足立氏が所属する情報システム部は、開発部門にもバックオフィス部門にも属さない独立した組織であり、約25名が所属し、社内のデジタル化を推進しています。

社内ITシステムは、出前館と関連会社のシステムが共存している状態から、現在は出前館独自のシステムへの移行を進めている段階にあります。基本的にはベスト・オブ・ブリードの考え方で構築しており、SaaSベースで構成されています。
独自システムが増加し、情報システム部門の体制強化が進む中で直面したのが、「業務改善に必要なシステム間連携基盤が未導入である」という課題でした。

システム連携を実現することで、工数削減による人件費のコストダウンに加え、生産性向上が期待できます。また、ヒューマンエラーや属人化の解消も期待されていました。

クラウドかつノーコード／ローコードで開発が可能なこと、APIベースで連携が出来ること、開発工数の短縮も望めることから、システム連携にあたってはiPaaSを検討し、最終的に選ばれたのがWorkatoです。拡張性やセキュリティ機能が充実している点に加えて、コネクターが存在しないアプリでも簡単に接続が可能な点が決め手となりました。

まず取り組んだのは、各アプリケーションのアカウント付与の自動化です。これまで退職した従業員のアカウント削除は手動で行われていました。しかし、手動では人的コストもかかる上に、削除漏れのリスクもあります。アカウント運用業務の改善は、セキュリティを高め、業務効率化とコスト削減が見込める優先度の高い領域でした。

出前館では特定のアプリケーションにおいて「一定期間1度もログインが無ければアカウントをロックする」というアカウント運用を行っています。このアカウントロック作業は手動で行われており、定期で行う確認作業には90分の時間を要していました。しかし、Workato導入によって、対象者の抽出とユーザーロック作業を自動化し、工数の9割を削減することに成功します。現在、同じ作業にかかる時間は7分までに短縮されました。

足立氏はこれから、SaaSのさらなる管理効率化を実現するため、アカウントの自動作成や定期的な棚卸しをWorkatoでテンプレート化し、標準化されたフローを構築することを目指しています。

効率化を目指しシステム導入を進めた結果、運用負荷が重くなる事態を避けるために、足立氏はチームのメンバーにWorkatoの研修を受けることを勧めています。

「将来的には、ヘルプデスクが自分たちで業務改善が出来るような体制づくりを目指しています」