あらゆる業界の組織が、かつてないスピードで自動化に舵を切っています。
Workatoが公開した最新のWork Automation Indexによると、1年間にプラットフォーム上で構築された自動化を分析した結果、複数の業界で前年比300%超の自動化構築の成長が確認されています。
こうした動きの中で、組織はより効率的に自動化プロセスを最適化することが求められています。ここで注目すべきが、ビジネスプロセスインテグレーション（BPI）です。
組織がプロセスを自動化する方法は無数にありますが、本記事ではインパクトの大きいビジネスプロセスインテグレーション（BPI）の事例をいくつかご紹介することで、その可能性を具体的にイメージしていただきます。まずはビジネスプロセスインテグレーションの定義を整理するところから始めましょう。
組織がプロセスを自動化する方法は無数にありますが、インパクトの大きいビジネスプロセスインテグレーション（BPI）の事例をいくつかご紹介することで、その可能性をお伝えします。ただし最初に、ビジネスプロセスインテグレーションの定義を確認しておきましょう。
ビジネスプロセスを変革する準備はできていますか？
エンタープライズ自動化のリーダーであるWorkatoなら、コードを1行も書くことなく、アプリケーションとデータベースを連携させ、ワークフローを自動化できます。
ビジネスプロセスインテグレーションとは何か？
ビジネスプロセスインテグレーションとは、特定のワークフローに関わるすべての従業員・データ・アプリケーションを接続し、そのワークフローが最大限のパフォーマンスを発揮できるようにするプロセスです。
このインテグレーションはまた、ステークホルダーのためにデータがテクノロジーシステム間をシームレスに流れることも保証します。
このインテグレーションプロセスは、内部プロセスの効率とセキュリティの向上、コラボレーションの促進、そしてビジネスプロセスとビジネスゴールの整合という点で重要な役割を果たします。一般的に、その結果として生まれるのは、ビジネスプロセスをエンドツーエンドで変革する自動化です。
ビジネスプロセスインテグレーションの事例
BPIが機能する方法のひとつは、ビジネスプロセス管理ソフトウェア（BPMS）を使用してビジネスプロセスを効率化し、インテグレーション中のパフォーマンスを効果的に管理・監視することです。
BPMSとは、ビジネスプロセスの自動化、管理、監視、可視化を支援するソフトウェアとツールのことです。
ビジネスプロセスとは、シンプルな請求書処理から、受発注やサプライチェーン管理のような複雑なプロセスまで幅広く指します。組織に最適なBPMSを選ぶためには、プロセスを可視化し、自動化し、タスクを管理してリアルタイムで追跡し、非効率を特定できるものを選ぶべきです。
WorkatoのようなBPMSを活用する最終的な目標は、コスト削減と効率向上です。Workatoのキッチンをぜひ確認して、ローコード／ノーコード自動化によるインテグレーション主導の自動化環境がどのように機能するかをご覧ください。
“WorkatoのようなBPMSを活用する最終的な目標は、コスト削減と業務効率の向上です。”
目標によって、BPIは組織全体を横断する「水平統合」にも、事業部門やチームのプロセス間の「垂直統合」にもなりえます。水平統合は複雑に聞こえますが、組織が業界内でのポジションを強化したい場合には非常に一般的です。
そのため、買収後にコスト共有を目的とした成長戦略としてよく用いられます。一方、垂直統合は内部プロセスを効率化・最適化するために役立ちます。垂直統合はさらに以下の3つに分けられます。
1. 後方統合は、企業がインプットや初期段階に影響を与えるプロセスを統合したり、より多くのオーナーシップを持つようになる場合に生じます。例として、Carnegie Steelが生産効率を高めるために鉄鉱石と石炭の鉱山を自社で所有したことが挙げられます。
2. 前方統合は、企業が拡大して、プロセスのアウトプット・最終段階・流通に影響を与えるプロセスを管理するために統合が行われる場合です。例として、Appleが世界中に直営店を開いて製品を販売したことが挙げられます。
3. バランス統合は、前方統合と後方統合を組み合わせたものです。例として、Appleが自社でハードウェアとソフトウェアを設計し、直営店で製品を販売していることが挙げられます。
ビジネスプロセスインテグレーションのメリット
いくつかの主要なメリットをご紹介します。
1. 時間のかかる手作業を排除する
多くのプロセスには、データ入力のような面倒な手作業が本質的に含まれています。ビジネスプロセスインテグレーションはこうした非効率で不快な作業を効率化し、チームの時間を節約してより意義のある活動に集中できるようにします。
2. チームの意思決定を改善する
ビジネスプロセスインテグレーションにより、従業員は特定のビジネスイベントをトリガーとして、あらかじめ定義されたアクション（例：新規リードへのギフト送付）にほぼリアルタイムでアクセスできます。これにより従業員はより果断に、自信を持って、迅速に行動できるようになり、最終的により高い成果を上げられるようになります。
3. ビジネスのデジタルトランスフォーメーションを可能にする
ビジネスプロセスインテグレーションソリューションを活用することで、チームは特定のプロセスの在り方を根本から再構想できます。その結果、チームはプロセスの改善にとどまらず、より野心的なプロセスのトランスフォーメーションにも着手できます。
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4. インテグレーションの上に構築できる
インテグレーションにはさまざまなタイプがあります。データがソースシステムから抽出・変換されてデータウェアハウスに格納されるデータインテグレーションから、異なるアプリケーション間でデータを同期させるアプリケーションインテグレーションまで多岐にわたります。
それぞれが単独でも価値を持ちますが、自動化と組み合わさることでその価値はさらに増幅します。
データインテグレーションを例に挙げましょう。
BPIソリューションを使用することで、その上に自動化を構築できます。たとえば、アカウントのプロダクト利用量がデータウェアハウス内のプロダクト利用テーブルで測定され、事前に定義した閾値を下回った場合に、担当のカスタマーサクセスマネージャー（CSM）にビジネスコミュニケーションプラットフォームで通知が届くようにする自動化です。
メッセージ内でCSMはアカウントに関する追加情報を確認し、ボタンひとつで適切なアクションを取ることができます。
“従業員がより創造的で重要な業務に集中できる環境を整えることで、エンゲージメントの維持につながります。”
5. 主要なステークホルダーを満足させる
従業員がより思慮深く重要なタスクに集中できるようにすることで、エンゲージメントを維持しやすくなります。
しかしBPIの恩恵を受けるのは従業員だけではありません。クライアントも、よりパーソナライズされた迅速なカスタマーサポートや継続的に改善されるプロダクトなどを通じて、その恩恵を受けることになります。
ビジネスプロセスインテグレーション導入のヒント
いくつかの主要なベストプラクティスを押さえておきましょう。
“このような統合は、プラットフォーム上でデータを管理できるマネージドパッケージをベースに構築されているため、導入にかかる時間と手間を大幅に削減できます。”
1. 最もROIポテンシャルの高い機会を優先する
このヒントは、ビジネスプロセスインテグレーションの導入を始めたばかりで、その価値を示す必要がある場合に特に重要です。
これを念頭に置いて、BPIが生み出せるKPI（時間の節約、コスト削減など）を特定し、プロセスの自動化がそれぞれの指標に与える影響を見積もるようにしてください。
2. 最初から関連するすべてのステークホルダーを巻き込む
プロセスを再構想し（BPIを通じて自動化する）作業は、独立して行うべきではありません。最善のソリューションを見つけるには、自動化しようとしているプロセスとその現状を熟知したすべての従業員を巻き込む必要があります。
全員が参加することで、可能なすべての選択肢を検討できるだけでなく、ビジネスにとって最も合理的な選択について合意形成も図れます。
3. ビジネスプロセスインテグレーションにエラーハンドリングを組み込む
残念ながら、APIの障害やデータの欠損など、自動化からさまざまな問題が生じる可能性があります。これらの問題を早期に発見して対処するために、構築するあらゆる自動化にエラーハンドリングを組み込むことを検討すべきです。
ビジネスプロセスインテグレーションの種類
ビジネスプロセスインテグレーションを実現するために、いくつかのインテグレーションアプローチから選択できます。
1. ネイティブインテグレーション
ネイティブインテグレーションとは、アプリケーションがAPI（アプリケーションプログラミングインターフェース）を介して別のアプリケーションと直接接続する手段を提供するインテグレーションです。
このタイプのインテグレーションは、データをプラットフォーム上に保持できるマネージドパッケージ上に構築されているため、実装に時間がかからず迅速です。
メリットとしては以下が挙げられます。インテグレーションがサブスクリプションに含まれているか、低コストで提供されることが多い点、十分なサポートが受けられる可能性が高い点、そしてインテグレーション要件を満たせる場合がある点です。
デメリットとしては以下が挙げられます。企業のエンジニアリングチームに競合する優先事項があるため、インテグレーションが時間の経過とともに、または希望するペースで改善されない可能性がある点、提供されるインテグレーションの幅が必要なものに届かない可能性が高い点、そしてインテグレーションの深さ（アクセスできるエンドポイント）も要件を下回る可能性が高い点です。
2. ポイントツーポイントインテグレーション
P2Pインテグレーションとも呼ばれるポイントツーポイントインテグレーションは、エンジニアがカスタムコードを通じてアプリケーション同士を接続するインテグレーションです。これらの接続は2つのエンドポイント（データベースまたはアプリケーション）を使用して、2つのシステム間のデータ共有を可能にします。
メリットとしては以下が挙げられます。サードパーティとの協業に伴う時間とコストを回避できる点、そしてインテグレーション要件を満たせる場合がある点です。
デメリットとしては以下が挙げられます。開発者にとって構築・保守が非常に時間を要する作業になる点、適切な人員が揃っていても、必要なスケールとスピードでインテグレーションを構築・改善できない場合がある点、特定の開発者グループへの依存を強いる点（彼らが組織を去る際に、特定のインテグレーションの場所と仕組みの知識も持ち去られてしまう）、大量のデータを高速に移動させることが難しいためパフォーマンス問題が頻発する点、社内でインテグレーションを行うためエンジニアリングチームの技術的専門知識への依存度が高まる点、透明性と集中管理型のインテグレーションプラットフォームが欠如しているためモニタリングが困難で限定的になる点、そして平均的な組織が371のSaaSアプリケーションを使用しているため（Productiv 2024 SaaSトレンド調査）、そのすべてを活用するにはインテグレーションが必要であり、複数のP2Pインテグレーションの管理がリソースを圧迫しシステムアーキテクチャに複雑性をもたらす点です。
P2Pインテグレーションがビジネスニーズを満たせない理由についての詳しい解説記事もご覧ください。
3. UIインテグレーション
UIインテグレーションでは、カスタムコードスクリプト、アプリケーションインテグレーションフレームワーク（AIF）、またはRPA（ロボティックプロセスオートメーション）ソフトウェアを使用して、UIレベルでタスクを効率化します。
このインテグレーションタイプは、さまざまなタスクに対してアプリケーションのシームレスな自動化を可能にし、アプリケーション間での頻繁なコピー・ペースト作業を削減します。
メリットとしては以下が挙げられます。APIを提供していないレガシーシステムを統合できる点、自動化したいタスクと統合予定のアプリケーションのUIが頻繁に変更されない場合、インテグレーション要件を満たせる場合がある点です。
デメリットとしては以下が挙げられます。アプリのUIにわずかな変更があるだけで簡単に壊れてしまう点、RPAボットの監視・管理が時間を要し一定レベルの技術的専門知識を必要とする点、そしてRPAをスケールさせるにはより多くのボットを構築する必要があり、ガバナンスとセキュリティポリシーの適用がますます困難になる点です。
“ビジネスプロセス統合の見落とされがちなメリットの一つは、業務プロセスを同期させ、全体的な業務効率を最適化できることです。”
ビジネスプロセスインテグレーションの導入方法
ビジネスプロセスインテグレーションの見落とされがちなメリットのひとつは、ビジネスプロセスを同期させ、全体的な業務効率を最適化することです。しかし、正しく実施するために、いくつかのステップを踏む必要があります。正しい方法を3つのキーフレーズで表現できます。
1. 明確で実行可能な戦略を持つ
目標、タイムライン、成功の定義、必要なリソース、および担当責任者を明確に定義することが重要です。各部門とビジネスには固有のプロセスがあるため、どのプロセスを統合する必要があるかを特定することが不可欠です。
最後に、目標と目的がビジネスと整合していることを確認してください。覚えておくべきことは、目標は業務効率を向上させることであり、より煩雑にすることではないという点です。
最もよく使われる戦略には、自動化、アウトソーシング、プロセスの効率化、そしてCRM（顧客関係管理）またはERP（エンタープライズリソースプランニング）ソフトウェアの活用が含まれます。
2. ツールと人材に投資する
組織の人材はその生命線です。投資すべきですが、なぜ投資するのかを理解させ、プロセスのために十分に準備させることが重要です。人材への投資と同時に、シームレスなプロセスを実現するための適切なツールとソリューションへの投資を優先してください。
3. 実装・監視・改善する
プロセスの最適化は反復的なプロセスです。そのため、実装のパフォーマンスを監視・測定しなければなりません。非効率が見られる場合は、躊躇なく改善してください。このプロセスはビジネスプロセスマネジメント（BPM）とも呼ばれ、BPMSがここで重要な役割を果たします。
4. 導入時に直面しうる課題
BPIには多くのメリットがありますが、遭遇する可能性のある課題もあります。最大の課題は、戦略を策定し、どのプロセスを統合する必要があるかを特定する時間のかかるプロセスです。
特定した後には、これらのプロセスがどのようにつながり関連しているかという大きな全体像の把握という課題もあります。
この課題を乗り越えた後には、BPIに関連するデータセキュリティリスクが存在します。インテグレーションが必要なため、各企業はこのインテグレーションプロセス全体でデータが移動する際にそれを保護しなければなりません。
また、Workatoのような高度にセキュアで信頼性の高いインテグレーションおよびビジネス自動化プラットフォームを採用してください。こちらのドキュメントにWorkatoのセキュリティとコンプライアンスに関するすべての情報が記載されています。
最後の課題はスケーラビリティです。ビジネスが成長し、より多くのプロセスを統合するにつれて、効率性に対するビジネスのニーズに応じてスケールアップまたはスケールダウンできる必要があります。
良いニュースは、しっかりとした計画と適切なツールがあれば、BPIのメリットを享受できるということです。Workatoはその道のり全体でお客様に伴走する準備ができています。
“ビジネスの成長とともにプロセスの統合が進む中、効率化のニーズに応じて柔軟にスケールアップ・ダウンできる体制が求められます。”
ビジネスプロセスインテグレーションのユースケース
ビジネスプロセスインテグレーションを実現するために、いくつかのインテグレーションアプローチから選択できます。
1. 初日から新入社員に必要なアプリケーションをプロビジョニングする
新入社員が活躍できるようにし、組織に対して良い第一印象を持てるようにするために、最初から必要なアプリケーションにアクセスできる自動化を実装できます。
仕組みは以下のとおりです。
- HRIS（人事情報システム）が新入社員の通知（または新入社員に関する主要なステークホルダーへのメール）を送信すると、ワークフローがトリガーされます。
- 採用マネージャーは、ビジネスコミュニケーションプラットフォーム（例：Slack）のカスタマイズされたプラットフォームボット（例：「HR Bot」）からメッセージを受け取り、その新入社員にプロビジョニングしたいアプリケーションと関連するアクセスレベルを選択するよう求められます。
- 採用マネージャーが選択を完了すると、カスタマイズされたプラットフォームボットが、採用マネージャーのリクエストの詳細をビジネスコミュニケーションプラットフォームの特定のチャンネルでITに通知します。そのチャンネルの担当者はボタンひとつでリクエストを承認または却下できます。
関連記事：インテリジェント自動化の重要な2つの事例
2. リードを担当者にルーティングし、迅速な対応を可能にする
新しいリードが入ってきたとき、チームがいかに素早く対応できるかが、ビジネスを獲得できるか失うかの分かれ目になります。
HBRの調査が示すように、インバウンドリードに1時間以内に応答した場合、さらに1時間待った場合に比べて、リードの選定成功率は約7倍高くなります。
担当者が新しいリードをすばやく把握し、遅延なく対応できるようにするために、以下のような自動化を導入できます。
- 見込み客がG2のようなソフトウェアレビューサイトで自社または競合他社のプロフィールを訪問すると、ワークフローがトリガーされます。
- カスタマイズされたプラットフォームボット（例：「Rev Bot」）がCRMとマーケティングオートメーションプラットフォームからリードに関する情報を収集し、ZoomInfoのようなアプリを通じてリードをエンリッチして追加情報を取得します。
- プラットフォームボットがビジネスコミュニケーションプラットフォームで担当者にリードを共有します。メッセージ内で担当者はボタンひとつで複数のアクションを取ることができます。たとえば、Outreachのようなアプリでリードをナーチャリングシーケンスに追加したり、そのアカウントに向けてGoogle Adsを配信したり、Sendosoのようなアプリを通じてギフトを送ったりできます。
3. 未使用ライセンスを検出・解除してSaaS支出を最適化する
従業員が日常業務を行うために特定のSaaSアプリケーションを必要としていることは間違いありません。しかし、使わなくなったものや、そもそも必要なかったものが存在する可能性があります。
ITチームがこれらのライセンスを特定して解除できるよう、以下のような自動化を導入できます。
- アプリケーションのライセンスが未使用基準を満たすと、ワークフローがトリガーされます。
- 該当の従業員がビジネスコミュニケーションプラットフォームのカスタマイズされたプラットフォームボット（例：「Assistant Bot」）からメッセージを受け取り、ライセンスを保持し続けたいかどうかを確認されます。
- 従業員が保持を希望すると回答した場合、プラットフォームボットはそのマネージャーに通知し、マネージャーはボタンひとつでその従業員がライセンスを保持することを認めるか否かを決定します。一方、従業員が必要ないと回答した場合、プラットフォームボットはその従業員のライセンスを解除します。
関連記事：WorkatoのBTチームがSaaS支出を数十万ドル削減するために行っていること
幸いなことに、これらのアプローチのメリットを享受しながらデメリットを回避できる代替ソリューションがあります。それがエンタープライズ自動化プラットフォームです。
エンタープライズ自動化プラットフォームは、ローコード／ノーコードのUX、ビジネスコミュニケーションプラットフォームに自動化をもたらすカスタマイズ可能なプラットフォームボット、無数のアプリケーションコネクタと自動化テンプレート、エンタープライズグレードのガバナンスとセキュリティ機能など、さまざまな機能を提供します。
まとめ
ビジネスプロセスインテグレーションは、そのメリットを誇張しすぎることができないほど、組織にとって検討すべき重要な取り組みです。
率直に言えば、組織の存続はBPIにかかっています。このインテグレーションは組織がコストを削減し、コミュニケーションを最適化し、データを統合し、顧客満足度と効率を向上させるのに役立ちます。
しかし成功するためには、明確で詳細なビジネスプロセスインテグレーション計画を持ち、ベストプラクティスを守る必要があります。その方法のひとつは、コーディングなしにエンタープライズグレードのインテグレーションと自動化を構築できるiPaaSプラットフォームであるWorkatoでチームを強化することです。
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