ビジネスのあり方は急速に変化しています。企業はデジタルトランスフォーメーションにコミットし、新しいテクノロジーを使って従来のプロセスとビジネス運営を刷新しています。しかしこのトランスフォーメーションは単に新しいテクノロジーを導入することではなく、組織の運営の仕方を根本から再考することです。
従来のやり方への不満から生まれた「ピープルオペレーション」は、人事という分野を革新しつつあります。
ピープルオプスは従来のHRを超えるものです。単に業務を円滑にし、福利厚生を管理し、法令遵守を確保するだけでなく、従業員が最高のパフォーマンスを発揮できるよう支援することに焦点を当てているからです。
こうした変化の中で、WorkdayやNamelyのようなベストオブブリードのHRアプリが欠かせない存在となっています。情報の管理・正確な記録の維持・組織構造への洞察を支援してくれます。
Gartnerによると、クラウドベースのHRソフトウェアはHRテクノロジー支出全体の50%以上を占めています。それぞれのアプリに独自の強みがあるため、HRチームが異なる目的で複数のアプリを使用することは一般的です。タイムシート情報をすべて保存するアプリがある一方で、有給休暇申請の送信に別のアプリを使うというケースもあります。
これらの特化したツールは便利ですが、情報サイロを生み出す原因にもなります。重要な情報が連携のないアプリに保存されていると、HRチームはその情報に簡単にアクセスできないため業務が困難になります。
アプリを切り替えなければならず、それが生産性を低下させます。あるいは別の人物や部門にアクセスを許可してもらうまで待つことになり、重要なプロセスにボトルネックを生み出します。実際、Brandon Hall Groupの調査では、45%のHR担当者が手作業の負担を軽減したいと考えていることが示されています。
インテリジェント自動化は、アプリを統合されたワークフローでつなぐことでこれらの問題を解決できます。手作業のプロセスを自動化し、統合されたHRワークフローを構築することで、HRチームは管理業務ではなく本当に重要なこと（人材の採用・育成・定着）に集中できます。
Workatoは（HRアプリのリーダーであるWorkday Venturesが出資する）インテリジェント自動化プラットフォームであり、部門やアプリをまたいだワークフローを構築できます。Workatoでは、アプリ間での業務手順を平易な英語で記述した統合機能を「レシピ」と呼んでいます。
さらに、自分でゼロから書くのではなく、コピーして微調整して再利用できる10万件以上のコミュニティレシピのリポジトリも提供しています。これから日常的なHRワークフローのお気に入りの事例をご紹介しますが、その前にHRワークフローを定義しておきましょう。
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HRワークフローとは何か？
HRワークフローとは、従業員のオンボーディングやアプリへのアクセス権のプロビジョニングなど、特定のHR目的を達成するためにHRシステムと他のアプリケーション間でデータを移動するプロセスです。
WorkatoのようなエンタープライズAI自動化プラットフォームを使用することで、人事ワークフローをエンドツーエンドで自動化できます。
昇進・役割変更・退職プロセスを効率化するHRワークフロー
1. 昇進と退職のプロビジョニング
HRチームが取り組む最も重要なタスクのひとつは、常に変化する従業員リストとその役割を把握することです。従業員はチームを移動したり、昇進したりすることがよくあります。
もちろん、新しい役割や役職には、従業員がアクセスする必要があるかもしれない新しいツールやアプリのパーミッションが伴います。従業員が新しい役割にできるだけ早く慣れるために、HRがそれらのツールをできるだけ早く提供することが重要です。
しかし、プロビジョニングはOktaのようなIAM（アイデンティティ＆アクセス管理）プログラムなど、異なるアプリで処理されることが多いです。
HRチームはそのアプリにアクセスできない場合があり、ITやセキュリティOpsチームが変更を行うまで待たなければなりません。この待ち時間がプロビジョニングプロセスにボトルネックを生み出し、生産性を低下させます。
インテリジェントな自動化されたHRワークフローはこのプロセスをシンプルにする助けになります。HRアプリ（WorkdayやNamelyなど）で従業員の役割が変更されるたびに、Workatoのレシピが起動してIAMアプリとの変更を同期します。
従業員の新しい役割が両方のアプリ間で同期されると、IAMアプリは更新された役職に応じて自動的に正しくプロビジョニングします。
退職する従業員のデプロビジョニングにも同様のHRワークフローを使用できます。HRアプリでステータスが「退職」としてマークされると、Workatoのレシピがその情報をIAMプログラムに自動的に同期し、アプリ全体でデプロビジョニングが行われます。
WorkatoのOktaコネクタでプロビジョニングを効率化する
2. WorkbotでSlackから直接従業員をプロビジョニングする
ますます多くの従業員が業務時間の大半をSlackのようなチャットアプリで過ごしており、HRスタッフも例外ではありません。Slackは優れたコミュニケーションツールですが、チャットアプリと他のアプリを常に切り替えることは生産性に大きな影響を与えます。
チャットボットはこの問題に対する強力なソリューションです。Workatoがユーザーに他のクラウドアプリでの業務をSlackから直接実行できるよう作成したWorkbotを使用することで、チャットプラットフォームを離れることなくこのプロビジョニングワークフローを実行できます。
WorkatoのIntegraion and Automationプラットフォームを基盤とするWorkbotは、Workatoのレシピ上で動作するため高度にカスタマイズ可能です。
HRアプリ（たとえばNamely）で従業員のステータスや役割が変更されると、Workatoは適切な担当者（HRスタッフや従業員の新しいマネージャーなど）にSlackメッセージを送信できます。Slackメッセージは従業員の新しい役割を通知します。
メッセージはまた、OktaやJIRAのようなアプリを使って従業員をプロビジョニングするかどうかも尋ねます。スタッフはボタンとドロップダウンメニューを使って、どのように従業員をプロビジョニングしたいかを示すことができます。
Oktaを使用している場合は、従業員を自動的にプロビジョニングできます。そしてWorkbotはVerified User Accessを備えた唯一のボットです。Verified User Accessとは、リクエストを承認する前に認証情報の確認が求められる特許技術であり、リクエストが常にセキュアに行われることを保証します。
ITや別の部門に問い合わせる必要がある場合、企業はJIRAやServiceNowのようなアプリを使ってこれらのリクエストを追跡することがよくあります。
SlackからいずれかのアプリにリクエストをSendし、WorkatoはJIRAまたはServiceNowでの活動をNamelyの従業員プロファイルにメモとして記録します。これにより両システムが自動的に最新の状態に保たれ、両アプリで従業員に何がプロビジョニングされているかを簡単に確認できます。
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従業員リクエストを承認するHRワークフロー
1. Workbot for Slackで休暇申請を承認する
従業員にとって、HRの最も重要な役割のひとつが休暇やPTO申請の対応です。一生懸命働いているとき、休暇で自分にご褒美を与えられると感じることは大切なことです。
しかし裏側では、特にHRスタッフが各申請を手動で確認・承認しなければならない場合、リクエストの管理は圧倒的な量になることがあります。
このプロセスをシンプルにするために、Workbotを使ってSlack上でこの承認ベースのHRワークフローを実行できます。たとえば、BambooHRのようなHRアプリで行われた休暇申請を承認したい場合を考えてみましょう。
従業員が休暇を申請するたびに、Workbotを通じて自動的にSlackメッセージを受け取り、そのリクエストを知ることができます。
そして、ボタンやドロップダウンメニューのようなWorkbotの機能により、申請を承認するためにSlackを離れる必要はありません。ポイントしてクリックするだけで、WorkatoはBambooHRに承認を自動的に記録します。
Slackで承認ワークフローを構築する方法をさらに詳しく見る
2. SlackまたはメールでMarketing従業員の開発・研修を管理する
研修と能力開発の管理はHRにとって骨の折れる作業です。従業員のニーズはさまざまで、利用できる研修ツールも非常に幅広いです。
任意のオンラインウェビナーや特別コースから、必須の全社研修まで、能力開発の選択肢は無限にあります。ピープルフォーカスのHRチームでも、個々の従業員が何を必要としているかを判断し、適切な研修を受けたことを確認するためのフォローアップを行うことは難しい場合があります。
WorkdayやHRアプリで研修の承認と追跡を自動化することは簡単です。上述の承認ワークフローと同様のWorkatoの承認ワークフローを使用することで、従業員がオンライン研修コースに申し込むたびにマネージャーにメール（またはSlackのようなチャットアプリ）で通知できます。
マネージャーはSlackまたはメールで研修を承認でき、従業員がコースを修了した後、それがWorkdayに記録されます。
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従業員のパフォーマンスと満足度を測定するHRワークフロー
1. Slackで満足度を確認して従業員フィードバックを収集する
HRはまた、職場における従業員の満足度を確保する責任も負っています。これは非常に重要なタスクです。満足度の高い従業員は生産的であり、期待以上の貢献をし、組織に長く留まる可能性が高いからです。
従業員のフィードバックは、幸福で生産的な職場を作るために不可欠です。HRチームに従業員体験についての現場の洞察を提供してくれます。
しかし、フィードバックの収集は困難で手間のかかる作業に感じられることがあります。提出する手段（オンラインアンケートや記入用の書式など）を作成し、適切な人々に回答を促す必要があります。
たとえば、最近入社した従業員からオンボーディングプロセスに関するフィードバックを簡単に収集できます。Workatoのレシピは、Namelyでユーザーが作成されるたびに、各新入社員にSurveyMonkeyのアンケートを自動的に送信できます。
従業員が全体的なオンボーディングプロセスを経験する時間を持てるよう、入社日から2週間後にアンケートを送信することもできます。
これはひとつの例に過ぎません。任意のトリガーに基づいてアンケートを自動的に展開できます。ケータリングランチへのフィードバックを収集したいのか、能力開発の機会に対する従業員の満足度を把握したいのか、どのような場合でも必要な情報を簡単に取得できます。
2. パフォーマンス評価をBoxにアップロードして安全に保管する
HRのもうひとつの重要な側面は、人材の育成と能力開発であり、それには定期的な評価やパフォーマンス評価が必要なことが多くあります。
WorkdayやBambooHRのようなHRアプリを使用している場合、これらの評価はアプリ内に保存されています。しかし多くの企業は、正確な記録管理とガバナンスのためにバックアップ版を保管することを好んでいます。
HRアプリからパフォーマンス評価を自動的に安全なBoxフォルダなど別のアプリにアップロードして、安全な保管と正確な記録を維持できます。
BoxがコンテンツManagementをどのように効率化できるかについてさらに詳しく読む
複雑なエンタープライズアプリエコシステムを接続するHRワークフロー
1. 2つのエンタープライズHRアプリケーションを同期させる
組織の異なる部門が、特に買収や経営変更後に完全に異なるHRシステムを使用することがあります。
たとえば、会社のある部門がOracle EBSを使用し、別の部門がWorkdayを使用する場合があります。しかし、HRスタッフは両方のシステムの情報に頻繁にアクセスする必要があります。両システムを同期させた状態に保つことには、多大な手動データ入力作業が必要になることがあり、コストがかかって時間を無駄にします。
インテリジェント自動化は手作業なしに両システムを同期させた状態に保てます。Workdayで新しい従業員が作成されると、Workatoのレシピがオラクルを確認して、そのワーカーのエントリがすでに存在するかどうかをチェックします。
存在しない場合、レシピはエントリを作成します。その後、EBSの従業員IDでWorkdayのプロファイルを更新します。
2. HRアプリと勤怠管理プログラムを同期させる
HRスタッフがタイムシート情報にアクセスする必要があることは珍しくありません。たとえば、この情報は従業員が実際に取得したPTOを判断するのに役立ちます。最新でない場合、従業員の真の360°ビューを得ることはできません。
Workatoのレシピは、RepliconのようなアプリからHRアプリにこの情報を手作業なしで簡単に移動できます。レシピはリアルタイムで実行でき、従業員が打刻するたびに起動します。
または、毎週金曜日の午後5時など、希望するインターバルで従業員の勤務時間を更新するようにスケジュールでこのHRワークフローを実行することもできます。
インテリジェント自動化がどのようにHRプロセスを革新できるかについてさらに詳しく知りたい方は、シリーズのパート1とパート2をご確認ください。