営業担当者が販売関連の活動に充てている時間はわずか35%に過ぎません。残りの時間はデータ入力・アプリをまたいだ情報の検索など、繰り返しの多い非生産的なタスクに占められているケースがほとんどです。
セールス自動化は、こうした時間を多く消費する割に実りの少ない活動から営業チームの時間を解放できます。
セールス自動化を導入することで、短縮された営業サイクル・より高いクローズ率・見込み客・顧客・従業員全員にとっての全体的により良い体験というリターンが得られます。
では、具体的にどのようにセールス自動化を実施できるのでしょうか？そしてそれを活用することで期待できるメリットはすべて何でしょうか？
この包括的なガイドでは、これらの問いへの答えを順を追って説明します。しかしまず、セールス自動化が何を意味するかを確認しておきましょう。
セールスオートメーション（営業プロセス自動化とも呼ばれる）とは、エンドツーエンドの営業プロセスを効率化するために自動化を活用することです
セールス自動化とは何か？
セールス自動化（セールスプロセス自動化とも呼ばれる）とは、エンドツーエンドの営業プロセスを効率化するために自動化を使用することです。これらのプロセスには、見込み客の獲得から既存顧客へのアップセルとクロスセルまで、営業の旅のあらゆる部分が含まれます。
以前にセールス自動化について読んだことがある方は、この定義が大きく異なっていることに気づくかもしれません。以前は、セールス自動化とは次のどちらかを指していました。
個々の営業タスクを自動化できる特定のソフトウェアやツール（Reply.ioやHubSpotなど）、または単純でアドホックな活動の自動化です。
私たちの定義はその範囲と影響を広げており、セールスチームの日常的な業務の根本的な変革を可能にします。次のセクションで紹介する事例がその具体的な姿を示しています。
関連記事：B2Bセールス自動化とは何か？
セールス自動化の事例
セールス自動化をワークフローに適用できるさまざまな方法だけで1冊のガイドを書けるほどです。ここでは簡潔に、上位7つのユースケースを確認しましょう。
1. インテリジェントプロスペクティング
営業チームがリードを追求する際、どのリードを優先するかを決定する際にさまざまな要素を考慮するでしょう。
セールス自動化により、組織や役職のような背景情報を超え、インテントデータを考慮することでより効果的にリードを追求できるようになります。
言い換えれば、リードが実行する具体的な行動を見て、セールス自動化を使ってタイムリーに対応できます。
たとえば、リードがソフトウェアレビューサイトG2上のあなたのページを訪問し、その後あなたのサイトの料金ページを確認したとします。明らかに、このリードはあなたを慎重に評価しており、あなたの製品やサービスを真剣に検討しています。
このバイヤーインテントデータを、チャットプラットフォーム（Slackなど）と他のアプリ間でコミュニケーションできるボットを使って、適切な営業担当者と即座に共有できます。
ボットはClearbitのようなプラットフォームを使ってリードの情報をエンリッチし、他のアプリにすでに存在する情報も活用できます。
アカウントベースの営業モデルを採用しているチームは、ターゲットアカウントがいつ営業アプローチを受け入れやすい状態にあるかを示すシグナルを常に把握しておく必要があります。
2. アカウントベースドセリング
チームがアカウントベースドセリングモデルに従っている場合、ターゲットアカウントが営業アウトリーチに開かれているタイミングを示すシグナルを常に把握する必要があります。
これらのシグナルには、新しい経営幹部の採用から競合他社との契約が期限切れに近づいていることまで、何でも含まれます。
セールス自動化を使って、このシグナルの条件が満たされたときに適切な営業担当者にチャットで通知するボットを設定できます。担当者はその後、素早くターゲットアカウントへのアプローチに移れます。
3. リードルーティング
リードルーティングは、チャットプラットフォームを使って営業担当者とインバウンドリードを共有することを含みます。
リードルーティングを効果的に実施するには、以下のことを検討する必要があります：
- どの担当者がリードを追求する余力を持っているか？
- どの担当者がリードへのエンゲージメントを成功させるための専門知識と経歴を持っているか？
- 担当者がリードをより効果的に優先順位付けして対応するのに役立つ情報は何か？
これらの問いへの答えを把握し、リードルーティングワークフローの一部として実装できれば、担当者はリードとより効果的にエンゲージできます。
Lead Botを使ったリードルーティングの様子はこちらです。
4. セールスイネーブルメント
担当者は特定のリードに最も説得力のあるコンテンツを特定する時間や能力を持っていないかもしれません。共有すべきコラテラルを積極的に推奨することで担当者をサポートできます。
このセールス自動化の実装方法のひとつは、Gongのようなプラットフォームでタグを使用することです。
たとえば、Gongが商談内で競合他社をタグ付けすると、それを管理している担当者はその競合他社との差別化に焦点を当てたコンテンツをチャット経由で自動的に受け取れます。
5. 受注から入金（Order-to-Cash）
遅く・エラーが多い受注から入金のプロセスは、全員をフラストレーションさせる可能性があります。セールス自動化を使って、エンドツーエンドで迅速に処理できます。
これは単純に以下のワークフローを構築することを含みます。製品やサービスがCRMに追加されるたびに、自動的にERP（NetSuiteなど）に追加されます。商談がクローズドウォンとしてマークされると、ERPが販売注文を生成します。そして販売注文が完了すると、CRMが自動的に適切な商談ページに追加します。
これらの各ステップを通じて、チャットプラットフォームが適切なステークホルダーに通知し、誰もが任意の時点での状況を把握できます。
関連記事：受注から入金（Order-to-Cash）とは？知っておくべきこと
6. 見積もり承認
上長から見積もりを素早く承認してもらうことが、売上を成約させるか失うかの分かれ目になることがあります。
ワークフロー自動化を組み込むことで承認プロセスを迅速化できます。仕組みはこうです。
- 営業担当者またはカスタマーサクセスマネージャー（CSM）がCRMで見積もりを提出します。
- 見積もりが組織の標準条件を満たしている場合、自動的に承認されます。
- 満たしていない場合（例：割引が標準閾値を超えている場合）、マネージャーにチャットで通知が届きます。
- マネージャーはそこで見積もりを承認するか却下するかを決め、担当者またはCSMはその決定をチャットで通知されます。
7. しきい値ベースのレポートアラート
担当者が日々のタスクに忙しい中、業務をより効果的に優先順位付けするのに役立つ重要な情報を見落とすことがあります。
たとえば、担当者のパイプラインの価値がクォータを下回っているのに気づいていない場合、パイプラインを素早く積み上げるための適切な対策を取らないかもしれません。
そこでしきい値ベースのレポートアラートが役立ちます。これを使って、低下した重要指標についてフラグを立てるメッセージをチャットプラットフォームを通じて担当者とマネージャーなどの同僚に即座に送信できます。
メッセージ自体にその指標を改善するためのヒントを含めることができますが、アラート自体だけでも通常、担当者を行動に駆り立てるのに十分です。
WorkatoのRevOpsマネージャーであるKeeghan Lavinは、この自動化が非常に価値ある理由についての追加的な洞察を提供しています。
「パーソナライズされたリアルタイムデータを共有することで担当者が自分のパフォーマンスを把握できるようにする能力は、担当者をより懸命に、そしてよりスマートに働くよう動機付けます。」
最後に最高の自動化を紹介しました。なぜでしょうか？テクノロジー分野の44名のエグゼクティブにどのセールス自動化を使用しているかを尋ねたところ、しきい値ベースのレポートアラートが最も人気だとわかったからです。
なぜセールス自動化は重要なのか？
これらの適用例（およびそれ以上）を踏まえると、セールスプロセス自動化は無数のメリットをもたらします。
1. チームの時間を節約する
営業担当者が販売活動に充てている時間がわずか35%であると冒頭で述べたことを覚えていますか？
セールス自動化によって節約できるようになった時間で、担当者はコールドコール・パーソナライズされたメールの送信・デモの実施・交渉などにより多くの労力を充てることができます。
これはほぼ確実に、より多くの販売と日常業務でのより高い満足度につながります。
2. チームの思考の余裕を生み出す
CRMにアクティビティを誤って記録したかどうか、あるいはリードが営業準備できているかどうかを心配する代わりに、同僚はアカウントについてより戦略的に考えることができます。
たとえば、ターゲットアカウントのチャンピオンにエンゲージする方法をブレインストーミングしたり、見込み客にとってより魅力的なプルーフオブコンセプトの構成を考えたりできます。
3. チームに競争優位性を与える
私たちのリード対応時間の調査によると、B2B組織がインバウンドリードに対応するまでに何時間もかかっています。たとえば、パーソナライズされたメールを送るだけで平均11時間54分かかることがわかりました。
リードルーティングのユースケースで確認したとおり、セールスプロセス自動化を使って対応時間を数時間から数分に短縮できます。
これにより組織が必要とする競争優位性が得られます。担当者がライバルよりも格段に高い成功率でリードに連絡できるからです。
ハーバードビジネスレビューによると、インバウンドリードへの連絡試みが成功する可能性は、5分以内に連絡を取れなかった場合に10倍低下します。
4. クロージングプロセスを効率化する
チームが交渉という困難な作業を終えた後、最後にやりたくないのは、クロージングに向けた過酷で長いプロセスです。
それは商談を危険にさらし、見込み客の目には組織の評判を傷つけ、少なくとも担当者またはCSMに不快な体験を提供することになります。
セールス自動化を使って、契約書の作成から最初の請求書の送付まで、クロージングプロセス全体を迅速化できます。
セールスインテリジェンスソフトウェア：セールス自動化においてなぜ重要なのか？
セールスインテリジェンスソフトウェア（セールス自動化ソフトウェアとも呼ばれる）は、営業プロセスの自動化を支援するプラットフォームです。
これらのプラットフォームは煩雑な管理タスクから解放し、適切な見込み客をターゲティングし、コンバージョン率を向上させることにより多くの集中を可能にします。
プロセスの自動化に加えて、セールスインテリジェンスソフトウェアはデータソースを分析することでインサイトを提供します。潜在的なリードの特定・リードのセグメント化・市場トレンドの追跡・リードルーティングによるリードへのフォローアップが可能です。
上記の動画は、Workatoの自動化機能でクライアント関係をどのように強化できるかを示しています。
セールス自動化の課題
セールス自動化は複雑になることがあり、それに伴ういくつかの課題があります。
1. データ
データは自動化とAIプロセスの根幹であり、交渉の余地のない要素です。自動化と同様に、プロセスはデータの質にそのまま依存します。セールス自動化はデータに大きく依存しています。
したがって、データが正確でない・古い・利用できない場合、エラーが発生し自動化の結果に影響します。
2. 統合
セールス自動化は、セールスインテリジェンスソフトウェアがCRMや他のデータソースと統合しているからこそ可能です。しかし、これは難しい場合があります。
そのため、複数の統合をサポートし、さまざまなユースケースで機能できるツールを選ぶことが重要です。
Workatoは現在、HRから営業・マーケティングまで複数のカテゴリにわたり、さまざまなユースケース向けに500以上のアプリ統合をサポートしています。インテリジェント請求書処理と営業プロセス・予測アライメントアクセラレーターをぜひ探索してみてください。
セールスオートメーションの導入は、単にボタンをクリックするだけにとどまらず、組織全体で体現すべき考え方です。
3. 実装
セールス自動化の実装はボタンをいくつかクリックするだけではありません。それは持ち込まなければならないマインドセットです。したがって、慎重な計画と調整が必要な戦略を立てることが重要です。
サポートとオリエンテーションがなければ、チームは苦労し、低い採用率につながります。幸いなことに、Workatoにはサポートチームと、すべてのステップでサポートできるネットワーク内のパートナーリストがあります。
4. 間違ったものを自動化する
確かに煩雑なタスクを自動化したいものですが、クライアントを遠ざけることも避けたいです。そのため、営業担当者の日常業務を確認し、特定のタスクを自動化してください。
しかし、見込み客や顧客との意味のあるつながりを維持するために必要な人間的なタッチが必要なものは自動化しないでください。
営業プロセスを自動化する3つのステップ
セールス自動化とは何か、それをどのように使用できるか、そしてなぜ重要かを理解したところで、実装を始める準備ができています。
以下が活用できる一般的なフレームワークです。
1. 定期的に実施する活動の中の手動タスクを特定する
コールドコールやリードへのメール送信など、チームが日常的に行うすべての業務を確認します。それらの活動の中で、自分に問いかけてみてください。「自動化できるものはあるか？」おそらく、いくつかのタスクが見つかるでしょう。
デモを実施するというシンプルなことでさえ、さまざまな自動化でサポートできます。
- 通話の録音をCRMのアカウントページに自動的に追加できます。
- 通話を即座に文字起こしし、その文字起こしを適切な従業員と共有できます。デ
- モ後に見込み客が前進する準備ができていない場合、担当者はボタンひとつでその見込み客をナーチャリングシーケンスに追加できます。
自動化できるタスクをマッピングしたら、ビジネスニーズに基づいて優先順位を付ける必要があります。
代替アイデア：KPIから逆算する
自動化によって営業サイクルを短縮したいですか？クローズ率を上げたいですか？担当者の日常体験を改善したいですか？最終的に設定するKPIが、構築を優先するワークフローをより適切に決定する助けになります。
たとえば、クローズ率が優先事項であれば、まず見積もり承認のようなプロセスの自動化に集中すべきです。
2. 関連システムを接続してワークフローを構築する
どのワークフローを自動化するかがわかったら、エンタープライズiPaaSで必要なすべてのアプリケーションを接続することでプロセスを始められます。
その後、エンタープライズiPaaSでトリガー（ビジネスイベント）と、対応するアクションのセット（またはリアルタイムのビジネス成果）を設定できます。
先ほどの受注から入金の例に戻りましょう。
- エンタープライズiPaaSを使って、CRMで商談を「クローズドウォン」とマークしたときのトリガーを設定できます。
- その後、自動化されたアクションにはメールおよびチャットを通じてのステータス変更に関する適切なステークホルダーへの通知、署名済み契約書のアカウントのCRMページへの追加
- ERP内での請求書の作成が含まれます。
自動化を数ヶ月間稼働させたら、対象とするKPIに対してその効果を測定し始めることができます。
3. 自動化の影響を測定し、必要に応じて調整する
自動化が数ヶ月稼働したら、それが目指すKPIに対するパフォーマンスを測定し始めることができます。たとえば、目標が営業サイクルの短縮であれば、自動化実装前と比較してサイクルがどれだけ短く（または長く）なったかを評価できます。
自動化が機能しているかどうか、またなぜ機能しているかまたはいないかを見極める能力は、自動化を最適化するか、あるいは方向転換するかを決めるのに大いに役立ちます。
生成AIはどのようにセールス自動化に適合し、強化するのか？
McKinseyのAIに関するグローバル調査は、より多くの企業がAIを採用し、マーケティングと営業の収益を増やしたりコストを削減したりするためにAIを活用していることを示しています。
HubSpotの同様のレポートでも、1,350人以上の営業リーダーが営業のために生成AIを使用していることが明らかになりました。だからこそWorkatoは多くのプロセスにGenAIを取り入れています。しかし、GenAIはどのようにセールス自動化を強化するのでしょうか？
まず、GenAIは以前は自動化できなかったいくつかのプロセスをパーソナライズできます。メールの返信やリードのフォローアップがその例です。
最良の点は、GenAIによってこれを大規模に行えることです。パーソナライゼーション以外にも、GenAIは以下のことに使用できます。
- メールからソーシャルメディアの投稿まで、コンテンツを作成します。ただし、生成されたコンテンツがブランドイメージに合っているかを確認するために再度確認することが重要です。
- チームがリードへのアプローチと商談のクロージングに集中できるよう、顧客データを大規模に分析します。
- AIを活用したチャットボットとバーチャルアシスタントによるサポートとエンゲージメントの強化により、24時間365日オンラインで顧客に迅速に対応できます。これにより、チームには複雑なインタラクションが残ります。
関連記事：WorkatoのGenAIと自動化を活用したQBR成功の最大化
まとめ
セールス自動化は、プロセスを効率化して生産性を高めながら顧客とのインタラクションを改善するのに役立つ強力なツールです。
繰り返しで時間のかかるタスクを自動化することで、営業チームは本当に重要なこと、すなわち販売と商談のクロージングに集中できます。
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