従業員が高いパフォーマンスを発揮するには、最適なアプリケーションや機器を利用できる環境が欠かせません。
たとえば、エンジニアが集中するためにノイズキャンセリングヘッドホンを必要とする場合もあれば、営業担当者が日々の業務を効率的に進めるために2台のモニターを必要とする場合もあります。
従業員がどのようなアプリケーションや機器を必要としていても、組織の調達プロセスを自動化することで、あらゆる申請に迅速かつ確実に対応し、手続きも簡素化できます。
本記事では、こうした財務自動化をどのように実装できるのか、いくつかの活用例を通じて解説します。まずは、調達自動化とは何かを確認しましょう。
調達自動化とは？
調達自動化とは、発注書の作成・承認から請求書処理まで、調達プロセスのさまざまな業務を自動化によって効率化することです。
調達関連のプロセスを自動化するには、アプリケーション上の業務イベント、いわゆるトリガーを検知し、それを起点としてリアルタイムに業務上の処理、つまりアクションを実行できるプラットフォームが必要です。
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調達自動化の活用例
以下の例を見ると、調達自動化の仕組みをより具体的に理解できます。
1. 購買申請ワークフローを迅速化する
従業員が何かを必要とした際には、Slackなどのビジネスコミュニケーションプラットフォーム内で動作するチャットBotから申請できます。
適切な承認者には、その申請内容が同じビジネスコミュニケーションプラットフォーム上で届き、ボタンをクリックするだけで承認または却下できます。
具体的には、以下のように動作します。
- 従業員がビジネスコミュニケーションプラットフォーム内のチャットBotへアクセスし、必要な機器を選択します。必要な項目を追加し終えたら「承認をリクエスト」を選択し、それをトリガーとしてワークフローが開始されます。
- チャットBotが調達ツール上に申請を作成し、承認者へ申請内容を含むメッセージを送信します。承認者は、そのメッセージ上で承認または却下できます。
- 承認者が「承認」を選択すると、申請は次のステップへ進み、処理されます。
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2. すべての請求書を可視化する
買掛金管理を担当する従業員は、購買申請を管理するプラットフォームよりも、ERPシステム上で多くの時間を過ごしているケースが一般的です。
そのため、購買管理ツールに請求書が届いた際には、ERPシステムにもリアルタイムで追加されるようにすることで、担当者がすぐに確認し、期限どおりに支払いを進められるようにする必要があります。
たとえば、ERPとしてNetSuite、調達ツールとしてCoupaを使用している場合、以下のような調達自動化を構築できます。
- Coupaに請求書が届くと、ワークフローが開始されます。
- Coupa内で対応するNetSuite IDが見つかった場合は、NetSuite上のベンダー請求書が更新されます。一方、対応するIDが見つからない場合は、NetSuite上に新しいベンダー請求書が即座に作成されます。
なお、このワークフローが一定回数再試行しても正常に実行されない場合には、ワークフローを管理するプラットフォームから、適切な担当者へメールで通知することもできます。
この自動化について詳しくは、こちらのページをご覧ください。
3. 各購買プロセスを確実に完了させる
財務部門が請求書の支払いを完了した後も、調達ツール上で対応する発注書を速やかにクローズする必要があります。そうしないと、レポーティングが遅れたり、アプリケーション間で情報に不整合が生じたりする可能性があります。
請求書の支払い後も発注書が開いたままになることを防ぐために、以下のような調達自動化を実装できます。
注： 前の例と同様に、ここでは調達ツールとしてCoupa、ERPとしてNetSuiteを使用しています。同様のツールでも同じ自動化を実装できます。
- NetSuite上でベンダーへの支払いが完了済みとマークされると、ワークフローが開始されます。
- Coupa上の対応する発注書が特定され、自動的にクローズされます。
前の自動化と同様に、このワークフローが一定回数正常に実行されなかった場合には、利用しているプラットフォームから関係者へメール通知を送ることができます。
この自動化について詳しくはこちらをご覧ください。
調達を自動化するメリット
では、なぜ組織は調達プロセスを自動化すべきなのでしょうか。ここでは、チーム全体が納得しやすい5つの主な理由を紹介します。
1. 従業員体験を向上できる
調達プロセスのどの段階においても、自動化によって従業員の時間を節約し、より思考力を必要とする業務へ集中できるようにできます。
たとえば購買申請を行う際、申請者は調達ツールへログインして申請したり、その処理状況を確認したりする必要がありません。
ビジネスコミュニケーションプラットフォーム上から、わずか数クリックでこれらの操作を完了できます。
従業員が煩雑な作業を避けられるようにすることで、より満足度やエンゲージメントにつながる業務へ集中しやすくなります。その結果、現在の役割でより長く働き続けたいと感じてもらえる可能性も高まります。
実際、35%のビジネスパーソンは、現在の仕事に意義を感じられなくなると、社内外で新しいポジションを探し始めるというデータもあります。
2. 調達プロセスを効率的にスケールできる
組織が成長するにつれて、調達申請の件数や取引するベンダー数も増えていきます。
調達自動化を活用すれば、財務チームはこうした成長にもスムーズに対応できます。従業員からの申請やベンダーからの請求書を探すために、複数のアプリケーションを行き来する必要を大幅に減らせるからです。
代わりに、ビジネスコミュニケーションプラットフォームやERPシステムなど、普段利用しているアプリケーション上ですべてを確認できます。
関連記事：Procure-to-Pay自動化が組織にとって重要な理由
3. コストにつながるミスを防止できる
調達プロセスを手作業で進めると、さまざまな重大な問題が発生する可能性があります。たとえば誤った発注、承認プロセス内での申請の滞留、請求書の支払い遅延などです。
調達自動化は、ヒューマンエラーが発生しやすい作業を効率化し、従業員の可視性を高めることで、こうした問題をはじめとするさまざまなリスクを軽減します。
4. ベンダーとの関係を改善できる
取引先のベンダーは、従業員の業務や組織全体の成功を支える重要な存在です。主要なベンダーとの良好な関係を長期的に維持するには、期限どおりに、かつ正しい金額を継続的に支払うことが重要です。
先ほど紹介した例のように、調達自動化を活用すれば、請求書が届いた時点で財務担当者が普段利用しているプラットフォーム上に即座に登録できるため、期限どおりの支払いにつなげやすくなります。
さらに、この自動化を発展させ、請求書が届いた際に、財務チームのメンバーが参加するビジネスコミュニケーションプラットフォーム内の特定チャンネルへチャットBotで通知し、メッセージ内に請求書へのリンクを含めることもできます。
5. 組織の競争優位につながる
多くのメリットがあるにもかかわらず、調達プロセスの効率化は依然として十分に進んでいません。Gartnerの調査によると、最高調達責任者（CPO）の半数以上が、自動化テクノロジーを十分に活用できていないと回答しています。
そのため、自社が調達ワークフローを効果的に自動化できれば、従業員やベンダーに提供できる体験の面で、競合他社に対する優位性を獲得できます。
関連記事：買掛金プロセスを自動化すべき3つの理由
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