製造業に特化したAIデータプラットフォームを提供するキャディ株式会社は、2017年の設立以来、グローバル4カ国で従業員600名超の規模に成長し、アメリカやタイにも拠点を構えています。芦辺氏が所属するコーポレートIT部門には、従業員のITサポートを担うヘルプデスクが置かれています。ヘルプデスクを担当するチームは芦辺氏を含めて計4名。この少人数のチームで全社の問い合わせに答えるため、とくに効率的な処理が求められていました。

とくに多かったのが、SaaSのライセンス付与に関するリクエストです。これまでのプロセスでは、ライセンス付与申請後、上長とシステム管理者が承認し、コーポレートITがライセンスを付与するという流れをとっていました。しかし、承認者が突発的な承認作業に時間を取られてしまうことに加えて、申請者がライセンス付与まで作業を開始できないという問題がありました。

アプリ間を連携させ自動化を進めようと、芦辺氏は当初異なる連携ツールでの実装を試みました。しかし、チャット周りの接続では一部の実装ができず、またエンジニアのリソースを必要とする場面に直面し、結果、実装には至りませんでした。

この2つの課題を解決するため、芦辺氏が注目したのがWorkatoでした。芦辺氏は、ガバナンスを損なわないよう承認プロセスは残しつつも、申請者の状況に応じてライセンスを付与できる業務フローの構築に取り組みます。

「Workatoを実際に動かしてみて、その使いやすさ、柔軟性を実感しました。また、レシピ開発にあたってWorkato担当者の方に手厚いサポートをいただけたのもありがたかったです」

効率的かつガバナンスを保ったワークフローを考えた結果、チャット上でSaaSアカウント利用のリクエストが申請されたことをきっかけに、Google Sheets内のSaaSの利用状況を確認し、予算内であれば自動でライセンス付与が行われる業務フローを、Workatoで連携・実装しました。

この実装により、ライセンス付与のフローを80％自動化し、付与までのスピードが劇的に向上しました。ヘルプデスク業務の削減、申請者へのスピーディなライセンス付与が可能になりました。
また、既存の連携ツール利用時では、芦辺氏だけでは対応できず、社内のエンジニアに依頼し人的コストがかかる場面がありました。Workato利用時には芦辺氏だけでのメンテナンスが可能になりました。Workatoの導入によって、エンジニアリソースの削減も達成できたのです。

また、ビジネス部門でもWorkatoを活用し業務効率化を達成する事例が出てきています。たとえばマーケティング部では、定期的に行っていた大規模ウェビナーに付随していた申込者のリスト、アンケート、リマインドメール作成など、毎月20時間かかっていたマニュアル作業を、Workatoで自動化することに成功しました。

「社員が困っていることに対して、解決策がイメージできるようになったのはとても大きいです。Workatoを使うようになって、できることが格段に増えたと強く感じます」

コーポレートIT部門では、今後もWorkatoを活用してヘルプデスクのチケット管理のリプレイス、入退社のワークフローの整理、その他多くの作業の自動化を計画しています。複数にまたがる手続きが多い業務を、労務や採用チームと連携し自動化を進めることで、大きなコスト削減が期待できます。

このような成果は社内にも広がり、芦辺氏のもとには、他部署から「Workatoでこんなことをやってみたい」という依頼が来るようになりました。プログラミングの専門的知識が無くとも理解しやすいインターフェースのため、芦辺氏がWorkatoの使い方を教え、実際に自分で業務改善を進められるよう取り組んでいます。

「社内SlackでWorkatoによる自動化の効果を発信しています。ビジネス部門の方も興味を持っているようで、これからさらに社内での活用の幅が広がるのではないかと感じています」