リモートワークを行う従業員が増える中、さまざまな課題が生じていることは間違いありません。
新入社員は業務に慣れるのに苦労することがあり、チームメンバーは信頼関係を築くことが難しくなり、そして従業員は一般的に同僚に質問することへの抵抗感を覚えることがあります。
こうした課題やその他多くの問題に対処するために、HR（人事）チャットボットの活用が有効です。HRチャットボットはよくある質問に答えるだけでなく、ルーティン業務を自動化することで、HRチームが戦略的な計画立案といった重要なタスクにより多くの時間を充てられるようにします。
実際、HRチャットボットは従業員管理において不可欠な要素となっており、研究によると従業員の62%がHR関連のニーズにチャットボットを使用することを好むとされています。
HRチャットボットの役立つ7つの事例をご紹介しますが、その前に、HRチャットボットとは何か、そして活用することで従業員エンゲージメントをどのように向上させられるかを整理しておきましょう。
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HRチャットボットとは何か？
HRチャットボットとは、HR関連のワークフロー自動化の一部として使用できるチャットボットの一種です。より具体的には、従業員がビジネスコミュニケーションプラットフォーム（例：Slack）内の会話型インターフェースを通じて、アプリケーションの情報やアクションにアクセスできるようにするものです。
HRチャットボットとITチャットボットを混同しやすいことがあります。特に両者とも業務を効率化し、従業員が使い慣れたビジネスコミュニケーションプラットフォームを離れることなくデータにアクセスしてさまざまなアプリケーションを操作できるようにしてくれますが、それぞれ目的が異なります。
ITチャットボットはアプリへのアクセスリクエストやオフィス訪問のスケジュール調整など、IT関連のさまざまなタスクを処理できます。
一方、HRチャットボットはよりHR関連のタスクに特化しており、従業員が抱える疑問への回答、新入社員のオンボーディング支援、リファラル応募の送信簡素化などを担います。
“HRチャットボットは、企業にとって戦略的な投資といえます。”
HRチャットボットにはルールベースのチャットボットとAIチャットボットという2種類があります。ルールベースのチャットボットはあらかじめ定義されたルールとパターンで動作し、ユーザーをプロセスに沿って案内したりよくある質問に答えたりするような特定のタスク向けに設計されています。
AIベースのチャットボットとは異なり、インタラクションから学習することはありません。代わりにデシジョンツリーを使って会話の流れをたどります。
一方、AIチャットボットは機械学習とNLP（自然言語処理）を使用して顧客とインタラクションし、よりパーソナライズされたレスポンスを提供します。NLPを活用するHRチャットボットは多くのメリットをもたらします。
より自然にコミュニケーションして理解し、アクションを自動化し、会話型検索を活用し、ドキュメントを分析してより正確な回答を従業員に提供できます。
また、アンケートの実施やフィードバックの収集など、他のさまざまなタスクにも活用でき、HRチームの日常業務や採用プロセスを支援できます。AI搭載のHRチャットボットは採用活動のデジタル化にも貢献し、ワークフローを大幅に改善できます。
関連記事：ITチャットボットとは何か？
HRチャットボットが従業員エンゲージメントを向上させる方法
このタイプのチャットボットは一般的に、従業員に対して3つのメリットを提供します。
1. ツールを一元化する
従業員は業務のために個別のアプリにログインする必要がありません。SlackやTeams、Workplaceなど、すでに使っているメッセージングプラットフォームから任意のアプリにアクセスして使用できます。
2. 同僚同士をつなぐ
これは同じチームや他のチームのメンバーと知り合いたい新入社員だけでなく、他の人とつながりたいと思っている在籍歴の長い従業員にも当てはまります。
3. 従業員体験を最優先にする
アプリ間の行き来を不要にし、情報への手軽なアクセスを提供し、お互いを称え合いつながり合える場を作ることで、チャットボットは組織が最高水準の従業員体験を提供するのを支援します。
HRチャットボットはビジネスへの戦略的な投資であり、以下のメリットを提供することからますます多くの企業が投資するようになっています。
1. 大幅なコスト削減を実現する
HRチャットボットはHRチームに委任されていた数多くのタスクを処理できます。ルーティン業務やお問い合わせへの対応を管理してタスクを自動化することで、チャットボットは大規模なHRチームの必要性を減らします。その結果、研修・採用コスト・その他関連費用を大幅に節約できます。
2. 成長中のビジネスに最適である
チャットボットは追加コストをかけることなく、増加するワークロードや変化するHRポリシーに対応できます。
3. 業務効率を向上させる
HRチャットボットは、オンボーディングや採用活動など、通常非常に時間がかかる業務を自動化して迅速に処理できます。たとえばHR担当者が様々な履歴書をふるいにかけるのに数日かかるところを、チャットボットは数時間で対応でき、採用までの時間を大幅に短縮し全体的な効率を改善します。
“HRチャットボットは、これまで人事チームが担っていたさまざまな業務を代わりに処理することができます。”
HRチャットボットで確認すべき機能
採用においてチャットボットで「求人申請テンプレート」を活用することで、採用プロセスが効率化され応募対応がよりスムーズになります。しかしこれらのメリットを最大限に活用するためには、以下の主要な機能を検討する必要があります。
候補者のスクリーニングについては、チャットボットが初期選考を実施し、応募者の経験と資格について質問して要件を満たしているか判断できる必要があります。
フォーム入力のサポートについては、HRチャットボットが応募者の申請フォーム記入を支援し、すべての必須フィールドが入力されていることを確認できる必要があります。また入力内容をリアルタイムで検証できる機能も必要です。
面接のスケジュール調整については、スケジュールの競合を減らして時間を節約するために、採用マネージャーとの面接日程を調整できる必要があります。
応募状況の更新については、採用プロセスの次のステップと合わせて、応募状況についてリアルタイムの更新情報を応募者に提供できる必要があります。
主要なHRチャットボット
HRチャットボットのメリットと確認すべき機能を理解したところで、現在の主要なHRチャットボットをご紹介します。
1. Mya
Myaは候補者のスクリーニングと面接スケジューリングを自動化し、HR担当者の時間を節約して効率を向上させます。採用管理システムとの統合にも対応しており、タレントアクイジションをさらに支援します。
2. Bloomfire
このナレッジ共有システムは、組織が文書やプレゼンテーションなどの情報を社内で整理・共有するのを支援します。中央リポジトリとして機能し、コンテンツの分類や検索機能を備えているため、従業員が必要な情報を入手しやすくなります。
3. Xor
Xorは採用プロセスの自動化と採用までの時間短縮を支援します。初期スクリーニングの実施に加えて、求人情報の作成や候補者のソーシングも支援します。
4. Eightfold
このボットはAIと機械学習を使用して、人員計画とタレントアクイジションに関するインサイトとソリューションを提供します。従業員のスキルギャップを特定し、候補者を最も適切な職種にマッチングします。
5. HireVue
HireVueはビデオテクノロジーとAIを活用して採用プロセス全体を効率化します。このボットにより、組織は地理的な障壁をなくしてリモートで面接を実施できます。
人気のSlackインテグレーション
Slack と Greenhouse、Slack と Namely、Slack と Coupa、Slack と ServiceNow
HRチャットボットのユースケース
1. Knowledge Botで従業員が自分で情報を見つけられるようにする
同僚の間には、迅速に対応が必要なさまざまなよくある質問が共有されることがあるでしょう。こうした質問は以下のようなトピックに分類されます。
特定の従業員が同じ質問に何度も対応することを強いたり、従業員が助けが必要なたびにナレッジベースを自分で検索したりする必要をなくすために、Knowledge Botを使用できます。
Knowledge Botの仕組みは以下のとおりです。
- 従業員が問題や質問を抱えているとき、組織のメッセージングプラットフォーム内のKnowledge Botにアクセスできます。
- 従業員はカテゴリ（例：情報技術）を選択し、問題や質問に関連する内容を検索キーワードに入力するオプションがあります。
- 従業員がフィルターを適用すると、Knowledge BotはGuru・Confluence・Zendesk等、組織のナレッジベース全体のコンテンツをリアルタイムで検索し、関連するいくつかの記事を従業員に提示します。
- 従業員はいずれかの記事リンクをクリックしてそのページを閲覧できます。
関連記事：サービスデスクチャットボットが従業員にもたらすメリット
2. Welcome Botで新入社員のオンボーディングをスムーズにする
新入社員がオンボードする際、組織のメッセージングプラットフォーム内で参加すべきチャンネルを把握する際にサポートが必要になることが多いです。
リモートワークをしている場合はなおさらです。メッセージングプラットフォームは、業務に関する貴重な情報を入手し同僚とコミュニケーションするためのオールインワンの場として機能するからです。
Welcome BotはHR部門と採用マネージャーの負担を軽減するため、新入社員の初日に以下の内容を含むメッセージを送信します。
特定のチャンネルで全体チームへの自己紹介を促すこと、興味のある分野に特化したチャンネルを共有すること、あらゆる種類の社内情報を把握するのに役立つ追加のチャンネルを提示すること、そして楽しくカジュアルな会話に参加できるチャンネルを提供することが含まれます。
2日目には、Welcome Botが以下の内容のメッセージを送ることで、新入社員のオンボーディングをさらに前進させます。
会社への自己紹介を行うよう新入社員にリマインドすること、組織内の主要な連絡先を新入社員に伝えること、そして新入社員が知っておくべき特定のリソースを提示することが含まれます。
関連記事：採用と従業員エンゲージメントを向上させるHR自動化の活用事例
3. Birthday Botで思いやりのある誕生日メッセージを届ける
従業員がリモートで働いている場合、誕生日を祝う方法は本来限られてしまいます。しかしBirthday Botを使えば、誕生日を認識して特別な一日をより良いものにすることができます。
このHRチャットボットを使用することで、チームメンバーの誕生日が近づいていることを事前に知ることができ、十分な時間をかけてメッセージを考える機会が生まれます。
チームメンバーの誕生日が来ると、Birthday Botはチームからのすべてのメッセージをまとめてその従業員に直接共有します。
関連記事：ヘルプデスク自動化がより良い従業員体験の提供をどう支援するか
4. Recruiter Botで従業員がリファラルを送りやすくする
従業員が元同僚や友人を推薦できるようにすることは、従業員本人にとってのメリットにとどまりません。研究によると、リファラルで入社した従業員はより長く在籍する可能性が高く、パフォーマンスも優れていることが証明されています。
従業員のリファラル送信を促すために、Recruiter Botの力を借りることができます。
このHRチャットボットは、ATSから必要なリファラルフィールドをすべて含んだモーダルをビジネスコミュニケーションプラットフォームに表示することで、従業員がリファラルを送信できるようにします。入力・送信されると、ボットは候補者をATSに追加します。
SlackのチームもRecruiter Botを活用しており、採用活動において顕著な成果が生まれたことを共有しています。
「昨年（Recruiter Botが）導入されて以来、リファラルの100%がRecruiter Bot経由で処理されるようになりました。また、平均的なリファラルにかかる時間も50%短縮されました。」Vasu Jain氏、SlackのシニアソフトウェアエンジニアVasu Jain Senior Software Engineer at Slack
5. Standup Botでチームメンバーとつながり、取り組んでいることを把握する
チームメンバーの多くがリモートで働いているため、彼らやその業務との疎外感を感じやすくなっています。
Standup Botを使用することで、この疎外感を和らげてチームをより近づけることができます。
仕組みはこうです。ボットは毎朝チームメンバー全員に「今朝の調子はどうですか？」「今日の3つの最重要タスクは何ですか？」「障害や質問はありますか？」といった特定の質問を送ります。
回答を送信すると、Standup Botはビジネスコミュニケーションプラットフォームのチームチャンネルに回答を投稿します。これにより、チーム全員があなたの状況と取り組んでいることを把握でき、適切に反応することができます。
6. HR Botで休暇申請と承認を迅速化する
数多くの研究が、休暇が従業員にとっても組織にとっても有益であることを証明しています。
HR Botを通じて休暇申請のプロセスを簡単にすることで、従業員（そして組織）がこれらのメリットを享受できるようにすることができます。
このボットを使用することで、従業員は簡単なコマンド（例：「休暇を申請する」）で有給休暇を申請できます。HR Botはその後、希望する休暇日程と理由を入力するよう促します。
申請が送信されると、HR Botは申請された休暇がHRISに記録された従業員の有給残日数を超えていないか素早く確認します。超えていない場合、ボットは申請者のマネージャーにリクエストを共有します。
マネージャーはビジネスコミュニケーションプラットフォーム内でボタンひとつで申請を却下または承認でき、その決定はリアルタイムで申請者に通知されます（この決定はHRISにも反映されます）。
関連記事：「Osiris Bot」がPersefoniの求人ワークフローをどのように効率化したか
7. Benefits Botで従業員が経費を簡単に申請できるようにする
組織は、在宅勤務環境・ウェルネス・教育など、さまざまな種類の福利厚生に対して予算を配分しているでしょう。
Benefits Botを使用することで、従業員がこれらの福利厚生に対する経費を申請し、請求のステータスを追跡し、特定の種類の福利厚生についての支出額（および残高）を確認できるようにすることができます。
ボットのホームページで、従業員は利用可能なさまざまな福利厚生を確認できます。その後、ボタンひとつ（例：「新規請求を申請する」）をクリックして申請を進めることができます。
これによりボットが従業員に、購入したアイテムの説明・申請金額・領収書のスクリーンショットなど必要な情報を入力するよう促します。
送信されると、ボットはビジネスコミュニケーションプラットフォームの適切なチャンネルに請求を投稿し、指定された承認者が確認して承認（または却下）できます。
最後に、申請者が最終決定を通知され、承認された場合はボットが適切なシステムで請求処理を行います。
関連記事：「Standup Bot」をいかに活用して信頼関係を構築し効果的なコラボレーションを実現しているか
Workbotですべての社内チャットボットニーズを満たす
エンタープライズプラットフォームボットであるWorkbot®は、本ページで紹介したいずれのチャットボットとしても機能するようにカスタマイズでき、さらに多くのユースケースにも対応できます。さらに、Slack・Teams・Workplaceを含む様々な人気メッセージングプラットフォームでWorkbotを使用できるため、組織内での活用をほぼ確実に実現できます。