人事・IT・財務経理などのバックオフィスの従業員、つまり見込み顧客やクライアントと直接やり取りする機会が少ない従業員は、企業の成功において非常に重要な役割を担っています。
彼らが行っている業務を狭い視点で見てみるだけでも、このことは一層明らかになります。人事チームは新入社員のオンボーディングを行い、給与処理を担当し、従業員関連の各種ポリシーを管理しています。
ITチームはデバイスやアプリケーションのプロビジョニングを行い、インシデント管理を実施し、脅威を未然に防いでいます。財務経理チームは記録管理を行い、予算を作成し、予測を提供するなど、実に多岐にわたる業務を担っています。
ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)のような自動化ツールを活用することで、これらのバックオフィスチームは、それぞれ独自のタスクをより効率的に遂行できるようになります。それにより、組織は時間の節約やヒューマンエラーの減少といった一定のメリットを実感できます。
しかし、組織がアプリケーション、従業員、データ全体を横断するエンドツーエンドのワークフローオートメーションも併せて導入することを決めれば、さらに大きなリターンを実現することができます。
その理由について、いくつかの具体例を挙げながら説明していきます。そして、もしさらに説得材料が必要であれば、エンドツーエンドのバックオフィスオートメーションを導入することで得られるメリットについても、詳しく解説していきます。
バックオフィス自動化とは
バックオフィス自動化 とは、人事・IT・財務などのバックオフィス業務に対して自動化を適用し、ワークフローを効率化する仕組みを指します。
これらの自動化は、特定のイベントをトリガーに起動し、定義された一連の処理を複数アプリケーションやチームをまたいで順次実行します。
定義上は「フロントオフィス自動化」と類似していますが、対象領域が異なります。
- フロントオフィス自動化：営業・マーケティング・顧客対応など顧客接点業務を対象
- バックオフィス自動化：人事・IT・経理・総務など内部業務を対象
バックオフィス自動化の代表的な事例
日常的に発生し、複数のチームやシステムをまたぎ、かつビジネスインパクトが大きいプロセスこそ、自動化の恩恵が最大化される領域です。
ここではその代表的な3つの事例を紹介します。
1. 新入社員オンボーディングの自動化
Gallupの調査によると、オンボーディング後に「準備ができている」と感じる社員はわずか29% に留まります。
人事チームが入社プロセスを自動化し、必要なアプリやアクセス権を適切に付与することで、この課題を解決できます。
自動化の流れ例
- HRIS（人事情報システム） が新入社員登録または通知メールを送信すると、自動化がトリガーされる。
- 新入社員のマネージャーに対して、Slack上のWorkbot が必要アプリと権限レベルの入力を促す。
- 入力内容がITチーム用のチャンネルに共有され、空きライセンスの確認・承認・却下をワンクリックで実施。
- 承認済みアプリは入社初日までに自動で利用可能となり、マネージャーにもリアルタイム通知。
これにより、初日から業務をスムーズに開始でき、従業員体験（Employee Experience） が大幅に向上します。
2. ITヘルプデスクの問い合わせ対応自動化
社員からの「PTOポリシーは？」「○○オフィスのプリンターはどれ？」などの基本的な質問が大量に寄せられると、ITサポートは逼迫します。
この問題を解決するのが、Slack×Zendesk×Workbot の連携によるセルフサービス自動化です。
自動化の流れ例
- 社員がSlackでWorkbotを開き、「Search Zendesk Article」を選択。
- モーダル（ポップアップ）に質問内容を入力し、カテゴリを選択。
- WorkbotがZendeskナレッジベースをリアルタイム検索し、該当記事を提示。
- 社員はその場で記事を閲覧・共有し、再検索も可能。
これにより、社員は自力で数秒以内に回答へたどり着け、ITチームの問い合わせ対応負荷を大幅削減できます。
3. ベンダー請求処理の自動化
企業成長に伴い、取引先（Vendor）の数は増加します。
経理チームが全ての請求書を手動で確認・承認していては、処理が追いつきません。
そこで活躍するのが、SlackとERPシステムを連携した承認ワークフロー自動化です。
自動化の流れ例
- 新しい請求書が到着すると、ワークフローが自動トリガー。
- Approval Bot がSlack上で経理チームに通知。請求書情報を表示し、「承認」「却下」「確認依頼」をボタンで選択可能。
- 「確認依頼」が選ばれると、承認者と担当者の間に自動で専用チャンネルを作成。会話が完了次第、チャンネルが自動アーカイブ。
- 承認された請求書はERP上で自動更新され、Box に会話ログがCSV形式で保存される。
※この仕組みは、インセンティブ配信プラットフォーム Tango Card 社でも採用されています。
導入経緯と成果の詳細はこちらからご覧ください。
バックオフィス自動化の主なメリット
1. 従業員体験（EX）の向上
社員が業務に必要なデータやアクションへ直接アクセスできるため、アプリ間移動（App Hopping）が不要に。
また、単純・反復的な作業を自動化することで、社員はより創造的で価値の高い業務に集中できます。
カスタマーサクセスマネージャーに必要なすべてのアプリケーションとデータへのアクセスを提供することで、彼らはより配慮の行き届いた顧客対応を行えるようになります。
2. 顧客体験（CX）の間接的向上
バックオフィス自動化は直接顧客対応を行うわけではありませんが、結果的に顧客体験を高める重要な要素になります。
たとえば、
- カスタマーサクセス担当が必要な顧客情報に即アクセス
- 注文処理の自動化により、顧客オンボーディングを迅速化
こうした効率化が、顧客満足度と継続率の向上につながります。
3. ヒューマンエラーの防止
手作業でのデータ入力や承認業務は、ミスの温床です。
誤った金額の請求書登録、オンボーディング漏れ、チケット誤配属などが発生すれば、生産性低下や信頼損失につながります。
バックオフィス自動化により、これらの人的ミスを構造的に排除できます。
4. ノーコード・ローコードで誰でも実装可能
従来、社内の自動化構築はIT部門に依存していました。
しかし今では、ノーコード／ローコードツールの普及により、現場部門（HR・IT・経理など）が自ら自動化を構築可能です。
もちろんITのガバナンスのもとで運用できるため、セキュリティとスピードの両立も実現します。
これにより、組織全体でスケーラブルな自動化文化（Automation at Scale） を育てることができます。
関連記事: LMS連携がチーム強化に果たす役割
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