Wie die Waldkliniken Eisenberg mit Workato Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit realisierten
Die Waldkliniken Eisenberg zählen zu den renommiertesten Fachkliniken für Orthopädie in Deutschland. Als mehrfach ausgezeichnetes Haus setzen sie Maßstäbe in der medizinischen Versorgung – mit einem ganzheitlichen Ansatz, der Patienten nicht nur als Behandlungsfälle, sondern als Gäste willkommen heißt.
Eingebettet in die Natur und geprägt von einer außergewöhnlichen Architektur, vereinen die Waldkliniken medizinische Exzellenz, höchsten Komfort und ein konsequent nachhaltiges Konzept. Das medizinische Leistungsspektrum umfasst spezialisierte Eingriffe an Knie, Hüfte, Wirbelsäule und den gesamten Bewegungsapparat, ergänzt durch eine umfassende Grund- und Regelversorgung.
Mit jährlich rund 60.000 Patientinnen und Patienten und einem Team von 900 Mitarbeitenden verfolgt die Klinik ein klares Ziel: Die Schaffung einer digitalen Patientenreise, die spürbare Entlastung schafft – sowohl für das medizinische Personal als auch für die Menschen, die behandelt werden. Der Fokus liegt auf Prozessen, die effizient, transparent und patientenorientiert gestaltet sind.
Die Waldkliniken zählen seit 2019 in der F.A.Z. Studie „Deutschlands beste Krankenhäuser“ in ihrer Kategorie zu den TOP 10 Häusern in Deutschland. Und der AOK-Gesundheitsnavigator führt sie bei Knie- und Hüftgelenksersatz zu den besten Adressen auf.
Ihre Vision ist ambitioniert: Als führendes Krankenhaus Deutschlands möchten sie Spitzenmedizin, Gastfreundschaft und Forschung auf höchstem Niveau vereinen – unterstützt durch gezielte Digitalisierung, automatisierte Abläufe und intelligente Systemvernetzung.
Herausforderung: Digitale Transformation zwischen Tempo, Ressourcen und Patientenzentrierung
Die zentrale Herausforderung der Waldkliniken Eisenberg war weniger technischer Natur, sondern lag im Spannungsfeld zwischen begrenzten Ressourcen, wirtschaftlichem Druck und dem Anspruch auf schnelle Umsetzung.
Es ging darum, Abläufe gezielt zu digitalisieren, Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig die konsequente Patientenorientierung zu wahren.
Bei knappen Kapazitäten in IT und Prozessmanagement erwiesen sich klassische Digitalisierungsprojekte oft als zu aufwändig, langwierig und kostenintensiv.
Deshalb rückten zwei Faktoren in den Fokus: Schnelligkeit und ein klar erkennbarer Mehrwert („Time to Value“) – ohne zusätzliche Belastung für das Personal. Nur so konnte die digitale Transformation nachhaltig und praxisnah umgesetzt werden.
Warum Workato: Schnelligkeit, Standardsicherheit und partnerschaftliche Umsetzung
Die Entscheidung für Workato basierte auf mehreren entscheidenden Faktoren – allen voran der dringende Bedarf nach einer schnellen und unkomplizierten Implementierung.
Gleichzeitig musste die Lösung höchsten Anforderungen im Gesundheitswesen gerecht werden: Sicherheit, Stabilität und Kompatibilität mit etablierten Standards wie HL7 – der internationalen Norm für den Austausch medizinischer Daten zwischen IT-Systemen.
Viele andere Anbieter schieden frühzeitig aus – vor allem wegen überhöhter Kosten und fehlender Flexibilität. Workato überzeugte hingegen durch leistungsstarke Integrations- und Automatisierungslösungen, einen klar kalkulierbaren Aufwand und eine offene, lösungsorientierte Zusammenarbeit.
Mit der Haltung „Wir finden eine Lösung für euch“ entstand eine vertrauensvolle Partnerschaft auf Augenhöhe – und die ideale Grundlage, um die ambitionierten Ziele der Waldkliniken effizient, sicher und mit messbarem Mehrwert zu realisieren.
Nahtlose Interoperabilität als Basis für digitale Exzellenz
Ein zentrales Einsatzfeld von Workato in den Waldkliniken Eisenberg ist die anspruchsvolle Vernetzung heterogener Systeme – ein Schlüsselfaktor für den Erfolg der digitalen Transformation.
„Unser Ziel war es, Interoperabilität sicherzustellen und gleichzeitig Prozesse zu automatisieren. Der Fokus lag dabei zu etwa 70 % auf der systemübergreifenden Vernetzung und zu 30 % auf klassischer Prozessautomatisierung. Denn: „Nur wenn alle relevanten Systeme effektiv miteinander kommunizieren, entsteht ein stabiles Fundament für digitale Innovation“, so David-Ruben Thies, Geschäftsführer der Waldkliniken Eisenberg GmbH.
Ein konkretes Beispiel ist die Anbindung des Radiologiesystems. Über Workato werden relevante Daten strukturiert weitergeleitet – beispielsweise, um Patientinnen fundierte Einblicke in ihre Untersuchungsergebnisse zu ermöglichen.
Weitere Use Cases umfassen:
- den standardisierten Austausch von Befunden,
- die Automatisierung von Terminvereinbarungen,
- digitale Patientenbefragungen,
- sowie ein digitales Behandlungstagebuch.
Diese Informationen werden über Workato nahtlos zwischen den Systemen übertragen, sodass sie für sowohl Mitarbeitende als auch Patientinnen einfach zugänglich, standardisiert und nutzbar sind.
‘Workato passte sich flexibel unseren spezifischen Rahmenbedingungen an – etwa begrenzten Ressourcen, hohen Datenschutzanforderungen und der Notwendigkeit, mit branchenspezifischen Standards wie HL7 zu arbeiten. Die Plattform unterstützt uns somit nicht nur bei der Digitalisierung einzelner Abläufe, sondern bildet eine zuverlässige Datenbasis, auf der wir neue Services entwickeln, Patientenerfahrungen verbessern und unsere Organisation zukunftssicher weiterentwickeln können”, so David-Ruben Thies.
Von Komplexität zu Klarheit: Wie Workato Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit bei den Waldkliniken Eisenberg schafft
Die Einführung von Workato hat die Betriebsabläufe der Waldkliniken Eisenberg spürbar verändert – mit klaren Verbesserungen in Effizienz, Systemstabilität und Datentransparenz.
Bereits Ende 2019 hatte die Klinik ein Cloud-basiertes Patientenportal auf Basis von MuleSoft aufgebaut. Dieses ermöglichte Patientinnen und Patienten den Zugriff auf Anamnese-Daten, Diagnoseunterlagen und Behandlungspläne. Mit dem Auslaufen der Lizenzen des bisherigen Systems Ende 2023 wurde Workato als zukunftsfähige Alternative eingeführt.
Schneller, stabiler, transparenter: Die direkten Effekte
Mit Workato wurde nicht nur eine deutlich stabilere Plattform eingeführt, sondern auch eine, die durch hohe Transparenz überzeugt. Fehler lassen sich schneller identifizieren, Daten effizienter analysieren und Systeme deutlich flexibler verknüpfen.
Dank der gesteigerten Performance können heute größere Datenmengen in kürzerer Zeit verarbeitet werden – ein klarer Gewinn für interne Abläufe und die Versorgungssicherheit.
Messbare Ergebnisse: Migration in Rekordzeit
- Reibungslose Umstellung: Die Migration auf Workato wurde innerhalb von nur 1–2 Monaten abgeschlossen – mit einem Minimalteam von 1 bis 1,5 FTEs.
- Deutlich verkürzte Time to Value: Neue Lösungen konnten wesentlich schneller bereitgestellt werden.
- Effizienzvergleich: Während die Umsetzung mit Workato in nur zwei Monaten gelang, hätte ein vergleichbares Projekt mit MuleSoft schätzungsweise acht Monate sowie mindestens doppelt so viele Ressourcen erfordert.
- Niedrigere Gesamtkosten (TCO): Die verkürzte Projektlaufzeit und reduzierte Personalbindung führten zu erheblichen Kostenvorteilen.
Erfolgsfaktor Zusammenarbeit: UBITEQ & Artemis als starke Partner
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Workato-Partnern UBITEQ und Artemis Innovations. Gemeinsam konnten individuelle Konnektoren schnell entwickelt und technische Herausforderungen effizient gelöst werden – unter anderem:
- HL7 / FHIR-Konnektor: Eine komplexe Anforderung, die in Rekordzeit umgesetzt wurde.
- Skalierbare Custom Connectors: Schnell implementiert und flexibel erweiterbar.
- Health Cloud Integration: Starke Standardkonnektoren erleichterten die Anbindung bestehender Systeme.
Diese Zusammenarbeit demonstrierte eindrucksvoll die Flexibilität von Workato, auch bei hochspezialisierten Anforderungen im Gesundheitswesen.
Zukunftssicher durch Digitalisierung
Blick in die Zukunft: Plattformen als Enabler für datengetriebene Versorgung
„Die Rolle von Plattformen wie Workato wird in Zukunft noch zentraler werden. Sie sind nicht nur Integrationslösungen, sondern strategische Enabler für eine datengetriebene Gesundheitsversorgung“, betont David-Ruben Thies.
Die nächsten Schritte sind bereits definiert: Die Klinik plant den gezielten Ausbau intelligenter Automatisierung sowie eine proaktive, datengestützte Patientenkommunikation – auf Basis von Echtzeitdaten und standardisierten Schnittstellen wie HL7/FHIR.
„Mit Workato haben wir nun eine Plattform, die mitwächst – technologisch und organisatorisch. Gemeinsam mit ihren Partnern UBITEQ und Artemis Innovations will die Klinik künftig weitere Use Cases erschließen – etwa in den Bereichen Pflege, digitales Entlassmanagement und dem strukturierten Austausch mit niedergelassenen Ärzt*innen.”
Strategischer Meilenstein: Integration als Wegbereiter für die digitale Klinik
„Die Umstellung auf Workato war für uns weit mehr als ein technisches Upgrade – sie war ein strategischer Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit. Besonders beeindruckt hat uns, wie rasch sich konkrete Effekte gezeigt haben: kürzere Entwicklungszyklen, weniger Fehlerquellen und deutlich mehr Transparenz in unseren Datenflüssen.
Diese Erfahrung hat uns klar vor Augen geführt, dass moderne Integrationsplattformen nicht nur Systeme verbinden, sondern echte Befähiger sind – sie schaffen die Voraussetzung dafür, dass Innovation im Klinikalltag überhaupt möglich wird.
Workato hat sich dabei als leistungsstarkes Werkzeug erwiesen, das unsere Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern spürbar vereinfacht hat. Rückblickend war die Entscheidung, unsere Integrationsarchitektur neu zu denken, ein Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Klinik.
Unsere Überzeugung: Wer heute nachhaltig und patientenzentriert arbeiten will, kommt an intelligenter Automatisierung und verfügbarer Echtzeitdaten nicht vorbei.“
— David-Ruben Thies, Geschäftsführer der Waldkliniken Eisenberg GmbH
