ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）技術の市場は、2030年まで安定した成長を続ける見通しです。
RPA市場成長予測グラフ（出典：Statista）
この驚くべき成長予測も、決して不思議ではありません。RPA技術は、業種を問わずあらゆる組織、部門を問わずあらゆる従業員、そしてさまざまな顧客に恩恵をもたらすからです。
さらに、レガシーなオンプレミスシステムから最新のクラウドベースアプリケーションまで、テックスタック全体で活用することができます。
RPAソフトウェアがなぜ人気を集めているのか、そして自社でどのように活用できるのかを理解していただくために、本記事ではRPAについて知っておくべきことを網羅的にご紹介します。
まずは、RPAの定義から見ていきましょう。
RPAとエンタープライズ自動化の違い
RPAとは？
RPA、すなわちロボティック・プロセス・オートメーションとは、ソフトウェアロボット（ボット）を活用して、アプリケーションやシステム上でUIレベルのタスクを完了させるタイプのソフトウェアです。これらのタスクには、データのコピー＆ペースト、データの検証、さまざまなチャネルを通じたドキュメントの共有などが含まれます。
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RPAの活用例
ボットが処理できるバックオフィス・フロントオフィス業務のすべてを網羅的にリストアップすることは難しいですが、いくつかの部門における代表的な活用例をご紹介することで、その汎用性をお伝えします。
1. 人事（HR）
事前に定義したルールに基づいて履歴書を審査し、その結果に応じてボットが各候補者に次のステップを案内します。選考を通過した候補者には一次面接の日程調整に関するメールが送られ、通過しなかった候補者には次の選考ラウンドに進めなかったことを知らせるメールが自動送信されます。
従業員がタイムシートを提出すると、ボットが提出内容を検証し、適切なマネージャーにメールを送信することで、迅速なレビューと承認を可能にします。
候補者に内定を出す準備が整うと、ボットがATS（応募者管理システム）内の関連フィールドのデータを使って内定通知書のテンプレートに情報を入力します。内定通知書の入力が完了すると、ボットが候補者にそれをメールで送信します。
従業員がタイムシートを提出すると、ボットが提出内容を検証し、適切なマネージャーにメールを送信することで、迅速なレビューと承認を可能にします。
2. セールス・マーケティング
Web上にすでに存在する情報に基づいて、ボットは営業担当者がアカウント情報（メールアドレス、電話番号、役職など）を見つける手助けをし、その情報を該当する見込み客のCRMプロフィールに追加します。
ボットは（Webサイト上の情報を通じて）競合分析を行い、一定のペースでその結果をレポートすることができます。この結果には、競合の価格変更から、メッセージングにおける微妙な変化まで、あらゆる情報が含まれます。
ボットを使ってRFPサイトや入札サイトをクロールし、事前に定義したフィルターを用いて有望な案件を特定し、適切な関係者にエスカレーションすることができます。
3. ファイナンス
ボットを活用して請求書から主要な項目を抽出し、検証した上で、ERPシステムに登録します。
複数のソースからデータを集約し、それを特定の財務レポート（例：損益計算書）に取り込み、データを検証した上で、関係者にレポートを共有するようボットに指示することができます。
ボットは基本的な照合作業を行うとともに、疑わしい取引があれば適切な関係者に警告を発することができます。
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RPAを使うべきタイミング
上記の活用例は有用ですが、RPA技術を活用できる場面はほかにも数多くあります。
最も適切な活用場面を見極めるには、以下の基準を参考にしてください。
タスクが繰り返し発生し、かつ大量の作業を要すること。チームがそのタスクを週次、日次、あるいは時間単位で実行しなければならないケースもあります。さらに、そのタスクを手作業で行うために膨大な労力（例：データ入力）を要していること。
タスクがいつでも実行できること。週末や深夜であっても実行可能であること。
タスクの実行を誤った場合に、重大な悪影響が生じること。このリスクには、財務的なもの（例：不正確な請求書の送付）と法的なもの（例：オフショアスタッフによる顧客データへのアクセス）の両方が含まれます。
そのタスクに時間を取られることで、従業員がより価値の高い業務に取り組めなくなること。エンジニアリングなどの技術系の職種の従業員にとって、この機会損失は特に大きくなります。
タスクが高度に標準化されていること。つまり、ボットにそのタスクを実行させるための学習が容易であること。
タスクの実行方法に時間の経過による変化がほとんど、あるいは一切ないこと。さらに、この一貫性はアプリケーションのユーザーインターフェースにも当てはまる必要があります。
タスクがデータの転送を伴うこと。ここでは、転送されるデータの量が比較的少ないことも前提となります。
RPAのメリットとは？
その汎用性の高さから、RPAソリューションはさまざまなメリットをもたらします。ここでは、特に注目すべき主要なメリットをいくつかご紹介します。
1. コスト削減につながる
繰り返し発生するタスクをボットに処理させることで、組織は大幅な人件費の削減を実現でき、新規採用を抑えることも可能になります。
これを最もよく表しているのが、テクノロジー分野の調査・コンサルティング企業であるGartnerが明らかにしたデータです。自動化技術によって、財務部門は年間実に25,000時間もの作業時間を削減できるとされています。
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繰り返し発生するタスクをボットに処理させることで、組織は大幅な人件費の削減を実現でき、新規採用を抑えることも可能になります。
2. コストのかかるミスを防止する
手作業が中心となる業務は、不快であるだけでなく、従業員がミスを犯しやすい環境をつくり出します。そしてそのミスによって生じる影響はさまざまですが、多くの場合、重大なリスクをはらんでいます。
例えば、候補者への内定通知書の作成を考えてみましょう。従業員が手作業でフィールドを入力する場合、給与額や役職名を誤って入力してしまう可能性があります。そしてそうなれば、組織は採用プロセスの長期化を招き、競合企業に候補者を奪われるリスクを負うことになります。
ボットはこうしたミスを防ぐことができます。人間が行うタスクを100%の精度で再現できるためです。
3. 生産性を向上させる
ボットは24時間365日稼働できるため、コピー＆ペースト、計算処理、データ共有など、どのような作業であっても、一定期間内に人間の従業員よりも多くのタスクを完了させることができます。
4. 顧客体験を向上させる
カスタマーサポート担当者は、手作業で時間のかかる業務に追われることで、本来最も重要な「顧客をサポートすること」に集中できなくなっている場合があります。
RPAボットに単調で退屈な日々の業務を任せることで、サポート担当者はより迅速に、より丁寧に、そしてより主体的に顧客対応にあたれるようになり、結果として顧客が自社の製品やサービスからより高い価値を実感できるようになります。
5. 従業員の定着率を高める
2021年には、およそ4人に1人の従業員が自発的に離職したとされています。その理由は多岐にわたりますが、McKinseyの調査によれば、従業員が「自分の価値を認められていない」と感じることが主な要因の一つであることが分かっています。
RPAボットが従業員により思考力を要する重要な業務に集中できる環境を整えることは、暗にではあっても、従業員自身の時間・専門性・経験が高く評価されていることを伝えるメッセージとなります。
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エンタープライズ自動化がRPAを補完する仕組み
これらのメリットがあるとはいえ、RPA技術だけでは組織の自動化ニーズを完全に満たすことはできません。
業務ワークフローの大部分は、複数のチーム、アプリケーション、データをまたいで実行されています。この単純なタスクとの違いを踏まえると、ワークフローの自動化に使用するプラットフォームには、別の要件が求められます。それには次のようなものが含まれます。
- あらゆる自動化の基盤となる、アプリケーションおよびデータベース間のAPI連携
- 従業員がビジネスコミュニケーションプラットフォーム（例：Slack）から、自社アプリ内のアクションやデータにアクセスできるカスタマイズ可能なチャットボット
- 特定のビジネスイベントを「リスニング」し、そのイベントが発生した際に適切なアクションを自動的にトリガーする機能
- ITチームがあらゆる統合と自動化を監視できる、一元化されたガバナンス体制
エンタープライズ自動化プラットフォームは、これらの要件を満たすだけでなく、RPA技術が持つ独自のメリットも活用します。
ここで、Workatoのようなエンタープライズ自動化プラットフォームと、UiPathのようなRPAツールを組み合わせて、発注書（購買注文書）処理を自動化する方法をご紹介します。
- Gmailなどのメールサービスに署名済みの発注書が届くと、Workatoがワークフローをトリガーします。
- Workatoは署名済みの発注書をダウンロードし、送信者のメールアドレスを使って、Salesforceなどのシステムにおける送信者の関連ページを特定します。
- RPAボットが、そのアカウントの標準産業分類（SIC）コードを検索・取得し、それを使ってSalesforceアカウントの情報を充実させます。
- RPAとOCR技術が連携して発注書を解析し、ボットが該当する商品やサービスを商談（オポチュニティ）に追加します。同時に、WorkatoがそのPOをSalesforceの商談にアップロードします。
- Workatoのカスタマイズ可能なチャットボット「Workbot」が、Slackなどのビジネスコミュニケーションプラットフォームを通じて、担当セールスにPOを通知します。この通知メッセージ内で、担当者はPOを承認するか却下するかを選択できます。
- 担当者がPOを承認すると、チャットボットがSalesforceの商談を「成約（クローズドウォン）」に変更し、POが正常に処理されたことを知らせる確認メールを顧客に送信します。
Workatoでビジネスプロセスをエンドツーエンドで自動化する
エンタープライズ自動化のリーダーであるWorkatoは、以下をはじめとする数多くの機能を提供しています。
- アプリケーションの連携とワークフローの自動化を実現するローコードのUX
- そのまま使用することも、カスタマイズすることも可能な、数万件の自動化テンプレート（「レシピ」）と数百件の構築済みコネクタ
- 従業員がビジネスコミュニケーションプラットフォームから離れることなく、自社アプリ内のアクションやリアルタイムデータにアクセスできるカスタマイズ可能なチャットボット「Workbot」
- ユーザーによるインテリジェントな自動化構築を支援する、機械学習ベースのソリューション「Recipe IQ」
Workatoについてさらに詳しく知りたい方は、自動化の専門家にお問い合わせください。
