給与計算に関するミスがもたらす影響は、決して軽視できません。
たとえば、従業員への給与支給額を一度間違えただけでも、その従業員と会社との信頼関係を損なう可能性があります。また、雇用主としての企業イメージを傷つけるだけでなく、数百ドル規模のペナルティが発生することもあります。
こうした給与計算上の問題を防ぎ、従業員にとっても管理しやすい給与計算の仕組みを構築するために活用できるのが、自動化です。
本記事では、給与計算の自動化がビジネスにとって重要な理由と、具体的な活用例について解説します。まずは「給与計算の自動化」とは何かを確認しましょう。
給与計算の自動化とは？
給与計算の自動化（自動給与計算システム）とは、従業員の給与情報の登録から退職時の削除まで、給与計算プロセスのさまざまな業務を自動化によって効率化することです。
これには、業務イベント（「トリガー」とも呼ばれます）をアプリケーション上で検知し、特定の条件が満たされたときに、リアルタイムで処理（「アクション」とも呼ばれます）を実行できるエンタープライズオートメーションプラットフォームを活用します。
給与計算の自動化（自動給与計算システム）とは、従業員の給与情報の登録から退職時の削除まで、給与計算プロセスのさまざまな業務を自動化によって効率化することです。
給与計算を自動化する具体例
給与計算の自動化が実際にどのように機能するのか、具体的な例をいくつか紹介します。
1. 新入社員の給与情報をスムーズに設定する
従業員がオファーレターに署名した時点から、このプロセスを開始できます。具体的には、以下のような流れです。
- 従業員がDocuSignなどのプラットフォームを通じてオファーレターに署名すると、ワークフローが開始されます。
- WorkdayなどのHRIS（人事情報システム）が、オファーレターに記載された氏名、報酬、役職などの情報を利用して、従業員プロフィールを即座に作成します。
- 入社後、WorkbotなどのエンタープライズチャットBotがSlackなどを通じて従業員に通知し、HRISへログインして、給与振込先の口座情報など給与設定に必要な情報の入力を促します。
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「従業員の給与情報に影響する変更が発生した際も、自動化を活用することで、変更内容を本人へ速やかに知らせることができます。」
2. 給与情報に変更があった際に従業員へ通知する
従業員が長く勤務していると、昇給など、給与に影響するさまざまな変更が発生します。従業員の給与情報に影響する変更が行われた際には、自動化を活用して本人へ速やかに知らせることができます。
具体的には、HRIS上で給与情報が変更されたことをトリガーとしてHTTP Webhookを利用し、従業員へカスタマイズ可能なテキストメッセージを自動送信できます。
3. 退職者を給与支払い対象から外すプロセスを効率化する
従業員が退職した際には、普段利用しているプラットフォームから離れることなく、HRIS上のプロフィールを迅速に無効化するプロセスを進めることができます。
たとえば、従業員の退職後、Slackなどのプラットフォームから退職者のHRISプロフィールにコメントを投稿し、その従業員がすでに退職したことを関係者へ知らせることができます。
コメント内でメンションされた担当者には、その内容がリアルタイムでチャット通知されます。これにより、担当者は退職者を給与支払い対象から外すための処理へ迅速に着手できます。
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給与計算の自動化が重要な理由
ここまでの例からも、自動給与計算システムを導入することで得られるメリットはいくつか想像できるでしょう。ここでは、特に重要なメリットを紹介します。
1. ミスを削減できる
署名済みのオファーレターなど、すでに存在する情報を利用してHRIS上に従業員プロフィールを即座に作成することで、新入社員の給与設定時に発生する入力ミスなどを減らすことができます。
2. より重要な業務に集中できる
従業員が手作業によるデータ入力を減らし、HRIS上で何らかの処理を行うたびにシステムへログインする必要もなくなれば、大幅な時間削減につながります。
そこで生まれた時間を、よりビジネス上重要な業務へ振り向けることができます。その結果、給与業務を担当する従業員の満足度と生産性が向上するだけでなく、長期的には組織全体の従業員にも良い影響をもたらします。
3. 従業員の安心感につながる
給与情報に変更が加えられるたびに従業員へ通知することで、問題が発生した場合にもすばやく対応でき、予期せぬ変更に対する不安も軽減できます。
これにより、従業員は会社の給与計算プロセスに対してより高い信頼を持てるようになり、不確実性や不安の軽減にもつながります。
Workatoで給与計算ワークフローを効率化
エンタープライズオートメーションプラットフォームであるWorkatoは、給与計算に関連するアプリケーションを接続し、トリガーとアクションを組み合わせて自動化を設計することで、自動給与計算システムの構築を支援します。
さらに、Workatoではエンタープライズ向けチャットBotも提供しており、さまざまな方法でワークフロー自動化をさらに効率化できます。
Workatoが貴社の業務効率化をどのように支援できるか、詳しくはお問い合わせください。