多くの組織では、重要な業務プロセスを遂行するために、さまざまな機密情報を第三者と共有しています。
自社システムと第三者のシステム間で情報を移動する際に、その安全性を確保するために利用できるのが、マネージド・ファイル・トランスファー（MFT）ソフトウェアです。
本記事では、MFTソフトウェアがデータをどのように保護するのか、どのような用途に活用できるのか、そして導入するメリットとデメリットについて解説します。まずは、MFTソリューションとは何かを確認しましょう。
MFTは、システム、パートナー、顧客間で安全かつ自動化されたデータ転送を実現するため、現代のビジネスにとって不可欠な存在です。
マネージド・ファイル・トランスファー（MFT）ソリューションとは？
簡単に言えば、MFTソリューションとは、ファイルを転送し、そのファイルに対して追加の処理を実行するために設計された自動化ソリューションです。
MFTは、システム、パートナー、顧客間で安全かつ自動化されたデータ転送を実現するため、現代のビジネスにとって不可欠な存在です。転送中および保存中の機密情報を保護することでデータセキュリティを強化し、監査、レポート、ログ記録機能を通じて規制遵守も支援します。
企業がMFTを導入する主な理由には、セキュリティの強化、規制遵守、業務効率の向上、そしてファイルに対する一元的な管理と可視性の確保があります。
MFTでは、FTP（File Transfer Protocol）やSFTP（Secure File Transfer Protocol）が利用されますが、MFT自体はFTPやSFTPと同じものではありません。
MFTはプラットフォームであるのに対し、FTPとSFTPは、FTPまたはSFTPサーバーとクライアント間の通信プロトコルです。接続が確立されると、クライアントはFTPまたはSFTPを通じて、サーバーへのファイルアップロードやサーバーからのダウンロードを行えます。
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マネージド・ファイル・トランスファーソリューションの仕組み
一般的なMFTソリューションは、外部組織がFTPまたはSFTPエンドポイントを通じてファイルをアップロードできるサーバーを提供します。アップロード後は、MFTソリューション内で事前に設定したルールに基づいて、次の処理が決定されます。たとえば、ファイルを社内ネットワーク内の特定のアプリケーションへ移動するといった処理です。
MFTソリューションが提供するワークフロー機能は、ベンダーによって異なります。ファイルがMFTサーバーへ追加された際にメール通知を送信したり、CSVをXMLへ変換するなどファイル形式を変換したり、特定のAPIを呼び出してファイルを処理したりできる場合があります。
MFTを利用しない場合のリスク
MFTソリューションを利用せずにファイル転送を運用すると、組織はさまざまなリスクにさらされる可能性があります。
- データ侵害： 一般的なファイル共有方法では、MFTが提供する堅牢な暗号化やアクセス制御が不足している場合があり、不正なデータアクセスのリスクが高まります。
- コンプライアンス違反による罰則： 多くの業界では、厳格なデータ管理が求められます。MFTを利用していない場合、GDPR、HIPAA、PCI DSSなどの基準への対応が難しくなり、高額な罰則につながる可能性があります。
- 業務効率の低下： 手動でのファイル転送は時間がかかり、ミスも発生しやすく、継続的な監視も必要となるため、組織にとって非効率です。
MFTソリューションは、金融取引や従業員記録など、多数のデータが一覧形式で含まれるファイルを扱う場合に特に適しています。
マネージド・ファイル・トランスファーの活用例
MFTソリューションは、金融取引や従業員記録など、多数のデータが一覧形式で含まれるファイルを扱う場合に特に適しています。
ここでは、MFTソリューションの具体的な活用方法をいくつか紹介します。
口座照合を行う
財務部門による口座照合を支援するために、以下のようなプロセスを構築できます。
- 毎月末に、銀行がその月のすべての取引情報を含むダウンロードファイルをMFTサーバーへ送信する。
- MFTサーバーがそのファイルを会計システムのサーバー（Sage Intacctなど）へアップロードする。
- 会計システムがファイル内の銀行取引記録を読み込み、照合処理を実行する。
従業員の医療保険プランを保険会社と共有する
新入社員が福利厚生へ加入する場合でも、在籍期間の長い従業員が加入プランを変更する場合でも、保険会社には常に最新の情報を共有する必要があります。
そのために、MFTソリューションを利用して以下の処理を実行できます。
- 毎日、全従業員と加入している医療保険プランの一覧を含むファイルをHRIS（Workdayなど）から抽出し、MFTサーバーへアップロードする。
- 福利厚生プロバイダー（Blue Cross Blue Shieldなど）がサーバーからファイルを取得して処理し、各従業員に対応する保険金請求情報をサーバーへ返す。
- 人事システムがその一覧をサーバーから取得し、アップロードする。
MFTを利用するメリットとデメリット
MFTソリューションをどのような場合に利用すべきかを理解するために、主なメリットと、利用を避ける理由について整理します。
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MFTのメリット
1. 厳格なアクセス制御
MFTソリューションでは、第三者ごとにMFTサーバーへのアクセスレベルを定義できます。これにより、ファイル内のデータを安全に保護しやすくなります。
2. コンプライアンスへの対応
MFTソリューションは厳格なアクセス制御を提供し、HTTPSやSFTPなどのセキュリティプロトコルを利用するため、HIPAA、PCI、GDPRをはじめとする厳格なデータ保護・プライバシー要件への準拠を支援します。
3. 一元管理
従業員は、ファイル転送の設定に必要なすべての手順をMFTソリューション内で実行できます。また、プラットフォーム上でアクティビティの監視や問題のトラブルシューティングに必要な情報を確認できます。
MFTのデメリット
1. 技術的な専門知識が必要
MFTソリューションを利用するには、通常、一定の技術的な専門知識が必要です。そのため、利用できる従業員が一部に限られ、組織全体でファイル転送を大規模に実装・保守することが難しくなる場合があります。
2. ワークフロー機能が限定的
MFTソリューションでは一定範囲の自動化を実現できますが、エンドツーエンドのワークフロー自動化機能は提供されません。そのため、自動化がもたらすメリットを十分に引き出せない場合があります。
3. インテグレーション機能の範囲が限定的
ファイルは、システム間を接続する手段の一つにすぎません。データベースやAPIの普及により、組織はより現代的なインテグレーション手法を採用できるようになっており、多くの場合、こうした方法の方が要件に適しています。
企業によるクラウド環境への依存が高まるなか、MFTソリューションもクラウドインテグレーションに対応するよう進化しています。
MFTとクラウドインテグレーション
企業によるクラウド環境への依存が高まるなか、MFTソリューションもクラウドインテグレーションに対応するよう進化しています。現在の多くのMFTソリューションは、AWS、Google Cloud、Microsoft Azureなどのクラウドストレージプラットフォームとの互換性を備えており、プラットフォームを横断した安全なファイル共有を可能にします。
MFTソリューション導入時のベストプラクティス
MFTソリューションのメリットを最大限に活用するために、組織は以下のベストプラクティスを検討する必要があります。
1. 明確な目標と要件を定義する
セキュリティ、自動化、コンプライアンスなど、解決したいファイル転送上の課題を明確にします。
2. 機能を評価する
暗号化、安全なファイル転送プロトコル、インテグレーション機能など、組織固有のニーズに合った機能を備えるソリューションを選択します。
3. スケーラビリティを考慮する
ファイル転送量の増加に対応できるMFTソリューションであることを確認します。
4. セキュリティと規制遵守を優先する
MFTの主な目的は、ファイル転送のセキュリティを強化し、規制遵守を実現することです。強力な暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティアップデートを備えたMFTソリューションを選択してください。
また、すべてのMFTソリューションが業界固有の規制へ対応しているとは限らないため、自社のビジネスに関連する特定のコンプライアンス基準をサポートしていることも確認する必要があります。多くのMFTソリューションは、業界固有の規制ではなく、GDPRのような一般的なデータプライバシー基準を中心に対応しています。
5. 既存システムやその他のシステムと連携する
MFTソリューションがERP、CRM、基幹システム、クラウドストレージと連携できることを確認し、データフローを効率化して業務効率を高めます。
定期的なファイル転送をスケジュールすることで、手作業の負担を軽減し、一貫性を向上できます。
6. 定型的なファイル転送を自動化する
定期的なファイル転送をスケジュールすることで、手作業の負担を軽減し、一貫性を向上できます。これは、給与データなど、高頻度でデータ交換を行う場合に特に有効です。
Workatoですべてのインテグレーションニーズに対応
今日のデータドリブンなビジネス環境では、ファイルを安全に転送し、コンプライアンスを維持するために、マネージド・ファイル・トランスファーソリューションが不可欠です。
MFTソリューションを導入し、ベストプラクティスに従うことで、組織はリスクを軽減し、プロセスを効率化し、すべてのファイル転送におけるセキュリティを強化できます。さらに、Workatoのようなプラットフォームと組み合わせることで、自動化されたワークフローを構築し、こうしたメリットを一層高められます。
ローコード／ノーコードUXを備えた先進的なインテグレーションプラットフォームであるWorkatoなら、ファイル、データベースコネクター、APIなど、さまざまな方法でアプリケーションを接続できます。MFTとWorkatoのインテグレーション機能を組み合わせることで、組織はシステム全体を横断したエンドツーエンドの自動化と接続性を実現できます。
Workatoですべてのインテグレーションニーズに対応
エンタープライズオートメーションのリーダーであるWorkatoなら、ファイル、データベースコネクター、APIなど、さまざまな方法でアプリケーションを接続できます。また、ローコード／ノーコードUXにより、インテグレーションと自動化を大規模に展開できます。
