Über Personio

• Personio zählt zu den führenden Anbietern für HR- und Payroll-Software in Europa und unterstützt kleine sowie mittelständische Unternehmen dabei, nachhaltig zu wachsen und erfolgreich zu sein.
• Das Unternehmen wurde 2015 von vier Studenten am Center for Digital Technology & Management (CDTM) in München gegründet und beschäftigt heute rund 1.500 Mitarbeitende an sechs Standorten.
• Mit seinen Lösungen verbessert Personio das Arbeitsumfeld von über einer Million Beschäftigten in 15.000 Unternehmen.
• Dabei steht die Überzeugung im Mittelpunkt, dass Menschen der entscheidende Erfolgsfaktor für Unternehmen sind. Personio hilft HR-Teams, optimale Rahmenbedingungen zu schaffen, damit Mitarbeitende ihr volles Potenzial entfalten können.
• Die Software deckt den gesamten Employee Lifecycle ab – vom Recruiting über das Personalmanagement bis hin zur Lohnabrechnung.

Die Herausforderungen: Fragmentierte Integrationen und Datenqualität

Die Integrationslandschaft bei Personio ist historisch gewachsen und bis heute teilweise zersplittert: Während im Bereich RevOps Zapier genutzt wird, setzt Procurement auf Make, das Marketing auf Tray.io und die IT auf n8n. Die einzelnen Lösungen wurden jeweils eingeführt, um konkrete Anforderungen bestimmter Teams zu erfüllen – jedoch ohne eine übergreifende, strategische Ausrichtung für das gesamte Unternehmen.

„Verschiedene Teams arbeiteten mit unterschiedlichen Integrationsplattformen, die nicht im Rahmen einer gemeinsamen Unternehmensstrategie implementiert wurden“, erläutert Arthur Stainmesse, Senior Systems Architect bei Personio.

Aktuell treibt Personio die Zusammenführung dieser Systeme voran, um eine konsistente und unternehmensweit abgestimmte Integrationsstrategie zu etablieren.

Konkrete Herausforderungen

• Probleme mit der Datenqualität: Mehr als 300 Mitarbeitende im Vertrieb – insbesondere Account Manager – vertrauten den Salesforce-Daten nicht und glichen Informationen regelmäßig mit führenden Systemen wie Chargebee ab. „Als ich bei Personio angefangen habe, herrschte großes Misstrauen gegenüber den Daten“, berichtet Arthur. „Die Kolleginnen und Kollegen waren frustriert und sahen sich gezwungen, alles manuell zu überprüfen.“
• Herausforderungen bei der Skalierbarkeit: „Gleich an meinem ersten Arbeitstag sind wir an die Salesforce-API-Limits gestoßen, und niemand wusste, was die Ursache war“, so Arthur. „Zahlreiche angebundene Nebensysteme kommunizierten unkoordiniert mit Salesforce.“
• Mangelnde Verantwortungszuweisung: Durch die dezentral aufgebauten Integrationen fehlte ein ganzheitlicher Überblick über die Systemlandschaft. „Datenprobleme konnten nur sehr langsam behoben werden, da es keine klar definierten Zuständigkeiten gab.“

Die Lösung: Workato als Enterprise-Orchestrierungsplattform

Personio setzte eine detaillierte und gewichtete Bewertungsmatrix ein, um Workato mit Tray.io und MuleSoft zu vergleichen. Dabei wurden Aspekte wie Governance, Transparenz und technische Möglichkeiten bewertet. Workato ging als Gesamtsieger hervor. „Wenn wir die entscheidenden Unterschiede benennen sollen“, sagt Arthur, „dann sind es vor allem die Enterprise-Funktionen, die breite Auswahl an Tools und die schnelle Umsetzung von Integrationsideen in die Praxis.“

• Enterprise-Funktionen: Workato überzeugte insbesondere durch seine klare Ausrichtung auf größere Unternehmen und durch belastbare Anwendungsfälle für komplexe, reife Problemstellungen. „Das war ein entscheidender Vorteil. Im Vergleich zu anderen Anbietern war Workato für uns eindeutig die am stärksten Enterprise-taugliche Lösung.“
• Schnelligkeit bei der Umsetzung: „Phasenweise habe ich im Zwei-Wochen-Rhythmus neue Integrationen live geschaltet. Dass ein Team von nur fünf bis sechs Personen innerhalb eines Jahres 430 Recipes umgesetzt hat, ist wirklich bemerkenswert.“
• Strategische Ausrichtung: „Mit Workato wurde erstmals eine Integrationsplattform eingeführt, die von Beginn an als unternehmensweite Lösung gedacht war – nicht als isoliertes Werkzeug zur Lösung einzelner Teamherausforderungen.“

Foundation-First Implementierung

Statt direkt mit der technischen Umsetzung zu starten, investierte Personio zunächst zwei Wochen in intensive Workshops mit Cloudorizon, dem Implementierungspartner von Workato. Ziel war es, ein solides Fundament zu schaffen, zentrales Know-how aufzubauen und wesentliche Konzepte tiefgehend zu verstehen.

Diese Zusammenarbeit, beschrieben als „herausragende Erfahrung mit Cloudorizon“, konzentrierte sich auf Themen wie Designstandards, Governance-Strukturen, Fehlerbehandlung und Observability. Gearbeitet wurde mit Whiteboards, über Zoom sowie in einem dedizierten Slack-Channel gemeinsam mit dem Partner- und dem Workato-Team.

„Uns war wichtig, dass Cloudorizon uns nicht einfach Arbeit abnimmt, sondern uns befähigt, von Anfang an die richtigen Entscheidungen zu treffen“, erklärt Arthur. „Die damals definierte Governance trägt auch ein Jahr später noch nachhaltig.“

Von schnellen Erfolgen zu anspruchsvollen Integrationen

Phase 1: Quick Wins (Low-Hanging Fruit)

• Synchronisierung von Premium-Support-Agenten (Zendesk → Salesforce)
• Weiterleitung von Implementierungs-E-Mails (Salesforce → HubSpot): 13.025 automatisierte Zuordnungs-Labels
• Datenanreicherung: 107.000 Salesforce-Accounts angereichert
• Account-Deduplizierung: 3.500 Duplikate zusammengeführt (7 % Verbesserung der Datenqualität)

Phase 2: Intelligente Automatisierung

• Automatisiertes Tracking von V7-Verlängerungen für 3.800 Kunden
• RevOps Workbot reduziert 83 manuelle Anfragen
• Standardisiertes Fehlerhandling für maximale Transparenz

Phase 3: Fortschrittliche Architekturkonzepte

• Aufbau einer API-Sammlung für das Produktteam, um Support- und CX-Daten für Kunden bereitzustellen
• Echtzeit-Kunden-360°-Ansicht durch Event-Streams (Chargebee/Salesforce → Snowflake)
• Reverse ETL: Tägliche Aktualisierung von 200 Konten mit ML-basierten Erkenntnissen

Phase 4: Komplexe, bidirektionale Synchronisationen

• Chargebee ↔ Salesforce: Synchronisierung von Abonnements für PLG- und SLG-Prozesse
• Chargebee → Workday: 70.000 automatisierte Kundenaktualisierungen, Einsparung von 5 Stunden pro Woche

Standardisiertes Fehlerhandling und umfassende Transparenz

Allen Automatisierungen liegt ein ausgereiftes Framework für Fehlerbehandlung zugrunde:

• Sämtliche produktive Recipes sind an ein standardisiertes Fehlerhandling angebunden
• Fehler werden für alle Vorfälle an Datadog weitergeleitet (inklusive Log-Dumps).
• „Primäre Fehler“ lösen zusätzlich Benachrichtigungen in Slack aus.
• Dies ermöglicht eine enge Teamzusammenarbeit und eine schnelle Fehlerbehebung. 
• Gleichzeitig bildet es die Grundlage für eine umfassende Observability der gesamten Integrationslandschaft.

Ergebnisse und Impact

Erfolgreiche Einführung und breite Nutzung

• Insgesamt wurden 28 Mitarbeitende aus 12 Teams in Workato eingeführt – alle Teilnehmenden haben die Workato-Foundation-Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen. Voraussetzung dafür waren der Kurs Workato Foundations I sowie eine einstündige Onboarding-Session mit dem Core-Team, in der Designrichtlinien, Governance-Strukturen und strategische Zielsetzungen vermittelt wurden.
• Mit der Slack-Community „Workato Chefs ‍ “ wurde ein Netzwerk mit 57 Mitgliedern aufgebaut, das den Austausch zu Fragen und Best Practices fördert. Ein eigens entwickelter Workbot unterstützt zusätzlich, indem er wiederkehrende Fragen automatisch beantwortet.
• Auch im Rahmen des letzten Hackathons spielte Workato eine zentrale Rolle: 7 von 12 Teams nutzten die Plattform für ihre Projekte.

Entwicklungsgeschwindigkeit 

• 20 Automatisierungen wurden umgesetzt.
• 176 produktive Recipes sind derzeit aktiv im Einsatz.
• Insgesamt wurden 430 Recipes erstellt (einschließlich Recipe Functions).
• Im ersten Jahr wurden 2,3 Millionen Tasks verarbeitet.
• Die Nutzung wuchs im Jahresverlauf exponentiell.

Plattformkonsolidierung

• 80 % der Zapier-Integrationen wurden bereits migriert; Zapier wird voraussichtlich als erste Legacy-Plattform vollständig abgelöst.
  
• Die Zustimmung des Managements zur vollständigen Vereinheitlichung der Integrationslandschaft wurde eingeholt.
• „Das übergeordnete Ziel ist es, alle Integrationsplattformen in Workato zu bündeln.“

Zeitersparnis und Effizienzgewinne

• 5 Stunden pro Woche eingespart durch automatisierte Kundenupdates zwischen Chargebee und Workday (70.000 Updates).
• 2 Stunden pro Tag eingespart durch automatisierte Erstellung von HubSpot-Labels (13.025 Labels).
• 15 Minuten Zeitersparnis pro Account durch den Wegfall manueller Deduplizierung.
• 83 manuelle Anfragen durch den RevOps Workbot automatisiert abgefangen.

Funktionsübergreifende Befähigung

ROI-Messung mit dem Workato Insights Dashboard

Das Team nutzt das Workato Insights Dashboard, um den ROI systematisch zu messen:

• Umrechnung der Task-Nutzung in eingesparte Zeit
• Jedes Controller-Recipe steht für eine garantierte Ausführungszeit
• Über eine Datentabelle wird jedem Recipe eine durchschnittlich eingesparte Zeit pro Ausführung zugeordnet
• Visuelle Dashboards zeigen kumulierte Zeitersparnis und Kosteneffizienz
• Wachstumskurven verdeutlichen den steigenden Mehrwert im Zeitverlauf

Erkenntnisse & Best Practices

Zentrale Empfehlungen

• Von Anfang an richtig implementieren: Workato sollte nicht als kurzfristige Lösung implementiert werden, sondern mit langfristigem Anspruch. Eine früh etablierte, klare Governance half dabei, technische Schulden auch nach intensiver Nutzung gering zu halten.
• Wissenstransfer statt reiner Umsetzung: Statt die Implementierung vollständig auszulagern, setzte das Team bewusst auf Enablement. Ziel war es, die Kompetenz intern aufzubauen und dauerhaft unabhängig agieren zu können.
• Management-Unterstützung sicherstellen: Die klare Positionierung von Workato als strategische Enterprise-Plattform durch den COO sowie den VP Data & Systems war ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die unternehmensweite Akzeptanz.
• Klare Leitplanken mit pragmatischer Flexibilität kombinieren: Definierte Design- und Governance-Standards schaffen Stabilität – gleichzeitig ist es wichtig, bei Sonderfällen pragmatisch zu bleiben, um Innovationsfähigkeit zu erhalten.
• Community früh etablieren: Die interne „Workato Chefs“-Community entwickelte sich schnell zu einem zentralen Multiplikator für Wissenstransfer und Skalierung.
• Fehlerhandling standardisieren: Die konsequente Anbindung aller produktiven Integrationen an ein einheitliches Error-Handling-Framework legte die Grundlage für Transparenz und Kontrolle, insbesondere bei wachsender Komplexität.

Was Personio rückblickend anders machen würden

Ausblick: 2026 und darüber hinaus

Zentrale Ziele

• Horizontales Wachstum: In jedem der 12 Data & Systems-Teams mindestens zwei neue Nutzende integrieren
• Vertikales Wachstum: Unternehmensweite Herausforderungen angehen, wie erweiterte Reverse-ETL-Prozesse und anspruchsvolle Customer-360-Anwendungsfälle
• Workato als zentralen Baustein für unternehmensweite KI-Initiativen etablieren.

Zukünftige Technologien

• Workato Genies: „Mit der Zeit werden wir immer neue Anwendungsfälle entdecken. Erst durch die praktische Nutzung zeigt sich das volle Potenzial.“
• Automation HQ: Ein föderaler Governance-Ansatz, um die verbleibenden Verfechtenden von Legacy-Plattformen von Workato zu überzeugen
• Advanced Customer 360: Weiterer Ausbau der Echtzeit-Datenarchitektur durch zusätzliche Quellsysteme und API-Endpunkte.

Die langfristige Vision