販売員やマーチャンダイザーとして商品企画業務を担当したのち、DX推進担当となった水谷氏は、現在、オーダースーツを展開するブランドのシステム担当として、生産工場で使用する生産管理システムと受注システムの連携を担っています。

オーダースーツは、生地やボタンの種類、襟の形などの組み合わせによって、数十万通りの仕様が存在します。従来、これらをさらに細分化させた工場マスタの作成はExcelのマクロを用いて行われており、業務の属人化が進んでいました。さらに、ファイルの容量が非常に大きかったため、処理に時間がかかったり、パソコンがシャットダウンしてしまったりといった問題も発生していました。

水谷氏は、こうした問題を解決するため、Workatoを活用した商品管理システムの自動化に取り組みました。属人化を解消することで、特定のメンバーに業務が偏るのを防ぎ、ヒューマンエラーの低減も期待できます。

自動化の実現にあたって、水谷氏は、既に社内で活用していたkintoneとの親和性が高く、大量かつ複雑な仕様管理業務に対応できる、柔軟なデータ連携基盤が必要だと感じていました。複数のツールを比較検討した結果、ETL機能に加え、広範なシステム連携および自動化機能を備えている点、さらに導入コストの低さや手厚い開発支援が評価され、Workatoの採用を決定しました。

まず水谷氏が着手したのは、スーツの仕様を入力するためのテンプレート整備です。仕様の変更にあわせてブランドごとのオプション変更に対応できるテンプレートをkintone上に作成し、それをWorkatoで連携させることで、ユーザーがkintoneに仕様を入力すると、そのデータが海外の工場にあるデータ基盤へ自動的に同期されるプロセスを構築しました。

膨大な数のオプションパターンによりデータは50万レコード以上にのぼりますが、Boxにデータを格納し、Workatoで各システムと連携させることで、大量データの処理が可能となりました。

水谷氏が実施した業務改善は、非常に大きな効果をもたらしました。膨大な時間を費やしていた管理業務の自動化に成功し、マスタ作成工程では業務時間・工程数を50％削減、入力作業工程では業務時間・工程数を40％削減する効果が見込まれています。さらに、テンプレートの活用によって、入力ミスなどのヒューマンエラーも大幅に削減され、同期エラーの83％が解消されました。

また、これまでシステム会社に依頼せざるをえなかったデータ連携を自社で対応できるようになったことで、コスト面・運用面の双方で大きなメリットが生まれました。さらに、事業部からDX推進Div.に寄せられる相談に対し、より幅広い選択肢から的確な対応ができるようになった点も、Workato導入の効果のひとつだと水谷氏は語ります。

「現在ある業務上の課題で、本質的な課題を見極め、的確な改善策の提案ができるようになりました。問題解決のプロセスがシンプルになったと感じます」

Workatoの特徴である、コーディング経験がなくても扱える直感的なUIや、充実した開発支援を活かし、オンワードではさまざまな業務の自動化に取り組んでいます。DX推進Div.の的場氏は、現場での販売やEC部門での経験を経て、ITの専門知識が全くない状態から情報システム部門に配属されました。そこで取り組んだのは、年間600件以上発生する注文書作成業務の効率化です。1つの案件につき、重複した内容を最大5回入力する工程により、ミスが発覚しては修正する日々が続いていました。
「全社員が必要な業務により時間を割けるようになってほしい」という想いを原動力に、的場氏はWorkatoを活用した自動化に取り組みました。その結果、Workatoに触り始めて3ヶ月で、従来20分かかっていた作業をわずか3分にまで短縮することに成功しました。

水谷氏は今後の目標として、マーチャンダイザーを担当していた際に苦労した「サンプル管理プロセスの効率化・自動化」を挙げています。数多くのブランドがシーズンごとに制作する衣類サンプルの管理は、現在も多くの工程が手作業で行われています。サンプルに関わる膨大な業務を自動化できれば、非常に大きな効果が期待できます。

この取り組みは、データベースの構築、商品登録システムとの連携、貸し出し業務管理アプリの開発など、複数のデータ基盤やアプリケーションを横断する大規模なプロジェクトになる見込みです。

「DX推進Div.に配属された当初から、いつか取り組みたいと思っていた大きな課題です。Workatoなら、業務上の課題に対して本質的な改善策を考え、実行に移せると確信しています」