財務チームでは、勤務時間を過ぎても業務が終わらず、残業が続いているケースも少なくありません。
しかし、その多くを占めているのは、仕訳データを総勘定元帳へ転記する、請求書を送付前に確認する、取引先への支払い対象を特定するといった、手作業で時間のかかる定型業務ではないでしょうか。
こうした日々の業務を財務自動化によって効率化すれば、長時間労働を減らすことができます。同時に、財務担当者が本来取り組みたい業務や、ビジネスにより大きな価値をもたらす業務へ時間を充てられるようになります。
本記事では、財務自動化を自社で効果的に活用するために知っておきたいポイントを詳しく解説します。
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財務自動化とは？
財務自動化は、これまでRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と関連付けて語られることが多くありました。RPAとは、特定のタスクを人に代わって自動的に実行するソフトウェアBotを指します。
しかし、エンタープライズオートメーション（EA）の普及に伴い、財務自動化の定義も進化しています。現在では、アプリケーション上の業務イベント（トリガー）を起点として、リアルタイムに処理（アクション）を実行する仕組みと捉えることができます。
実行される処理には、たとえば発注書を適切な承認者へ送る、顧客へ請求書を自動送信するといったものがあります。
この新しい考え方に基づく財務自動化は、ビジネスの成長に合わせて拡張できるだけでなく、技術部門以外の従業員も活用できます。この点については後ほど詳しく説明します。
現在の財務自動化がどのように機能するのかを具体的に理解するために、世界No.1のノーコードアプリケーション開発プラットフォームであるQuick Baseが、月次決算をどのように自動化したのかを見てみましょう。
Quick Baseでは、すでに利用していた購買から支払いまでを管理するツール（Quick Baseアプリ）とERP（NetSuite）を接続し、買掛金補助元帳を構築しました。
そのうえで、エンタープライズオートメーションプラットフォームであるWorkato上にワークフローを構築し、Quick Baseアプリに登録された請求書をNetSuiteへ自動的に追加できるようにしました。また、その請求書は買掛金として計上され、支払いが完了するまで管理されます。
このワークフローによって、経理担当者が毎月手作業で買掛金を計上する必要がなくなり、月に2営業日分もの作業時間を削減できました。
他社が財務自動化を活用して重要なプロセスを効率化している方法については、eBook「The Role of Financial Automation in High-Growth Companies」をダウンロードしてご覧ください。
財務自動化が重要な理由
財務自動化が重要である理由をいくつか見ていきましょう。
1. チームの作業時間を大幅に削減できる
先ほど紹介したQuick Baseの事例における時間削減効果は非常に大きなものですが、財務自動化のメリットはそれだけではありません。
請求書の作成、請求書のステータスに関する連絡、承認の取得など、さまざまな業務にかかる時間も削減できます。
2. より戦略的な取り組みに集中できる
財務部門の各担当者は、自動化によって生まれた時間を、たとえば以下のような業務に活用できます。
3. コストにつながるミスを防止できる
どれほど小さなミスであっても、経営層、監査担当者、取引先、顧客との間で問題につながる可能性があります。財務自動化によって、手作業でミスが発生しやすい業務を効率化することで、こうしたリスクを軽減できます。
4. 財務部門とIT部門の連携を促進できる
財務担当者は、どのシステムを連携させたいのか、またシステム間でデータをどのように流したいのかをIT部門へ共有できます。それだけでも、IT部門がインテグレーションや自動化の構築を開始するために必要な情報が揃う場合があります。
さらに、豊富な経験を持つIT部門だからこそ、新たな自動化の機会を発見したり、特定のプロセスについてより効果的な自動化方法を提案したりできる可能性があります。
関連記事：購買から支払いまで（Procure-to-Pay）を自動化すべき5つの理由
財務自動化の導入方法
財務自動化とは何か、そしてなぜ重要なのかを理解したところで、実際に自動化を構築するためのステップを見ていきましょう。
1. 自動化する具体的なプロセスを特定する
ほぼすべての財務プロセスは、自動化によって改善できる可能性があります。重要なのは「どこから始めるか」です。
判断する際には、チームが特に多くの手作業を必要としているプロセスを特定し、優先順位を付けてみましょう。
多くの企業では、買掛金管理と調達、Quote-to-Cash（見積もりから入金まで）、財務レポーティングなどから自動化を始めています。
2. 各プロセスの現状を見直し、必要に応じて改善する
自動化は、適切に設計されたプロセスを基盤として初めて価値を発揮します。Connor GroupのLead PartnerであるJason Pikoosは、次のように説明しています。
そのため、使用しているテクノロジーや関係する担当者を含め、プロセスのあらゆる側面を確認しましょう。また、見直しの際には、適切なステークホルダーにも参加してもらうことが重要です。
これにより、より多くの改善点を発見できるだけでなく、後になって変更依頼が発生することも防ぎやすくなります。
最適なプロセスについてチーム内で合意できたら、エンタープライズオートメーションプラットフォーム上でワークフロー自動化の構築を開始します。
3. 関連するすべてのアプリケーションを特定し、連携する
財務プロセスでは、財務部門の内外を問わず、複数のアプリケーションが利用されているケースが一般的です。
たとえばQuote-to-Cashでは、CRM（顧客関係管理）プラットフォーム、請求書作成アプリケーション、決済ツールに加え、プロセスの中核となるNetSuiteやWorkdayなどの財務関連システムを利用している場合があります。
まずは、必要となるすべてのアプリケーションを洗い出しましょう。
4. IT部門と連携してEAプラットフォーム上にワークフローを構築する
EAプラットフォームが検知する業務イベント（トリガー）と、それによってリアルタイムに実行される処理（アクション）を設定し、ワークフローを構築します。
財務自動化が今後の働き方に与える影響
財務自動化は、チームの日々の働き方を根本的に変えつつあります。時間の経過とともに、その変化は財務部門全体にもより大きな影響を及ぼすでしょう。ここでは、今後想定される変化を紹介します。
1. 求められる職種や人材が変化する
管理業務や手作業の自動化が進むことで、給与計算担当者や経理事務担当者の採用ニーズが減少する可能性があります。
一方で、複数のデータソースへ容易にアクセスできるようになることで、大量のデータを効果的に分析・解釈できる人材、たとえば財務アナリストやデータサイエンティストへの需要が高まる可能性があります。
2. 財務部門と他部門との連携がさらに増える
財務部門が、売上データから従業員の定着率まで幅広い情報を収集できるようになれば、他部門に対して、より戦略的なアドバイザーとしての役割を担えるようになります。
たとえば、顧客生涯価値（LTV）が高くなりやすい顧客の特徴を営業部門のリーダーへ共有できます。また、人事部門のリーダーと連携し、従業員のモチベーション向上や長期的な定着につながるよう、報酬制度を見直すこともできます。
3. 顧客の期待は今後も高まり続ける
顧客は、質の低い体験に対してそれほど寛容ではありません。PwCの調査によると、約3分の1の顧客が、たった一度の悪い体験を理由に、好きなブランドであっても利用をやめると回答しています。
企業が高度なテクノロジーの導入を進め、競争が激しくなるにつれて、顧客の期待や要求もさらに高まっていくでしょう。そのため、財務自動化だけでなく、マーケティング自動化やIT自動化なども含め、業務の自動化を推進することがこれまで以上に重要になります。
関連記事：請求書処理を自動化する方法
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