Über Starship Technologies
- Starship Technologies ist weltweit führend im Bereich der autonomen Lieferungen.
- Das Unternehmen gilt als Wegbereiter und betreibt eine der größten kommerziellen Flotten von Lieferrobotern.
- Gegründet im Jahr 2014.
- Tätig in Europa und Nordamerika.
- Mehr als 9 Millionen Lieferungen für Restaurants, Einzelhändler und Universitäten wurden bereits erfolgreich durchgeführt.
- Die Roboter haben über 19 Millionen Kilometer autonom in mehr als 20 Ländern zurückgelegt.
| Branche Robotik & Produktion | EU-Hauptsitz Tallinn, Estland | Mitarbeitende ~500 |
Die Herausforderung: Skalierung ohne manuelle Arbeitslast
Mit dem globalen Wachstum von Starship Technologies hatte das Finanzteam Schwierigkeiten mit Datensilos und manuellen Abstimmungen über verschiedene SaaS-Tools hinweg, darunter NetSuite, JIRA, BambooHR, TravelPerk, Payhawk, Pigment, Databricks, Metabase und interne Systeme.
Andrew Rudchuk, Head of Finance Transformation, beschreibt, dass das Team übermäßig viel Zeit mit manueller Dateneingabe, Freigaben und der Abstimmung voneinander getrennter Prozesse für Einkauf, Rechnungsstellung, Lieferantenmanagement, Gehaltsabrechnung und Zuweisungen verbrachte.
Konkrete Herausforderungen:
- Ineffizienter Purchase-to-Pay-Prozess: Bestellungen, Genehmigungen und Wareneingänge werden manuell erstellt, eine automatische Budgetkontrolle fehlt.
- Fragmentierte Stammdaten: Lieferanten-, Standort-, Abteilungs- und Artikeldaten sind auf verschiedene Systeme verteilt, was zu Inkonsistenzen führt.
- Manuelle Lohnbuchungen: Die Erstellung von Gehaltsbuchungen für die USA und Europa ist zeitaufwändig und erfolgt händisch.
- Manuelle Fakturierung: Debitorenbuchungen werden in allen Gesellschaften manuell eingetragen.
- Reisekosten-Handling: Belege aus TravelPerk müssen manuell abgerufen und erfasst werden.
- Komplexe Landed Costs: Frachtkosten und Landed-Cost-Kalkulationen werden manuell durchgeführt.
- Konzern-Verrechnungen: Umlageprozesse zwischen Gesellschaften sind aufwendig und nicht automatisiert.
- E-Mail-Genehmigungen: Wichtige Freigaben gehen in E-Mail-Verläufen verloren und verzögern die Prozesse.
Die Lösung: Workato als Integrations-Rückgrat
Das Team hat verschiedene Plattformen evaluiert, sich aber letztlich für Workato entschieden, da die Möglichkeiten weit über bloßen Datentransfer hinausgehen.
- Vorgefertigte Konnektoren für den gesamten Technologie-Stack (NetSuite, JIRA, Slack, BambooHR, TravelPerk)
- Low-Code-Ansatz, der es dem Finance-Team ermöglicht, Workflows selbst zu verstehen und anzupassen
- Slack-basierte Genehmigungen, die direkt im Arbeitsumfeld der Nutzenden stattfinden
- Zuverlässigkeit und Monitoring auf Enterprise-Niveau für geschäftskritische Finanzprozesse
- Unterstützung komplexer Geschäftslogik, die über reinen Datentransfer hinausgeht
Strategischer Implementierungsansatz
Die Implementierung folgte einer bewussten Abfolge:
- Ein ERP: Finance, Operations und Reporting wurden in NetSuite als zentrale Plattform zusammengeführt.
- Eine Ausgabenlösung: Erstattungen, Reisen und Firmenkarten wurden konsolidiert.
- Zentrale Beschaffung: Strukturierte Bestell- und Genehmigungsprozesse wurden eingeführt.
- iPaaS als Rückgrat: Workato verbindet sämtliche Systeme und Prozesse.
- Zukunftsfähige Architektur: Die Basis für eine intelligente Automatisierungsebene wurde geschaffen.
Das Team stellte einen spezialisierten Softwareentwickler im Finanzbereich ein, der die volle Verantwortung für Workato trägt und so die Implementierung effizient gestaltet.
14 geschäftskritische Automatisierungen wurden eingeführt.
Starship Technologies hat folgende End-to-End-Workflows im Finanzbereich automatisiert:
| 1. JIRA-Anfragen → NetSuite-Bestellungen 2. Bestellgenehmigungen via Slack 3. Wareneingangsbestätigung via Slack 4. Stammdaten-Sync (NetSuite ↔ JIRA) 5. Mitarbeiterdaten-Sync aus BambooHR 6. Betriebssystem-Datenfeeds 7. Stammdatenerstellung (Slack/JIRA) | 8. Lieferantengenehmigungen 9. Rechnungsbuchung (US, EU) 10. Gehaltsbuchung (US, EU) 11. Transferauftragserstellung 12. TravelPerk-Rechnungsautomatisierung 13. Versand- & Landed-Cost-Tracking 14. Konzernumlagen |
Das Ergebnis: Jährlich werden im Finanzbereich tausende Arbeitsstunden eingespart.
Mehr als nur Zeitersparnis: Das Finanzteam kann sich nun auf strategische Aufgaben statt auf Dateneingabe konzentrieren, die Echtzeit-Transparenz ermöglicht bessere Entscheidungen und das Transaktionsvolumen ist gewachsen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Nutzung & Skalierung
Workato beeinflusst sämtliche Bereiche der Organisation:
- Direkte Nutzer: 2 Personen arbeiten direkt mit Workato (Rezepte, Abläufe, Integrationen)
- Indirekte Wirkung: Über 500 Personen profitieren von den Automatisierungen – jede Slack-Freigabe, jede Kundenrechnung, jeder Arbeitsauftrag für die Roboterproduktion
- Nutzerfeedback: „Ich kann von meinem Handy aus in Sekunden genehmigen“ (Genehmigende Person); „Die Prozesse funktionieren einfach“ (Finanzleitung)
Wichtige Erkenntnisse: Erst der Prozess, dann die Technologie
Reihenfolge der Implementierung: Prozesse vereinfachen → Daten bereinigen → Geschäftsregeln definieren → dann automatisieren
Best Practices: Kosten pro Transaktion messen, die Nutzende dort abholen, wo sie arbeiten (z. B. Slack), zuerst Zuverlässigkeit schaffen und die Datenarchitektur strategisch planen.
Ausblick: Aufbau auf einer soliden Grundlage
Workato ist eine zentrale Infrastruktur bei Starship Technologies. Für 2026 ist geplant, KI-basierte Intelligenz (LLM) für präzises Geo-Tracking und die Zuweisung von Verkaufskosten (COGS) zu integrieren.