900社が構築した自動化を分析したところ、業界を問わず導入が前年比で大幅に拡大していることが分かりました。
業界によって自動化の導入が進んでいる理由には違いがありますが、全体的な傾向からは、これまで以上に多くの企業がワークフロー自動化の価値を認識していることが分かります。
では、企業が期待し、実際に得ている「価値」とは何でしょうか。ここでは、ワークフロー自動化がもたらす主なメリットを紹介します。
1. 業務効率を向上できる
自動化されていないプロセスでは、さまざまな問題が発生する可能性があります。
従業員は、データを探したり再入力したりするたびに複数のアプリケーションを行き来しなければならず、時間がかかるだけでなく、大きなストレスにもなります。
また、データを手作業で入力することでヒューマンエラーが発生し、状況によってはビジネスに悪影響を及ぼす可能性もあります。
ワークフロー自動化を活用すれば、多くの場合、こうした問題を防ぐことができます。従業員は、普段使い慣れているアプリケーション上で必要なデータを確認できるようになります。
さらに、データを適切な場所へ自動的に追加できるため、大量のデータ入力作業を行う必要もなくなります。
2. 革新的なプロセスを実現できる
ワークフロー自動化の価値は、タスク単位のプロセスを効率化することだけにとどまりません。
効果的に活用することで、既存のプロセスを再設計したり、顧客、従業員、パートナーなど、さまざまなステークホルダーにメリットをもたらす新しいプロセスを構築したりできます。
たとえば、カスタマーサクセスマネージャー（CSM）が、解約リスクの高い顧客をほぼリアルタイムで把握できるようにしたいとします。その場合、以下のような自動化を構築できます。
- 顧客のプロダクト利用量が、あらかじめ設定した基準を下回るとワークフローが開始されます。
- プラットフォームBotが複数の自社システムから既存の顧客データを収集し、その内容をもとにテンプレート化されたドキュメントへ情報を入力します。
- プラットフォームBotが、そのドキュメントを担当CSMへ共有します。これにより、CSMは問題を把握すると同時に、必要な対応を行うための情報をすべて確認できます。
関連記事：iPaaS の利用により期待できる 9 つのメリット
3. 従業員体験を向上できる
多くの企業と同様に、従業員は日々の業務時間の多くをビジネスコミュニケーションプラットフォーム上で過ごしているのではないでしょうか。たとえばSlackでは、ユーザーの62%が1日3時間以上を同プラットフォーム上で過ごしています。
先ほどの例でも紹介したように、ワークフロー自動化プラットフォームは、プラットフォームBotを利用することで、従業員が普段仕事をしている環境の中で業務を支援できます。
具体的には、こうしたBotがビジネスコミュニケーションプラットフォーム上で従業員とやり取りし、ほぼリアルタイムで通知を届けたり、ボタンをクリックするだけで特定のアクションを実行できるようにしたりします。
カスタマイズされたプラットフォームBot「Lead Bot」がSlack上で営業担当者へリード情報を共有し、次にどのアクションを取りたいか確認しています。
4. ビジネスのアジリティとスケーラビリティを高められる
組織のプロセスは、時間の経過とともに変化していくものです。それに伴い、そのプロセスを支えるワークフロー自動化も変更する必要があります。
また、時間の経過とともに新たな自動化の機会も生まれるため、組織には、それらを迅速かつ効果的に特定し、対応していくことが求められます。
ワークフロー自動化プラットフォームがローコード／ノーコードUXを提供していれば、従業員は既存の自動化を比較的簡単に修正したり、新しい自動化をゼロから構築したりできます。
さらに、ビジネス部門も構築プロセスへ参加できるため、自動化をより効果的な形で実装しやすくなり、導入スケジュールの遅延も防ぎやすくなります。
ここでは、Workatoのエンタープライズオートメーションプラットフォームを例に、ローコード／ノーコードUXがどのようなものかを紹介します。
- ワークフロー自動化の各ステップは縦方向に配置されているため、構築者やレビュー担当者は視線を一方向に動かすだけで全体を確認できます。
- トリガーやそれに対応するアクションを含む各ステップは、分かりやすいテキストとアプリケーションのロゴを使って明確に表示されます。
- フィールドをマッピングする際には、それまでのワークフローのステップ、自社チームによる過去のプラットフォーム利用状況、他のユーザーによる利用傾向などに基づき、使用すべきデータピルを具体的に提案します。
関連記事：エンタープライズアプリケーション統合の主なメリット
5. コスト削減につなげられる
ワークフロー自動化は、さまざまなコスト削減施策の基盤として活用できます。
たとえば、ソフトウェア関連の支出を削減したいとします。多くの企業と同様に、数百ものSaaSアプリケーションを利用しており、そのライセンスのかなりの割合が使われていない可能性があります。
こうした未使用、または十分に活用されていないライセンスを特定するワークフロー自動化を構築し、以下のプロセスを開始できます。
Workato社内で利用しているWorkbotの一つ「Firefighter」によるライセンス削除メッセージの例
- 従業員に対して、ビジネスコミュニケーションプラットフォーム内のプラットフォームBotから、対象アプリケーションのライセンスを引き続き保持したいか確認するメッセージを送信します。
- 従業員が「いいえ、他の人に使ってもらって構いません」を選択すると、プラットフォームBotがそのライセンスを解除します。
- 従業員が「はい、引き続き利用したい」を選択すると、上司にビジネスコミュニケーションプラットフォーム上でメッセージが送られます。そこでは申請内容が通知され、承認するか却下するかを選択できます。承認すれば従業員はライセンスを継続利用でき、却下された場合はライセンスが解除されます。
ソフトウェアへの支出を最小限に抑えたいですか？
カスタマイズ可能なパッケージソリューションとして提供される「Software License Optimization Accelerator」を活用すれば、上記のような自動化を簡単に導入できます。
6. 顧客と見込み顧客の体験を向上できる
ワークフロー自動化のメリットを得られるのは、従業員だけではありません。
見込み顧客に対して、適切な準備を整えた営業担当者が迅速にフォローアップできるようになります。
また、顧客に対してもタイムリーかつプロアクティブなサポートを提供できるため、質問や懸念事項をすばやく解決できるだけでなく、自社プラットフォームをさらに有効活用するための新たな方法も提案できます。
「従業員のエンゲージメントが高まり、その結果として、従業員の定着率、生産性、さらには収益性の向上にもつながることが調査で明らかになっています。」
7. ビジネスの最終的な成果向上につながる
ここまで紹介してきたように、ワークフロー自動化は、従業員、顧客、見込み顧客など、さまざまな重要なステークホルダーに大きな価値をもたらします。こうした取り組み自体にも十分な価値がありますが、最終的には組織に大きなリターンをもたらすことも期待できます。
従業員のエンゲージメントが高まり、その結果として、調査でも示されているとおり、従業員の定着率、生産性、さらには収益性の向上につながる可能性があります。
顧客は、より良い体験に対して最大16%多く支払う意思があり、企業へのロイヤルティも高まりやすくなります。
また、見込み顧客に対して丁寧かつ迅速にフォローアップすることで、商談化の可能性も大幅に高まります。たとえば、インバウンドリードへの対応時間が5分から10分へ延びるだけで、商談化率は400%低下するとされています。
インテリジェントなワークフロー自動化を導入してみませんか？
エンタープライズオートメーションのリーダーであるWorkatoが、どのように貴社のワークフロー自動化を支援できるのか、詳しくはお問い合わせください。