ワークフローを効率化する方法は数多くありますが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）はその中でも最も誤解されている技術かもしれません。
Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence（IRPAAI）によると、RPAとは、反復的なビジネスプロセスを自動化することを目的としたテクノロジーの応用分野です。
RPAツールを使うことで、企業はソフトウェア「ロボット」を設定し、アプリケーションを認識・解釈しながらトランザクション処理、データ操作、レスポンスのトリガー、他のデジタルシステムとの連携などを行わせることができます。
では、RPAはインテリジェント・オートメーション全体の中でどのような位置づけにあるのでしょうか。また、シームレスで自動化されたワークフローを実現するために、RPAをどのように活用すればよいのでしょうか。
RPAはなぜ有用なのか
バックエンドでシステムと連携する他の自動化手法とは異なり、RPAはユーザーインターフェース（UI）レベルでシステムと連携します。
RPAは、ボタンをクリックしたり、ドロップダウンメニューからオプションを選択したり、データを入力したりといった、人間がそのアプリケーションやデータベースを操作する際の動作を模倣します。
この仕組みによって、RPAは問い合わせ対応、計算処理、レコードやトランザクションの管理など、これまで人手が必要だった反復業務を自動化することができます。
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RPAの活用例：表面自動化とドキュメント処理
RPAは、レガシーなオンプレミスシステムと連携する必要があるユーザーにとって、価値のあるツールとなり得ます。例えば、多くの古いメインフレームシステムは、APIを通じて容易にアクセスすることができません。
こうしたシステム内のデータを追加・操作する処理を自動化したい場合、表面自動化を通じてしか実現できないことがあります。RPAは、そうしたシステムに保存されたデータへのアクセスと操作を実現する、実用的な解決策を提供します。
また、ドキュメント処理にRPAを活用する企業もあります。例えば、RPAツールはPDFファイルを開いて内容を解析し、あるファイルから別の場所へ移動させることができます。しかし、この用途にはRPA特有の明確な弱点があります。
最も分かりやすい問題は、RPAがシステムを表面的なレベルで操作するため、RPAで構築されたプロセスは非常に「壊れやすい」という点です。例えば、ドキュメントのフォーマットが変更されると、それに合わせてRPAプロセスも変更しなければなりません。これは、ワークフローを効率化しようとする際に、大きな課題となり得ます。
壊れやすいワークフローへの対処：RPAのメリットとデメリット
RPAに関するより一般的な課題は、パフォーマンスがアプリケーションのUXに左右されるため、プロセスの処理速度がそのアプリケーションの速度に制限されてしまうという点です。
結局のところ、表面自動化やドキュメント処理は、今日の企業が抱える自動化ニーズ全体のごく一部に過ぎません。RPAツールは総所有コスト（TCO）が高くなりがちである一方で、有用なのはごく一部のワークフローに限られます。
関連記事：RPAのメリット、そしてなぜ依然としてエンタープライズ自動化プラットフォームが必要なのか
RPAツールとの連携方法、そしてワークフローにおけるAIと機械学習の活用
もし本当にワークフローの中で表面自動化を利用する必要がある場合、例えばメインフレームシステムへのデータ入力を自動化したい場合、Workatoはシンプルながら強力なソリューションを提供します。
表面自動化のメリットと、認知的自動化やAIを組み込む機能を含むWorkatoの幅広い機能を、同時に享受することができます。
Workatoを選ぶ理由
| ドキュメント管理ソフトウェア | 表面自動化のみ | Workato | |
| 幅広さと深さ | ❌ニッチ 固定された用途のみ | ❌限定的 UIを通じて公開される標準的なアクション一覧のみ | ✅幅広い 1,000以上のアプリコネクタ。UIに加えAPIやDBも活用 |
| 総所有コスト（TCO） | ❌高TCO 小規模な用途に限定 | ❌高TCO メンテナンスコストが高い | ✅低TCO メンテナンスコストが低い |
| 柔軟性 | ❌制限あり 柔軟性・カスタマイズ性が限定的 | ❌限定的 小さな変更でも大幅な修正が必要 | ✅高い ステップの追加・削除が容易 |
| 速度 | ❌限定的 アプリケーションの速度に制限される | ❌限定的 UIの速度に制限される | ✅高速でスケーラブル APIベースのスケーラビリティ |
ドキュメント処理においても、表面自動化だけが選択肢ではありません。Workatoはより俊敏でスケーラブルであるため、ビジネスニーズの変化に合わせて進化することができます。まず何よりも、ワークフローそのものが壊れにくくなります。
関連記事：RPAとAPI連携、どちらを選ぶべきか
グローバル食品・栄養食品企業がWorkatoのAPI主導型自動化とRPAで受注処理と出荷を効率化した事例
100カ国以上の食品メーカー、製薬会社、化粧品ブランドに650種類以上の副産物を出荷しているグローバルな食品・栄養食品企業は、受注処理と出荷プロセスの効率化を目指していました。
すべての注文には、出荷時に同梱しなければならない複数の書類が存在します。これには請求書や出荷ラベルなどの書類が含まれます。もし一つでも書類が欠けていたり、間違っていたりすると、その箱は出荷することができません。
さらに、書類データは同社のメインフレームシステムに入力する必要がありますが、このシステムはAPI経由でアクセスすることができません。自動化を行わなければ、時間的制約が厳しく、労働集約的なプロセスとなってしまいます。
表面自動化のみを備えた、用途を限定したRPAツールを購入するのではなく、同社はAPI主導型自動化とRPAを組み合わせたWorkatoのアプローチを採用することを選びました。
書類が同社のエンタープライズ・クラウドストレージアプリ（OneDrive、Box、Dropboxなど）にアップロードされると、Workatoがそれを取得し、まずそれぞれの書類が請求書なのか、出荷ラベルなのか、それとも別の種類の書類なのかを判別します。
続いてWorkatoは、その注文に対応する正しい請求書を、他の書類と関連付けます。書類が正しくまとめられると、Workatoはそのまとまりをプリンターに送信し、対応する箱と一緒に出荷できるようにします。
この一連のプロセスを通じて、従業員は特定の書類のステータスを追跡することができます。書類データは依然としてメインフレームシステムへの入力が必要ですが、これはWorkatoが表面自動化によって行っています。
このケースでは、このワークフローによって同社は1日あたり約4時間の労働時間を節約し、月間約30,000ページの書類を処理しています。
同社は効率化された出荷ワークフローを設計できるだけでなく、Workatoプラットフォームを活用して、あらゆるビジネスプロセスに対応する幅広い自動化を構築することもできます。
もう一つのメリットは、同社がドキュメント解析やストレージに使用するベスト・オブ・ブリードのアプリケーションを自由に選択でき、ビジネスニーズの変化に応じてそれらのアプリケーションを変更できるという点です。例えば、クラウドストレージアプリを変更する際にも、開発者の助けを借りてワークフローを調整する必要はありません。
結局のところ、今日の企業が必要としているのは、表面自動化だけではありません。企業は、ビジネスとともに成長し、TCOの低い、あらゆる場面で活用できる俊敏な自動化を必要としています。WorkatoはAPI主導型自動化とRPAを融合させることで、両方の利点を兼ね備えた柔軟なワークフローを提供します。
Workatoがどのように包括的な統合を実現するのか、さらに詳しく知りたい方は、無料eBook「The Transformative Power of Workato」をダウンロードしてください。
