Refrescoは、北米、欧州、オーストラリアの大手小売業者やブランドにサービスを提供するグローバルな飲料メーカーです。買収と事業拡大の歴史を通じて、Refrescoは世界中の数千人の従業員を支える複雑な多地域IT環境を運用しています。
組織の拡大に伴い、Refrescoの IT チームはサービス提供の改善、プロセスの標準化、そして手作業の削減、特に従業員のオンボーディング(入社手続き)とオフボーディング(退社手続き)の効率化に注力してきました。限られたリソースとコンプライアンス要件の高まりの中で、人員を増やさずに成長を支えるためには自動化が不可欠でした。
部門
IT・人事
地域
オランダ
業界
飲料製造業
| 「Workatoを使ってオンボーディングを自動化したことで、HRとITの両チームの時間を節約しながら、データ品質、コンプライアンス、セキュリティを向上させることができました。」 ブワジェイ・ヴィグロンダワ氏 サービスデリバリーマネージャー、Refresco |
課題
課題1:手作業によるオンボーディングとシステムアクセスの遅延
課題2:HRシステムとITシステム間のデータの不整合
課題3:ヒューマンエラーによるコンプライアンスおよびセキュリティ上のリスク
自動化以前、Refrescoの従業員オンボーディングは手作業のプロセスに大きく依存していました。HRチームは、給与システムや採用システムから再入力したデータを使ってITにリクエストを提出していましたが、これによりスペルミス、遅延、不整合がしばしば発生していました。新入社員が初日にシステムアクセスを持っていないケースがある一方で、退職した従業員のアクセス権が想定より長く残ってしまうこともありました。
こうした課題は、Refrescoのグローバルな事業展開と買収による成長によってさらに深刻化していました。標準化されたプロセスがなければ、各地域がそれぞれ異なる方法でオンボーディングを処理することになり、一貫した統制、正確なITデータ、強固なセキュリティガバナンスの維持が困難になっていました。
ITチームには、人員を増やすことなく、グローバルにオンボーディングを標準化し、手作業を削減し、タイムリーかつ正確なアクセス権付与を実現する方法が必要でした。
解決策
解決策1:HRからITへのオンボーディングオーケストレーションの自動化
解決策2:データおよびアクセス権付与の標準化
解決策3:グローバルな成長を支えるスケーラブルな基盤
Refrescoは、HRシステムとITサービス間のオンボーディングワークフローをオーケストレーションするための統合・自動化プラットフォームとしてWorkatoを導入しました。HRが新規採用や退職などのアクションを開始すると、Workatoが自動的に該当するITプロセスをトリガーし、正確なアカウントのプロビジョニングとタイムリーなデプロビジョニングを実現します。
手作業による引き継ぎをなくすことで、Refrescoは地域をまたいでオンボーディングデータを標準化し、ヒューマンエラーを排除し、入社者・退職者に関する可視性を向上させました。Workatoのローコードという特性により、ITチームは数か月ではなく数日で統合の設計と展開を行えるようになりました。
Workatoはまた、新たに買収した組織全体で標準を維持するための重要なツールとなり、Refrescoが買収先を迅速に一貫した自動化プロセスへ移行させることを可能にしました。
| 「WorkatoのようなiPaaSソリューションであれば、やりたいことが明確であれば、1週間、場合によっては1日で直接統合を構築できます。」 ブワジェイ・ヴィグロンダワ氏 サービスデリバリーマネージャー、Refresco |
成果
Workatoの導入により、Refrescoは人員を増やすことなく、グローバルなオンボーディングプロセス全体において効率性、データ品質、セキュリティを大幅に改善しました。
自動化によってHRとITの両チームの手作業がなくなり、エラーが削減され、従業員が初日からアクセス権を得られるようになりました。同様に重要な点として、タイムリーなオフボーディングによってコンプライアンスが向上し、アクセス権の残存に伴うセキュリティリスクが軽減されました。
Refrescoの試算では、自動化により年間3,000件以上のオンボーディング・オフボーディング業務が削減され、従業員1人あたり約10分(HR・ITそれぞれ5分ずつ)の時間が節約されているとのことです。時間短縮に加え、プロセスの標準化によってITデータへの信頼性や監査対応力も向上しました。
3,000件以上
年間で自動化されたオンボーディング/オフボーディング業務件数
24時間365日
上長承認からIDPアクセス付与完了まで約1時間の体制
10分以上
リクエストごとの手作業(開始~完了)にかかる時間
| 「アカウント作成から人的作業を取り除くことで、データ品質が向上し、コンプライアンスが改善され、結果としてセキュリティも強化されます。」 ブワジェイ・ヴィグロンダワ氏 サービスデリバリーマネージャー、Refresco |