen, um jedem Mitarbeitenden personalisierte Einblicke in die für sie relevanten Themen zu geben und so die Produktivität im gesamten Unternehmen nochmals spürbar zu steigern.
Im E-Commerce-Umfeld, das sich durch schnelle Veränderungen und hohe Anforderungen an Flexibilität auszeichnet, sieht sich Groundies mit Workato optimal aufgestellt. Die Plattform ermöglicht es, SaaS-Tools bei Bedarf schnell auszutauschen, neue Integrationen unkompliziert aufzusetzen und das Unternehmen effizient zu skalieren.
Warum Workato im E-Commerce den Unterschied macht — Gewinner der E-Commerce Germany Awards 2026
E-Commerce lebt von Geschwindigkeit: Vertriebskanäle kommen und gehen, SaaS-Tools werden laufend ausgetauscht, und mit jedem neuen Markt steigt die operative Komplexität. Unternehmen wie Groundies, die konsequent auf moderne, API-first-Tools setzen, brauchen eine zentrale Plattform, die alle Anwendungen nahtlos miteinander verbindet. Workato übernimmt genau diese Rolle und wurde dafür bei den E-Commerce Germany Awards 2026 mit dem ersten Platz in der Kategorie Omnichannel & Integration ausgezeichnet. Wie viel Effizienz dadurch möglich wird, zeigt ein Blick auf die Zahlen: Groundies erreicht bereits einen Umsatz von rund einer halben bis einer Million Euro pro Mitarbeitendem und damit das Niveau leistungsstarker E-Commerce-Unternehmen. Dieses Fundament soll durch die fortschreitende Automatisierung und den künftigen Einsatz von AI Agents weiter ausgebaut werden.