新入社員は会社にとって大きな財産です。新鮮なエネルギーとともに新しい才能をチームにもたらしてくれます。
しかし実際に生産的な業務を始めるには、新入社員はまず多くのものを必要とします。ノートパソコンなどの機器、従業員ハンドブックなどの資料、そしてSalesforceやSlackといったエンタープライズアプリへのアクセス権です。
これらのリクエストは通常、ServiceNowのようなアプリを使用するITチームが対応します。
通常、リクエストを申請するにはマネージャーがIT Opsチームに連絡する必要があります。最も簡単な方法はServiceNowでリクエストを申請することです。
しかし、ITチーム以外の多くのスタッフにとって、ServiceNowは毎日使うアプリではありません。ログイン情報を探したり、忘れてしまったパスワードをリセットしなければならなかったりします。あるいは、アプリの操作に慣れるのに時間を取られ、リクエストを正しく申請するのに手間がかかることもあります。
もうひとつの問題は、アイテムごとに調達のリードタイムが異なることです。たとえば、企業のエンタープライズアプリ全体で新入社員をプロビジョニングするには1日かかる場合がありますが、新しいノートパソコンの調達には3週間かかることもあります。
必要なアイテムを期日までに確保するのに十分なタイミングでリクエストを申請することは難しく、結果として新入社員が初日から業務を開始するために必要なツールを揃えられないケースが頻繁に発生します。
WorkdayとServiceNow連携によるシームレスなユーザー作成
これらの問題を解決するために、半導体業界のトップ企業が自動化されたプロビジョニングワークフローを構築しました。最小限の手作業で、適切なリソースを適切な従業員に迅速に届けるためのものです。
WorkdayユーザーのステータスがPreHire（採用前）からHired（採用済み）に変更されると、Workatoのレシピがその従業員のServiceNowアカウントを自動的に作成します。
（Workatoではインテグレーションを「レシピ」と呼んでいます。アプリ間で業務を進めるための手順書であり、通常の言葉で記述されているからです。）
ServiceNowのユーザーアカウントは、マーケティングアソシエイトやカスタマーサービス担当者など、その従業員の役職タイプを示します。各ロールには標準的なハードウェア、リソース、権限の異なるセットが割り当てられています。
たとえば、カスタマーサービス担当者には従業員ハンドブックとヘッドセットが標準で付与される場合があります。Workatoはルックアップテーブルを使用して必要なアイテムを確認し、ウェルカムメールと適切なハンドブックを自動的に従業員に送信します。
同様に、Workatoは適切なアプリへのアクセスプロビジョニングリクエストをOktaにも自動的に作成します。たとえばカスタマーサービス担当者には、SalesforceのログインとZendeskのようなチケットシステムへのアクセスの両方が必要になるでしょう。
メールを通じたプロビジョニングリクエストの申請
この企業は、新入社員のプロビジョニングが完了したタイミングをマネージャーに通知し、プロビジョニングリクエストへの変更や調整を行えるようにすることも求めていました。
WorkatoがServiceNowとOktaにリクエストを作成すると、別のレシピがプロビジョニングオプションのチェックリストを新入社員のマネージャーにメールで送信します。
マネージャーはその従業員に対してプロビジョニングされたアイテムとアプリを確認し、追加で必要なリソースを選択できます。その後、メールに記載されたランダムパスワードを使用してフォームをセキュアに送信できます。
そこから別のWorkatoレシピが、メールの内容に基づいてServiceNowの該当リクエストを自動更新し、マネージャーの入力を反映するようにOktaのアクセスプロビジョニングも調整します。
リクエストにはメールのすべての明細項目に加え、注文の理由や必要なノートパソコンのタイプなどの変数も含まれます。
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リードタイムに合わせたアイテムの自動発注
この企業にとっての悩みの種は、アイテムによってリードタイムが異なることでした。新しいノートパソコンなどのアイテムは発注が早すぎてオフィスで何週間も場所を取ることがあり、一方でアプリのユーザー名などのリソースは入社に間に合わないことが多々ありました。
この問題を解決するために、同社はマネージャーがリクエストした各アイテムに必要なリードタイムを計算し、新入社員の入社日と比較するWorkatoレシピを作成しました。
毎晩、レシピはアイテムの発注時期が来ていないかを確認し、マネージャーにステータスメールを送信します（例：「ご担当の従業員は5日後に入社します。注文状況をお知らせします。この注文を急ぎますか？キャンセルしますか？」）。
すべてのアイテムの発注が完了すると、Workatoはマネージャーに確認メールを送信します。これにより、マネージャーはプロセスの現状を把握でき、注文状況を確認するために時間を無駄にする必要がありません。
このソリューションの両パートを合わせることで、同社に大幅な時間の節約と生産性の向上をもたらしました。具体的には、オンボーディングが16倍速くなり、新入社員の最初の週の生産性が12倍向上し、そして新入社員のオンボーディングに必要なIT・HRリソースが7分の1に減少しました。
Slackからのプロビジョニング
前述の企業はメールをこのワークフローの基盤として使用していますが、代わりにSlackを使用したバリエーションも簡単に構築できます。実際、最大規模の公共向け金融アプリのひとつが同様のワークフローを構築しました。
この企業には約8,000人の従業員がおり、確定申告シーズンなど繁忙期には一時的なスタッフを頻繁に雇用しています。
新入社員が常に入れ替わる状況のため、新入社員が必要とするアイテムを簡単にリクエストできる方法が必要でした。
新入社員の対応と既存従業員のリクエストを合わせると、同社は年間6万件のリクエストチケットを処理しています。そしてそれらすべてのチケットが手動で処理されており、リソースに大きな負担をかけていました。各チケットの対応に約30分かかっていたのです。
同社は素晴らしいアイデアを思いつきました。Slackから直接アイテムを注文できるようにしてはどうかというものです。現在、従業員はWorkatoが他のクラウドアプリでの業務をSlackから直接行えるように開発したチャットボット「Workbot」に、必要なアイテムを注文するよう依頼できます。
ドロップダウンメニュー、ボタン、またはコマンドの入力を使って、Slack上で直接リクエストを入力するだけです。するとWorkbotが自動的にServiceNowにリクエストを作成します。Slackでサービスリクエスト承認を作成する方法の詳細はこちら
さらに時間を節約できるのは、ITチームやサービスリクエストの対応を担う担当者も、Slackから業務を完結できる点です。
新しいサービスリクエストが作成されるたびに、Workbotからのリクエストを受け取り、ボタンひとつでセキュアに承認できます。6万回ServiceNowに移動してチケットを処理する必要がなくなることで全員の生産性が向上し、これらのリクエストに費やす時間が20%削減されます。
自動化がどのようにHRプロセスを革新できるかについてさらに詳しく知りたい方は、従業員オンボーディングを効率化するインテグレーションをご覧ください。