ビジネスリーダーは、経済的な逆風にさらされる中で、最近の調査データによると、ビジネスプロセスの自動化をより積極的に進めています。
その理由は明らかです。自動化は効率性の向上とコスト削減をもたらします。そして、正しく実行されれば、組織のプロセスを変革し、アジリティとイノベーションを実現する手助けとなります。
必要な自動化を検討する際、組織はRPAソフトウェアを導入するか、ワークフロー自動化ツールを導入するか（あるいは両方を導入するか）を決定しなければなりません。
本記事では、それぞれのソリューションを整理し、直接比較することでこの検討を後押しします。そのうえで、RPAをワークフロー自動化の一部として活用できる、もう一つのタイプのソリューションをご紹介します。
RPAはクラウドまたはオンプレミスで提供可能であり、ベンダーによっては、インテリジェントドキュメント処理（IDP）などの追加機能が付属することもあります。
RPAとは何か
RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、「ボット」と呼ばれるソフトウェアスクリプトを使い、ユーザーインターフェースレベルで人間の作業を模倣するソフトウェアの一種です。
このツールはクラウドまたはオンプレミスで提供可能であり、ベンダーによっては、インテリジェントドキュメント処理（IDP）などの追加機能が付属することもあります。
RPAが実際にどのように機能するのかを説明するために、一つの例を挙げてみましょう。
あるソフトウェアボットは、特定のスプレッドシートからフィールドをコピーし、Salesforceなどのサードパーティアプリケーションにログインして新しいレコードを作成し、コピーしたデータをそのレコード内の対応するフィールドに貼り付けるよう、プログラムすることができます。
さらに、そのボットが「アンアテンデッド（無人型）」である場合、あらかじめ定められた時点でこのタスクを実行します。一方「アテンデッド（有人型）」である場合は、人間による操作がボットを起動させる契機となります。
メリット
- APIを提供していないレガシーシステムを含め、幅広いシステムにわたって動作させることができます。
- 多岐にわたるタスクを自動化できるため、さまざまな用途で活用することができます。
- アプリケーションのUIが頻繁に変更されないという前提であれば、効果的に機能します。
デメリット
- ボットは比較的脆弱な性質を持っています。たとえば、アプリケーションのUIにわずかな変更が加わるだけで、ボットが機能しなくなる可能性があります。
- プロセスの実行方法そのものを根本的に変えるものではありません。つまり、プロセスに欠陥がある、あるいは最適化されていない場合、RPAは必ずしもそれを改善するわけではありません（実際には、そのプロセスの問題をさらに悪化させる可能性もあります）。
- 自動化するタスクが増えるほど、構築・管理すべきボットの数も増加します。これには技術リソースへの投資が必要となり、高いコストがかかる場合があります。
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ワークフロー自動化プラットフォームとは何か
ワークフロー自動化プラットフォームとは、ビジネスプロセスをエンドツーエンドで自動化できるプラットフォームの一種です。より具体的に言えば、ビジネスイベント（トリガー）をリスニングし、いずれかが発生した時点で、アプリケーション、データ、従業員にわたって適切なアクションセットを実行することができます。
以下の従業員オンボーディングの自動化の例が、この定義を明確にする助けとなるでしょう。
候補者がATS（応募者管理システム）上で「採用」とマークされると、ワークフローがトリガーされます。新入社員は、HRIS、ITSMツール、そしてID・アクセス管理プラットフォームなど、さまざまなシステムに追加されていきます。
さらに、新入社員は初日に、歓迎の意を伝え、有用なリソースを共有し、オンボーディング期間中に完了すべきタスクのリストを提供するメールを受け取ります。
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ワークフロー自動化とは、ビジネスプロセスをエンドツーエンドで自動化できるプラットフォームの一種です。
メリット
- プロセスの実行方法そのものをより良い方向へ、根本的に変えることができます。
- 従業員が迅速かつ適切な判断を下すために必要な、実用的なインサイトを提供することができます。
- 従業員が既に作業を行っているアプリケーション（自社のビジネスコミュニケーションプラットフォーム）内に留まったまま作業を続けられるようにします。
デメリット
- アプリケーションがAPIを備えていない場合、ワークフロー自動化ツールがそのアプリケーションに接続できない可能性があります。
- そのツールがローコード・ノーコードのUXを提供していない場合、大多数のビジネスユーザーはそれを使用することができません。その結果、自動化のボトルネックが急速に発生し、自動化を必要とするチームと、それを構築するチームとの間に摩擦が生じる可能性があります。
RPA対ワークフロー自動化
端的に言えば、RPAソフトウェアは、APIを提供しているかどうかにかかわらず、あらゆる数のシステムと連携することができるため、ワークフロー自動化ソリューションよりも（潜在的に）多くのツールと連携できる可能性があります。
一方で、ワークフロー自動化ツールはプロセスそのものを変革することができ、タスクベースの自動化よりも、チームやビジネスにとって大きなメリットをもたらす可能性があります。
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Workatoで両方のツールの利点を手に入れる
幸いなことに、RPAとワークフロー自動化のどちらかを選ばなければならないわけではありません。
エンタープライズ自動化のリーダーであるWorkatoを使用すれば、両方のツールの欠点に対処しながら、RPAを活用したワークフロー自動化を構築することができます。
これがどのように機能するかを示す一例をご紹介します。
- メールサービスプロバイダーが購入注文書（PO）を受信すると、ワークフローがトリガーされます。
- Workatoがその購入注文書をダウンロードし、送信者のメールアドレスを使用して、CRM内の関連する連絡先、アカウント、商談ページを特定します。
- RPAボットがサードパーティサイトから商談のSIC（Standard Industrial Classification：標準産業分類）コードを検索します。見つかると、ボットはそれを使用して商談情報を充実させます。
- 購入注文書は、ボットとOCR技術の両方によって解析され、クライアントが購入した製品・サービスが特定されます。特定されると、ボットはそれらを商談に追加します。Workatoは購入注文書自体も商談にアップロードします。
- Workatoの独自カスタマイズ可能なプラットフォームボットであるWorkbotが、ビジネスコミュニケーションプラットフォーム上のメッセージを通じて、担当の営業担当者にPOについて通知します。そのメッセージ内では、承認または却下を求めるリクエストも行われます。
- 営業担当者がPOを承認した場合、Workbotは商談のステータスを「Closed Won（成約）」に変更します。また、クライアントに対しても、注文が正常に処理されたことを知らせるメールを送信します。
