William Buckは、オーストラリアおよびニュージーランドに拠点を持つ、大手会計士・アドバイザリーファームです。1895年の創業以来、個人、コミュニティ組織、そして企業に向けて統合的な財務サービスを提供してきました。特に、急成長を続けるミドルマーケット企業へのサポートに強みを持っています。
William Buckの従業員は変化を受け入れることに積極的で、顧客の暮らしやビジネスをより良くするための新しい方法を常に模索しています。例えば、顧客対応部門では、これまで対面での一対一のやり取りが中心でしたが、近年ではこうしたコミュニケーションの多くをオンラインへと移行してきました。
顧客対応部門がこのように変化を進める中、ITなどのバックエンド・オペレーション部門も同様に、業務の進め方を見直す必要に迫られました。
課題:ITプロセスの内製化
ニューサウスウェールズ支社のシニアITマネージャーであるBan Ch’ng氏は、次のように振り返ります。「当時、多くのITプロセスは外部委託していました。私たちが最初に決めたのは、それを内製化することでした。」
8名のチームを率いるCh’ng氏の最大の課題は、テクノロジーチームの戦略を、会社全体の目標、すなわち「顧客を第一に、より速く、より効率的に動く」というゴールに合わせることでした。これは、競争が激化する市場において、William Buckの優位性を強化するためのものでした。
同時に、事業は次のような課題にも直面していました。
- サイロ化したITプロセス
- データの重複入力による、データ整合性確保の難しさ
- 1社のクライアントをオンボーディングするために発生する、あまりに多いタッチポイントによるボトルネック
事業全体の生産性と効率性を高めるためには、Ch’ng氏はこれらの障壁を取り除く必要がありました。
そこで、Workatoが登場します。
| 「最初の2年間は、事業のための技術基盤づくりに取り組みました。そして変革ロードマップの3年目を迎えた今、私の目標はその基盤をさらに強化することです。そのために、データウェアハウジングとインテグレーションという2つのアプローチに取り組んでいます。」 |
連携アプリ
成果その1:ユーザーエクスペリエンスの向上
Ch’ng氏が解決すべき最大の課題の一つは、1社のクライアントをオンボーディングするまでにかかる時間でした。
この問題には主に2つの要因がありました。過度に手作業に依存したプロセスと、データ整合性を確保することの難しさです。
Workato導入以前、クライアントデータに関わるプロセスは煩雑で、複数のアプリや電子フォームなどのタッチポイントを経由し、手作業によるデータ入力が発生していました。こうしたプロセスを最適化するため、Ch’ng氏のチームはまず、ワークフローの一部を自動化するプロセス管理プラットフォームを試しました。しかし、エンドツーエンドのソリューションとしては十分に堅牢でないことが判明し、次に自らインテグレーションを開発する方向に切り替えました。しかし、これは時間がかかり、すでに人手が足りていないITチームへの大きな負担となりました。
「自分たちでインテグレーションを作ることもできますが、市場に出すまでに時間がかかりすぎますし、そのスピードを上げるためにはさらに開発者を増やす必要があります。」
最終的に、最もシンプルな解決策は、既製のコネクタを購入すること、あるいは開発プロセスを簡素化・迅速化できる強力なエンタープライズ自動化プラットフォームを活用することでした。
強力なエンタープライズ自動化プラットフォームの条件とは?
- 豊富なコネクタ群:Workatoは、主要なエンタープライズアプリケーション向けに400以上の事前構築済みコネクタを提供しています。
- 使いやすさ:Workatoは平易な英語表現とドラッグ&ドロップの操作性を採用しており、コーディングの知識は一切必要ありません。
Ch’ng氏が評価を行う中で、Workatoは事前構築済みコネクタの豊富さと、その使いやすさにおいて際立っていました。Ch’ng氏のチームは小規模であるため、プラットフォームの直感的な操作性は非常に重要でした。これにより、トレーニングにかける時間を大幅に減らすことができたのです。また、コネクタが豊富に用意されていることで、必要なインテグレーションの構築とリリースにかかる時間も短縮されました。
| 「1つのコネクタを開発者が構築し、テストするには、おそらく3~4ヶ月はかかるでしょう。10のプラットフォームを連携させるとなると、その期間は2~3年にまで膨らんでしまいます。しかしWorkatoを使えば、1つのインテグレーションを2ヶ月未満で構築できます。これは、従来の半分の時間です。」 |
成果その2:データ整合性の確保
Workatoを活用することで、William Buckはクライアントデータをより効率的に扱えるようになりました。
Workatoは、William Buckの社内データウェアハウスと、APS、BGL、Marketo、Xero、Xplanといった、事業全体のさまざまなチームが利用する主要アプリケーションをシームレスに連携させています。これにより、データに関するプロセスが改善され、特に重複したデータ入力を排除することで、データ整合性の向上につながっています。
「データ整合性の観点から言えば、情報の入力ポイントを一つに絞ることの方が、はるかに理にかなっています。情報は一度だけ入力すればよく、それが自動的に他のプラットフォームへ複製されるのですから。」
クライアントデータの更新は一度行うだけで済み、それぞれのプラットフォームに異なる担当者が手作業でログインして更新する必要はなくなりました。更新されたデータは、他のすべての場所にも自動的に反映されます。これにより、複数回の手作業によるデータ入力から生じ得るミスが減り、各チームは、自分たちがアクセスするデータが常に最新かつ正確であると確信を持てるようになりました。
もう一つの明確なメリットは、データ処理プロセスの自動化によって節約された時間です。
Ch’ng氏の推定によれば、手作業で行う場合、1社のクライアントの記録を完全に更新するには15分かかっていました。プロセスが自動化された今では、それはほぼ即時に完了します。事務作業に時間を割く代わりに、事業部門のチームはクライアントへのより良いサービス提供に集中できるようになりました。
バックエンド側においても、データの正確性を確認するために定期的なレポートを実行する必要がなくなりました。これは時間のかかる、そして繰り返しになりますが過度に手作業に依存した業務でした。エラーへの懸念が排除されたことで、Ch’ng氏のチームは、会社の目標を支えるための、より戦略的な業務に集中できるようになっています。
Ch’ng氏の最終的な目標は、事業全体で利用されているすべてのクラウドプラットフォームを連携させることです。
| 「最終的に私たちが目指しているのは、会社を最も良い形でサポートする方法です。テクノロジーの活用、特に自動化を強化することは、会社がより速く、より効率的に、そして何より、今だけでなく将来においても、より競争力のある存在であり続けるために欠かせないことなのです。」 |
Workatoが貴社のビジネスをさらに加速させる方法について知りたい方は、お問い合わせください。